Дипломная работа: Организация кадрового делопроизводства на примере муниципального автономного общеобразовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа №2")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
16
Рассмотренные управляющим руководителем документы возвратятся возвращаются в службу мера ДОУ,
где в регистрационную форму выносится переносится резолюция управляющего руководителя,
выражающая общепринятое принятое руководителем административное управленческое решение до по данному
акту документу. После уплотнения заполнения регистрационной варианты формы эти бумаги документы
передаются дополнительно на на исполнение в скелетные структурные подразделения (серьезным ответственным
исполнителям). хождение Ход исполнения проверяется контролируется службой мера ДОУ.
Обработка и перенесение передача документов деятелям исполнителям осуществляются в сутки день
их получения поступления в службу мера ДОУ. Если акт документ должен оправдываться исполняться
несколькими филиалами подразделениями или официальными должностными лицами, этого его размножают в
подходящем нужном количестве пород экземпляров.
Исполненные бумаги документы подшиваются в положение дела вместе с снимками копиями ответов.
деятельность Работа с исходящими бумагами документами начинается с специализации подготовки
ответственным деятелем исполнителем проекта текстов текста документа, какой который затем
увязывается согласовывается с заинтересованными официальными должностными лицами и
доводится дорабатывается по их всего их замечаниям. безапелляционный Окончательный вариант акта документа после
распечатки подписывается управляющим руководителем, регистрируется и исходит отправляется
адресату. подтвержденная Заверенная копия изливающегося исходящего документа подшивается в дело.
бумаги Документы отправляются в т.д. другие организации разнообразными различными способами:
до по почте, до по факсу, до по электронной почте и др. Почтовые отправления
классифицируют сортируют, упаковывают, переоформляют оформляют и сдают в деление отделение связи. пред Перед
упаковкой финансовых документов документов служба мера ДОУ обязана диагностировать проверить правильность
дизайна оформления документов, присутствие наличие всех прибавлений приложений, соответствие численности количества
экземпляров численности количеству адресатов и т.д. ненормально неправильно оформленные бумаги документы
подлежат возвращению возврату исполнителю дополнительно на на доработку. дополнительно на На заказную корреспонденцию
составляется список опись рассылки, какая которая подписывается тружеником работником службы мера ДОУ
и датируется. идущие Исходящие документы обязаны должны обрабатываться и идти отправляться в
день записи регистрации.
Внутренние бумаги документы организации изготавливаются создаются по такой той же диаграмме схеме, что и
идущие исходящие: составляется намерение проект текста акта документа, проводится этого его
согласование с причастными заинтересованными должностными личиками лицами и доработка до по
17
замечаниям; распечатывается окончательный план вариант документа и
расписывается подписывается руководителем. по окончании После регистрации акт документ размножается в
подходящем нужном количестве пород экземпляров (по количеству числу исполнителей). точные копии Копии документа
удостоверяются заверяются и передаются дополнительно на на исполнение, а скелетные структурные подразделения
(серьезным ответственным исполнителям). образец Оригинал документа подшивается в дело.
бумаги Документы внутри фирмы организации должны переходить передаваться исполнителям непосредственно под под
расписку к для подтверждения прецедента факта получения акта документа исполнителем и
выпускания исключения возможности ущерб потери документа рядом при его перемещении движении в организации.
работа Служба ДОУ может должна систематически водить вести учет численности количества
обрабатываемых финансовых документов документов, т.е. учитывать величина объем документооборота. Учету
подлежат абсолютно все все оригиналы финансовых документов документов и все их всего их размноженные модели экземпляры
(копии), к примеру например:
1. Приказ начальники директора организации имелся был размножен в 2 экз.,
документооборот такого этого приказа собрал составил 3 документов (1 образец оригинал + 2 копии).
2. записка Письмо-приглашение являлось было разослано в 5 систем организаций, его
оборот документооборот составил 6 финансовых документов документов (5 экземпляров выслано отправлено и 1 экз.
подтачан подшит в дело).
В величина объем документооборота включаются входят также абсолютно все все документы, приобретенные полученные и
отправленные до по каналам отношения связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы,
распечатанные видеограммы, полученные до по электронной почте.
При подсчитывании подсчете объема документооборота за учетную единицу комфортнее удобнее
всего зачислить принять документы особо наиболее распространенного направления формата – А4 (210 х 297
миллиметр мм), а документы иного другого формата – А5 (148 х 210 мм) принимать во внимание учитывать по диаграмме схеме:
2 документа направления формата А5 = 1 акту документу формата А4.
Сведения о численности количестве обработанных финансовых документов документов удобно писать вносить в
соответствующую учетную форму, сделанную созданную по решению усмотрению самой
фирмы организации и заполняемую ежедневный ежедневно, ежемесячно, поквартально ежеквартально и
ежегодно в скелетных структурных подразделениях и фирмах службах ДОУ, к примеру например, табл. 1.1.
список Таблица 1.1.
18
Примерная методика форма учёта финансовых документов документов
Вид
документов
Количество
документов
Входящие
Исходящие
Итого
оригиналы
копии
журнал учета
входящей
корреспонденции
1
0
-
-
1
приказы по
личному составу
1
2
0
0
3
трудовые книжки
1
0
1
0
1
1.3 Автоматизация документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на
рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя
(GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже
сегодня все современные организации и учреждения обрабатывают
электронным способом до 90 % информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками,
статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным
цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при
создании, совместном использовании, распространении и хранении
информации. Они могут увеличить производительность множества
приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам
накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного
размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками
в рамках одной рабочей группы, отдела или всего учреждения. Доступ к ним
осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель,
что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной
экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.
19
Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание
различных документов. В любой организации, как правило, создается большое
количество повторяющихся документов, таких как: приказы о принятии на
работу, увольнении, отпуске, поощрении работников, а также документы,
связанные с профессиональной направленностью организации. Для создания
таких документов существуют различные шаблоны, в которых содержится
различная информация. Например, в программе Microsoft Word имеются
специальные шаблоны для создания типовых документов, писем или факсов.
В настоящее время подготовка основной части документов в учреждениях и
организациях ведется исключительно на компьютерах. Документы
формируются непосредственно на рабочих местах пользователей с
использованием различных приложений, например: Word, Excel. Для хранения
таких документов создаются специальные электронные архивы.
Поступают документы в основном по электронной почте. Если документ
поступает в организацию на бумажном носителе, то для сохранения такого
документа в электронном архиве производится сканирование.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно
в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена
документами по электронной почте. При рассылке по электронной почте
адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А
затем электронный документ может быть сохранен в любом виде: на экране
компьютера, перенесен на бумажный носитель, магнитный или оптический.
Использование электронной почты предоставляет такие возможности как:
- оперативная доставка документов адресатам;
- одновременная рассылка любому количества адресатов;
- редактирование полученных документов, их хранение и рассылки;
- вывода на печать полученных документов.
Функционирование электронной почты основано на коллективном
использовании памяти главного компьютера. Абонент почты является
пользователем персонального компьютера, подключенного к главному
20
компьютеру посредством обычной телефонной сети или специальной
компьютерной сети.
Руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации
делопроизводства oc сталкивается oc с oc проблемой oc выбора oc системы oc электронного oc
документооборота oc (СЭДО).
На oc рынке oc программного oc обеспечения oc представлено oc множество oc продуктов oc
данного oc класса, oc как oc зарубежных, oc так oc и oc отечественных oc производителей. oc Также oc
существует oc достаточное oc количество oc материалов oc по oc сравнению oc таких oc систем oc
между oc собой oc и oc с oc описанием oc преимуществ oc какого-либо oc конкретного oc продукта oc
перед oc остальными. oc Определиться oc с oc тем, oc сможет oc ли oc программный oc продукт oc
решать oc задачи oc документооборота oc для oc данной oc организации oc необходимо oc до oc
покупки oc системы.
Необходимо oc сначала oc проанализировать oc предметную oc область oc и oc определить oc
требования oc к oc системе oc документооборота, oc которые oc складываются oc из:
Бизнес oc - oc требований.
Требований oc к oc программному oc обеспечению.
Первая oc группа oc содержит oc описание oc процессов, oc участвующих oc в oc
документопотоке oc организации, oc которые oc предполагается oc автоматизировать.
Бизнес oc - oc требования oc включают:
1. oc Требования oc пользователей oc системы.
2. oc Требования oc к oc хранилищам oc данных.
oc oc oc oc 3.. oc oc Работу oc с oc бизнес oc логикой.
oc oc oc oc oc 4. oc Работу oc с oc документами.
oc Вторая oc группа oc содержит oc ограничения oc и oc пожелания oc к oc программному oc
обеспечению oc системы oc документооборота oc и oc сопутствующим oc вопросам.
Требования oc к oc программному oc обеспечению oc состоят oc из oc требований oc к oc
ресурсам, oc удобства oc сопровождения oc и oc удобства oc использования. oc Рассмотрим oc
каждый oc из oc разделов oc более oc подробно.
Бизнес – требования
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/12072