Дипломная работа: Организация кадрового делопроизводства на примере муниципального автономного общеобразовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа №2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
К oc вопросам oc авторизации oc в oc системе oc документооборота oc относятся oc
механизмы oc разграничения oc доступа oc к oc данным oc и oc функциям oc системы. oc Это, oc
например, oc наличие oc возможности oc у oc руководителя oc отдела oc просматривать oc все oc
документы, oc над oc которыми oc работают oc сотрудники oc отдела, oc в oc то oc время oc как oc каждый oc
сотрудник oc видит oc лишь oc свою oc часть oc работы oc и oc не oc видит oc документы, oc над oc которыми oc
работают oc другие.
Данный oc подход oc позволяет oc соблюдать oc разграничение oc доступа oc к oc
документам, oc каждый oc работник oc видит oc лишь oc нужные oc ему oc по oc служебной oc
деятельности oc группы oc документов. oc Каждый oc из oc документов oc может oc иметь oc
установленные oc для oc него oc права oc доступа oc на oc чтение, oc изменение, oc удаление. oc Весьма oc
полезными oc оказываются oc группы oc пользователей oc и oc делегирование oc прав oc доступа oc к oc
документам.
С oc помощью oc групп oc доступа oc можно oc организовывать oc доступ oc к oc документам oc
для oc отделов oc организации, oc коллектива oc сотрудников, oc работающих oc над oc отдельным oc
проектом. oc Делегирование oc необходимо oc в oc случае oc отсутствия oc сотрудника oc
ответственного oc за oc работу oc над oc документом oc и oc необходимостью oc ее oc продолжение oc в oc
его oc отсутствие.
Организация oc хранилища oc документов oc является oc одним oc из oc самых oc важных oc
факторов oc производительности oc системы oc документооборота. oc При oc неудачной oc
структуре oc хранилища oc скорость oc работы oc с oc документами oc может oc значительно oc
снижаться oc в oc зависимости oc от oc наполненности oc базы oc данных. oc Поэтому, oc
рассматривая oc данный oc вид oc требований, oc необходимо oc четко oc представлять oc
количественный oc объем oc документов oc (данных), oc циркулирующих oc в oc организации.
Чтобы oc представить oc объем oc документопотока oc необходимо oc для oc всех oc
выявленных oc подразделений oc и oc сотрудников oc учреждения oc определить oc среднее oc
количество oc документов, oc циркулирующих oc при oc их oc нормальной oc деятельности. oc
Также oc следует oc рассмотреть oc периоды oc пиковой oc нагрузки, oc если oc таковые oc
существуют. oc Это oc могут oc быть oc периоды oc квартальных, oc годовых oc отчетов, oc сезонные oc
повышения oc деловой oc активности oc партнеров oc и oc т.д.
22
Также oc стоит oc обратить oc внимание oc на oc возможность oc одновременной oc работы oc с oc
сервером oc документооборота oc нескольких oc пользователей. oc В oc идеале oc
производительность oc системы oc не oc должна oc падать oc при oc одновременной oc работе oc всех oc
пользователей oc системы.
Другой oc важный oc фактор, oc без oc наличия oc которого oc электронный oc
документооборот oc не oc имеет oc смысла oc – oc это oc поиск oc документов oc в oc хранилище. oc
Необходимо oc определить oc какие oc виды oc поиска oc требуется, oc по oc каким oc критериям oc
должен oc идти oc поиск.
Гибкость oc системы oc электронного oc документооборота oc во oc многом oc
определяется oc теми oc возможностями, oc которые oc она oc предоставляет oc для oc работы oc с oc
документами.
При oc работе oc с oc большим oc количеством oc входящей oc и oc исходящей oc
корреспонденции oc будет oc представлять oc интерес oc конвертация oc (преобразование) oc
документов oc из oc других oc типов oc файлов, oc возможность oc хранения oc документов oc других oc
форматов oc в oc хранилище.
Наличие oc функции oc истории oc документа oc или oc запись oc в oc журнале oc операций oc
позволит oc проследить oc действия, oc проводившиеся oc над oc документом oc в oc течение oc его oc
жизни. oc Это oc даст oc возможность oc выяснить, oc от oc какого oc пользователя oc проводилась oc та oc
или oc иная oc операция.
Еще oc одним oc полезным oc механизмом oc работы oc с oc документами oc является oc
отслеживание oc версий oc документов. oc Это oc может oc оказаться oc полезным oc при oc наличии oc
большого oc количества oc исполнителей, oc работающих oc с oc документом, oc каждый oc из oc
которых oc может oc редактировать oc документ.
Делопроизводство oc подразумевает oc не oc только oc запись oc и oc извлечение oc
документов oc из oc хранилища, oc но oc и oc различного oc рода oc действия oc над oc документами oc – oc
рецензирование, oc работу oc над oc документами, oc различные oc процессы, oc порождающие oc
и oc использующие oc в oc своей oc деятельности oc эти oc документы.
Одной oc из oc наиболее oc распространенных oc функций oc систем oc электронного oc
документооборота oc является oc работа oc с oc маршрутом oc документа. oc Это oc необходимо oc
23
для oc чёткой oc организации oc делопроизводства oc учреждения, oc в oc которой oc
регламентируется oc работа oc с oc различными oc видами oc документов.
Требования oc данного oc вида oc состоят oc из oc требования oc к oc аппаратному oc и oc
программному oc обеспечению. oc Требования oc к oc аппаратному oc обеспечению oc
непосредственно oc исходят oc из oc требований oc к oc программным oc продуктам, oc входящим oc
в oc состав oc системы oc электронного oc документооборота oc и oc дополнительных oc
программных oc продуктов.
Характерной oc чертой oc нашего oc времени oc является oc бурное oc развитие oc
информационных oc технологий oc и oc высокая oc активность oc компаний, oc производящих oc
различные oc компьютерные oc продукты. oc Не oc являются oc исключением oc и oc компании, oc
специализирующиеся oc на oc автоматизации oc процессов oc документационного oc
обеспечения oc управления. oc Рассмотрим oc некоторые oc из oc них.
1. oc Система oc автоматизации oc делопроизводства oc и oc документооборота oc «Дело» oc
предназначена oc для oc автоматизации oc делопроизводственной oc деятельности oc
(основанной oc на oc традиционных oc отечественных oc технологиях oc и oc закрепленных oc
соответствующими oc стандартами) oc и oc документационного oc обеспечения oc
управленческой oc деятельности oc государственных oc организаций oc (рис. oc 2).
oc
oc
Рисунок 2. Интерфейс системы «Дело»
24
oc Система oc обеспечивает oc выполнение oc следующих oc операций:
Отслеживание oc всех oc этапов oc делопроизводственных oc операций oc и oc
результатов oc выполнения oc работ oc по oc основным oc функциональным oc процессам oc
организаций oc и oc учреждений.
oЕдиная oc регистрация oc всей oc поступающей oc корреспонденции, oc включая oc
письма oc и oc обращения oc граждан, oc путем oc создания oc регистрационной oc карточки, oc в oc
которую oc заносятся oc сведения oc о oc документе.
Ввод oc текстов oc резолюций, oc включая oc повторные, oc и oc назначение oc
исполнителей oc по oc ним.
Направление oc резолюций oc и oc документов oc на oc рабочие oc места oc пользователей-
исполнителей.
Пересылка oc отчетов oc исполнителей oc по oc документу oc ответственным oc
исполнителям oc и/или oc авторам oc резолюций.
ocРегистрация oc движения oc документов oc (документооборота) oc внутри oc
организации.
oc oc oc oc oc Осуществление oc контроля oc за oc своевременным oc исполнением oc поручений.
oc oc oc oc oc Объединение oc и oc группирование oc документов, oc зарегистрированных oc в oc
системе oc делопроизводства, oc по oc различным oc признакам.
oc oc oc oc oc Выполнение oc поиска oc по oc совокупности oc реквизитов oc регистрационных oc
карточек oc и oc резолюций oc с oc целью oc осуществления oc функций oc контроля oc исполнения oc
документов oc и oc резолюций oc и oc ведения oc справочно-аналитической oc работы.
oc oc oc oc oc Ввод oc сведений oc об oc отправке oc исходящих oc документов oc адресатам oc с oc
созданием oc реестров oc рассылки oc документов.
oc oc oc oc oc Получение oc согласно oc действующим oc правилам oc и oc инструкциям oc
информационных oc материалов, oc сводок, oc отчетов oc для oc предоставления oc
руководству.
oc oc oc oc oc Получение oc и oc вывод oc на oc печать oc статистических oc справок oc и oc отчетов, oc а oc
также oc регистрационных oc карточек oc для oc обеспечения oc совместимости oc с oc
традиционной oc («бумажной») oc технологией oc делопроизводства.
25
oc oc Хранение oc электронных oc образов oc документов.
oc oc oc oc oc Списание oc документов oc в oc дело oc в oc соответствии oc с oc принятой oc в oc организации oc
номенклатурой oc дел oc и oc при oc необходимости oc извлечение oc их oc из oc дела.
oc oc oc oc oc Протоколирование oc работы oc пользователя oc с oc системой, oc включая oc работу oc с oc
регистрационными oc карточками oc и oc резолюциями.
2. oc Система oc LanDocs oc предназначена oc для oc автоматизации oc процессов oc
управления oc документами, oc документооборотом oc и oc делопроизводством oc на oc
предприятиях oc и oc в oc организациях oc различного oc профиля oc и oc масштаба.
Система oc LanDocs oc реализована oc как oc адаптивная oc CASE-модель oc электронного oc
офисного oc документооборота oc и oc делопроизводства. oc Настройка oc системы oc на oc
конкретные oc условия oc эксплуатации oc осуществляется oc модификацией oc параметров oc
CASE-моделей oc без oc изменения oc программного oc кода. oc Поставляется oc в oc двух oc
вариантах: oc как oc законченная oc система oc (программное oc обеспечение, oc документация, oc
обучение oc пользователей) oc или oc как oc открытый oc к oc развитию oc вариант oc (базовый oc набор oc
CASE-моделей, oc специализированная oc библиотека oc диалоговых oc элементов, oc CASE-
технология oc адаптации oc и oc поддержки, oc обучение oc пользователей, oc разработчиков oc и oc
специалистов oc группы oc поддержки).
Программный oc комплекс oc LanDocs oc позволяет oc реализовать oc в oc
автоматизированном oc режиме oc следующие oc операции oc по oc работе oc с oc документами:
oc oc oc oc oc Регистрация oc входящих, oc внутренних oc и oc исходящих oc документов oc с oc
использованием oc механизма oc регистрационных oc карточек.
oc oc oc oc oc Рассылка oc документов, oc заданий, oc поручений oc как oc одному oc пользователю, oc
так oc и oc по oc списку.
oc oc oc oc oc Хранение oc содержания oc документов oc (файлов, oc созданных oc внешними oc
приложениями oc в oc виде oc текстов, oc таблиц, oc изображений, oc звука oc и oc т.д.).
oc oc oc oc oc Контроль oc за oc прохождением oc и oc исполнением oc документов oc и oc поручений oc
(рис. oc 3).
oc
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/12072