Материал: Проектирование бизнес-процесса "Прием заказа на оказание услуги"

Варианты моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов - это метод исследования функций и процессов, происходящих в организации, основанный на построении и изучении моделей бизнес-процессов с целью улучшения и совершенствования деятельности предприятия и в соответствии с намеченной стратегией развития. См.: Маклаков, С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin / С.В. Маклаков. - М.: Диалог-МИФИ, 2002.- с.25

Цели моделирования бизнес-процессов:

создать реальную картину функционирования организации и происходящих в ней процессов;

выявить текущие проблемы организации и возможности их решения;

создать базу для обеспечения устойчивого функционирования и развития организации.

Моделирование бизнес-процессов: обеспечивает «прозрачность» всех хозяйственных операций, позволяет увидеть реальную картину того, как функционирует предприятие, за счет представления существующих в организации бизнес-процессов в виде графических, табличных и текстовых документов; дает возможность анализировать вероятные последствия сбоев на том или ином этапе выполнения работ, вовремя найти и исправить обнаруженные ошибки; создает предпосылки к постоянному совершенствованию и улучшению управления предприятием.

Задачи, решаемые с помощью разработанных моделей бизнес-процессов:

Представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархических схем бизнес-процессов, обеспечивающих наглядное представление о функционировании предприятия

Построение рациональной и эффективной организационно-управленческой структуры

Упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия.

Разработка и построение рациональных технологий работы подразделений предприятия

Повышение управляемости бизнеса

Анализ требований и проектирование спецификаций Корпоративной Информационной Системы

Регламентация служебных функций, разработка положений об отделах и должностных инструкций

Внедрение системы менеджмента качества (TQM) и т.д. См.: Тищенко, Г. Моделирование бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.iteam.ru/ publications/ it/section_51/ article_1335/

Создать модель бизнес-процесса означает:

определить владельца бизнес-процесса;

определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца бизнес-процесса по управлению процессом);

определить выходы и клиентов бизнес-процесса;

определить входы и поставщиков бизнес-процесса;

определить ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса (находятся в распоряжении владельца процесса);

описать технологию выполнения бизнес-процесса (например, с использованием графических схем в выбранных нотациях);

разработать показатели, по которым оценивается бизнес-процесс, его результаты и удовлетворенность клиентов бизнес-процесса;

описать работу владельца бизнес-процесса по анализу и улучшению бизнес-процесса, а так же его отчетность перед вышестоящим руководителем.

Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

• 1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?
• 2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?
• 3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?
• 4. Кто выполняет процедуры процесса?
• 5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?
• 6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?
• 7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?
• 8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?
• 9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом? См.: Шеер, А.В. Моделирование бизнес-процессов / А.В. Шеер. - М.: Весть-Метатехнология, 2004. - с.37

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса - совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

• - теоретическая база;
• - описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
• - рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик См.: Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В. Г. Елиферов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2006.- С.57..

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и так далее. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и так далее См.: Репин, В.В. Выбор методологии моделирования бизнес процессов - Режим доступа: http://www.finexpert.ru/bpr-technology.

Существенную помощь функциональная модель бизнес-процессов может оказать при реализации проекта автоматизации, так как она позволяет зафиксировать все основные информационные объекты и способы их использования. Существенным является то обстоятельство, что автоматизируются не отдельные рабочие места, а бизнес-процессы в целом. Автоматизировав свои процессы и создав приложения, которые сотрудники могут использовать для выполнения текущих задач, организация упорядочит свои операции и увеличит их производительность. Моделирование бизнес-процессов может играть ключевую роль в обеспечении реализации подобных инициатив См.: Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. - М.: Финансы и статистика, 2001. - С. 188-190..

Автоматизация организации подразумевает автоматизацию ее бизнес-процессов. Бизнес-процессы, в свою очередь, имеют свои показатели эффективности. Эти показатели могут характеризовать как результат всего процесса целиком, так и результат отдельной составляющей (функции) процесса. В результате, автоматизация бизнес-процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности бизнес-процессов. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей.

С помощью функциональных моделей деятельности можно идентифицировать подлежащие автоматизации операции и определить правила, управляющие этими операциями. Технология проектирования информационных систем подразумевает сначала создание модели AS-IS (как есть), ее анализ и улучшение бизнес-процессов, то есть создание модели ТО-ВЕ (как должно быть), и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант информационных систем. Построение системы на основе модели AS-IS приводит к автоматизации предприятия по принципу "все оставить как есть, только чтобы компьютеры стояли", то есть информационная система автоматизирует несовершенные бизнес-процессы и дублирует, а не заменяет существующий документооборот. В результате внедрение и эксплуатация такой системы приводит лишь к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и сопровождение того и другого. Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состоянию системы, поскольку такой переход - это тоже бизнес-процесс См.: Куликов, Г.Г. Моделирование экономических и производственных процессов предприятий с использованием BPWin / Г.Г. Куликов, [и др.]. - Уфимский гос. авиац. техн. ун-т. - Уфа, 2001.- С.145-150..

В дополнение к алгоритмизации процесса построения предлагаемой системы модели ТО-ВЕ используются для планирования загрузки частей системы; калькуляции бюджета и распределения ресурсов; при построении плана реорганизации системы, определяющего действия по переводу системы из состояния AS-IS в состояние ТО-ВЕ. Часто разработка моделей применяется для документирования ситуации, сложившейся к определенному моменту (модели AS-IS). Преимущества, получаемые от разработки таких моделей, должны быть сопоставлены с затратами средств и времени, которые для этого необходимы. В литературе без труда можно найти многочисленные примеры систем, изначально построенных для решения несоответствующих их истинному назначению задач. AS-IS-моделирование позволяет обойти подобные трудности. С другой стороны, если имеется уровень понимания задачи в целом (как это случается при разработке информационных систем), затраты средств на разработку AS-IS-моделей могут быть неоправданными См.: Черемных, С.В. Указ. Соч. С.23..

Вывод по главе

Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что современная организация должена иметь отлаженную, эффективную систему управления персоналом. Одним из направлений повышения качества управления персоналом является внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Внедрения систем менеджмента качества зависит от грамотно составленной и описанной модели бизнес - процессов объекта исследования, которая позволяет четко понимать и управлять этими процессами, является основой для их дальнейшего анализа, совершенствования и автоматизации. Выявление и моделирование процессов позволяет четко понимать, управлять и совершенствовать эти процессы. Наличие актуализированного описания процессов является объективным доказательством того, что они находятся под контролем, то есть в управляемых условиях.

Технология моделирования бизнес процессов

Современные методологии и программные решения бизнес-моделирования. Этапы моделирования бизнес-процессов

Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности ("прозрачности") объекта управления (организации или системы) удобного для восприятия и анализа описания. Объект управления может быть представлен в виде сети процессов, определяющих его миссию, в этом проявляется процессный подход к управлению. Выявление и описание процессов объекта управления позволяет четко понимать, управлять и улучшать эти процессы. Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином "моделирование" следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Этапы моделирования бизнес-процессов.

Этап 1. Диагностика системы управления организации.

Проведение диагностики существующей системы управления организации обусловлено необходимостью решения следующих задач:

• 1. определение проблемных зон во взаимодействии должностных лиц и подразделений при решении задач;
• 2. выделение основных и вспомогательных направлений деятельности с последующей их декомпозицией на бизнес-процессы;
• 3. формирование предпосылок для создания прозрачной и упорядоченной системы внутренних регламентирующих документов.

На данном этапе проводятся интервью с руководителями подразделений, анализируется организационная структура компании, составляется предварительный перечень регламентируемой документации для последующей разработки, определяется формат моделирования процессов.

Этап 2. Моделирование существующих бизнес-процессов.

Основной задачей данного этапа является создание моделей бизнес-процессов, отображающих последовательность действий, разграничение ответственности среди исполнителей, сроки, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов в организации на момент реализации данного этапа проекта.

Создание функциональных моделей и диаграмм происходит в следующей последовательности:

Сбор информации может включать любую комбинацию следующих видов деятельности: чтение документов, наблюдение за существующими операциями, анкетирование группы экспертов, опрос одного или нескольких экспертов, использование собственных знаний и придуманного описания работы системы, которое впоследствии может быть откорректировано.