Материал: Контрольная работа по теме Базы данных в Excel 72 IV. Макросы в ms excel 78 Макросы для автоматизации работ 78

V. Разработка информационных систем
средствами MS Excel

5.1. Общие вопросы создания информационных системСтандарт ГОСТ 34.601-90 [2] предусматривает следующие стадии и этапы создания информационных систем (ИС):

1. 
   Формирование требований к ИС
   
   1. 
      Обследование объекта и обоснование необходимости создания ИС
      
   2. 
      Формирование требований пользователя к ИС
      
   3. 
      Оформление отчета о выполнении работ и заявки на разработку ИС
      
2. 
   Разработка концепции ИС
   
   1. 
      Изучение объекта
      
   2. 
      Проведение необходимых научно-исследовательских работ
      
   3. 
      Разработка вариантов концепции ИС и выбор варианта концепции ИС, удовлетворяющего требованиям пользователей
      
   4. 
      Оформление отчета о проделанной работе
      
3. 
   Техническое задание
   
   1. 
      Разработка и утверждение технического задания на создание С
      
4. 
   Эскизный проект
   
   1. 
      Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям
      
   2. 
      Разработка документации на ИС и ее части
      
5. 
   Технический проект
   
   1. 
      Разработка проектных решений по системе и ее частям
      
   2. 
      Разработка документации на ИС и ее части
      
   3. 
      Разработка и оформление документации на поставку комплектующих изделий
      
   4. 
      Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта
      
6. 
   Рабочая документация
   
   1. 
      Разработка рабочей документации на ИС и ее части
      
   2. 
      Разработка и адаптация программ
      
7. 
   Ввод в действие
   
   1. 
      Подготовка объекта автоматизации
      
   2. 
      Подготовка персонала
      
   3. 
      Комплектация ИС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)
      
   4. 
      Строительно-монтажные работы
      
   5. 
      Пусконаладочные работы
      
   6. 
      Проведение предварительных испытаний
      
   7. 
      Проведение опытной эксплуатации
      
   8. 
      Проведение приемочных испытаний
      
8. 
   Сопровождение ИС.
   
   1. 
      Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами
      
   2. 
      Послегарантийное обслуживание
      

Перечисленные этапы носят универсальный характер и в зависимости от сложности и специфики создаваемой ИС некоторые из них могут быть пропущены. Но практически обязательными являются следующие этапы:

1. 
   Формирование требований
   
2. 
   Разработка проекта (проектирование)
   
3. 
   Кодирование (программирование)
   
4. 
   Тестирование и отладка
   
5. 
   Эксплуатация и сопровождение
   

Этап разработки требований. Этот этап является самым трудно формализуемым. Здесь необходимо разработать набор общих требований к создаваемой системе по части выполняемых ею функций. Для этого на основе обследования организации выделяются все протекающие в ней и подлежащие автоматизации бизнес-процессы. При этом фактически создается информационная модель организации.Характерной особенностью такой модели является то, что она должна описывать абсолютно все свойства автоматизируемых процессов. Это отличает ее от математических моделей, в которых допускается описание только наиболее важных для описания поведения объекта свойств.Заключительным документом этапа разработки требований является техническое задание (ТЗ).На этапе проектирования производится разработка технического проекта (ТП) создаваемой ИС. Основным содержанием ТП является перечень системных требований к ИС. Описанные здесь требования это те же самые требования, которые сформулированы в ТЗ, но представленные в более формализованном виде, т.е. переведены с естественного языка на язык таблиц, формул, алгоритмов и структур данных. Фактически ТП представляет собой инструкцию для программиста, в которой описывается все, что необходимо сделать для реализации основных функций ИС. При этом, проектировщика, как правило, мало интересует в какой системе программирования будет реализована спроектированная ИС.Содержание остальных этапов очевидно из их названий. Описание технологий программирования, тестирования и сопровождения ИС не является темой настоящего пособия. Но в рамках данного пособия будет показано, как используя средства Excel можно будет даже не специалистам в области программирования создать достаточно полноценную ИС. 5.2. Пример разработки ИСВ качестве примера рассмотрим основные этапы создания демонстрационной ИС для обеспечения работы магазина сувениров.

5.2.1. Разработка требований к ИСОсновным экономическим содержанием деятельности магазина является продажа сувенирной продукции. Для обеспечения этого процесса магазином производится закупка сувенирной продукции у поставщиков по оптовым ценам (при этом возможна закупка одного и того же товара у разных поставщиков по разным ценам) и перепродажа товаров с наценкой.Информационное обеспечение процесса выглядит следующим образом.У администрации магазина имеются следующие сведения:- данные о поставщиках;- данных о товарах;- данные о поставках;- данные о продажах.Структура информации, хранимой в каждой группе данных приведена в табл. 5.1. – 5.4.Таблица 5.1.Данные о поставщиках

№	Информация	Тип данных
1	Код поставщика	числовой
2	Наименование поставщика	строковый
3	Код товара	числовой
4	Оптовая цена	числовой

Таблица 5.2.Данные о товарах

№	Информация	Тип данных
1	Код товара	числовой
2	Наименование товара	строковый
3	Торговая наценка	числовой

Таблица 5.3.Данные о поставках

№	Информация	Тип данных
1	Номер поставки	числовой
2	Дата поставки	дата
3	Код поставщика	числовой
4	Код товара	числовой
5	Наименование товара	строковый
6	Цена (оптовая)	числовой
7	Количество	числовой

Таблица 5.4.Данные о продажах

№	Информация	Тип данных
1	Номер продажи	числовой
2	Дата продажи	дата
3	Код товара	числовой
4	Наименование товара	строковый
5	Цена (розничная)	числовой
6	Количество	числовой

Перечисленные группы данных организованы в виде таблиц, хранение и заполнение которых производится в бумажном варианте. Первые две таблицы относительно небольшие и информация в них меняется сравнительно редко. Такого рода таблицы, содержащие условно-постоянную информацию, обычно называются справочными.Две других таблицы очень обширны и постоянно дополняются новыми записями, поскольку процессы поставок и продаж идут постоянно. Независимой информацией в этих таблицах является только дата поставки/продажи, поставленное/проданное количество товара и его код. Остальная информация (наименование товара и цена) определяется по коду товара из справочных таблиц.Таким образом все таблицы связаны между собой в следующую схему данных – рис. 5.1.Рис. 5.1. Взаимосвязь между данными учетной деятельности магазина сувениров.Данные, находящиеся в таблицах «Поставки» и «Продажи», используются затем для оценки параметров хозяйственной деятельности магазина.Это прежде всего:

1. 
   Суммы продаж. Необходимы для расчета выручки от продаж. Расчет ведется по следующей схеме.
   

Для каждого факта продажи сначала рассчитывается сумма продажи:V_i= k_i*C_i, (5.1)где V_i – выручка в i-ой продаже;k_i – количество товара в i-ой продаже;C_i – розничная цена товара в i-ой продаже.Розничная цена рассчитывается по формуле;C_r= C_opt*(1+N), (5.2)где C_opt – оптовая цена товара;N – величина наценки на данный товар.

Общая сумма выручки определяется как сумма всех продаж за отчетный период времени:V₀ = ∑V_i (5.3)

2. 
   Суммы поставок. Необходимы для расчета сумм оплаты поставщикам. Расчет ведется по следующей схеме.
   

Для каждого факта поставки сначала рассчитывается сумма поставки:S_i=k_i*C_i, (5.4)где S_i – сумма i-ой поставки;k_i – количество товара в i-ой поставке;C_i – оптовая цена товара в i-ой поставке.Общая сумма поставок определяется как сумма всех поставок за отчетный период времени:S₀ = ∑S_i (5.5)

3. 
   Прибыль за отчетный период. Рассчитывается исходя из первых двух показателей по формуле:
   

P = V₀ – S₀ (5.6)5.2.2. Разработка проекта5.2.2.1. Проектирование базы данныхИсходя из разработанной информационной модели магазина база данных должна состоять из четырех взаимосвязанных таблиц – рис. 5.1.Однако исходя из требований получения отчетности эти таблицы должны быть расширены:– в таблице «Продажи» необходимо добавить поле «Сумма продажи», которое рассчитывается по формуле (5.1).– в таблице «Поставки» необходимо добавить поле «Сумма поставки», которое рассчитывается по формуле (5.4).Кроме того, система должна обеспечивать типовые операции при работе с базой данных:– ввод новых данных;– удаление ненужных данных;– редактировать имеющиеся данные;– производить сортировку данных по заданным критериям;– производить поиск необходимой информации.– формировать необходимые отчеты. Например, отчеты о доходах и расходах. 5.2.2.2.Проектирование общей архитектуры Под архитектурой понимается общая структура ИС. Она тесно связана с интерфейсом и дизайном системы. Продуманность указанных аспектов должна обеспечить удобство работы конечных пользователей и, в конечном счете, определяет коммерческий успех ИС.В отличие от программирования создание интерфейса процесс очень творческий и потому плохо формализуемый. Здесь все зависит от опыта разработчика с подобными системами, знания объекта автоматизации (предметной области) и знания возможностей среды разработки. В данном случае можно предложить следующую архитектуру.1. При запуске ИС должна появиться заставка;2. После щелчка по ней мышью система должна перейти к главному меню