Основными договорами, заключаемыми исследуемой организацией в целях обеспечения необходимыми товарами являются договоры поставки.
Договоры поставки, заключенные между администрацией Александровского сельского поселения и поставщиками, соответствуют обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами.
Договоры поставки заключаются главой администрации Александровского сельского поселения только в письменной форме.
Договоры поставки содержат следующие условия:
- реквизиты договора;
- преамбула (вводная часть) договора;
- срок и порядок поставки;
- качество и комплектность;
- упаковка и маркировка;
- цена и порядок расчета;
- ответственность сторон;
- срок действия договора;
- изменение и расторжение договора;
- разрешение споров;
- заключительные положения;
- реквизиты сторон.
Заключение договоров в администрации Александровского сельского поселения происходит в следующем порядке.
1. Получение предложения от поставщика. Оно содержит проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора либо сам договор.
2. Рассмотрение поступившего предложения. Рассматривает данный договор по целесообразности его заключения юрист и докладывает о результатах главе администрации.
3. Глава администрации принимает решение о заключении договора и дает ответ поставщику.
При возникновении споров:
- проект договора, с протоколом разногласий возвращается поставщику в 3-х дневный срок;
- если представленные разногласия принимаются поставщиком, то поставщик готовит новый проект с учетом предложений, который визируется и передается на подпись главе администрации;
- если предложения отклоняются, то поставщик передает договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений;
4. Заключенный в надлежащей форме договор подшивается в папку и хранится в бухгалтерии администрации Александровского сельского поселения.
В случае, если были заключены дополнительные соглашения к договору поставки - делается соответствующая отметка в журнале.
5. Контроль исполнения договора поставки.
Контроль за выполнением условий договоров возложен на заместителя главы администрации. Обязательно в договоре поставки администрации Александровского сельского поселения предусмотрена ответственность поставщика за несоблюдение следующих условий:
- недопоставка и недоставка товаров;
- нарушение ассортимента товаров;
- поставка некачественных товаров.
Также в договорах отражены обязательства администрации Александровского сельского поселения перед поставщиком:
- ответственность за приемку товаров;
- за соблюдения расчетной дисциплины.
Администрация Александровского сельского поселения, как и все организации, функционирующие в нашей стране, самостоятельно регулирует хозяйственные взаимоотношения со своими поставщиками на базе правовых норм гражданского законодательства.
При заключении договора поставки администрации Александровского сельского поселения с поставщиками иногда возникают разногласия, они решаются в течение 30 дней со дня предложения заключить договор.
В случае если какая-то из сторон нарушила условия договора и уклоняется от их пересмотра, то перед ней возникает обязанность возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора.
Обычно в качестве существенных условий выступают:
- наименование и количество товаров;
- срок (сроки) исполнения обязательства;
- цена;
- условия оплаты и т.д.
Нарушениями существенных условий чаще всего бывают: поставка продукции ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок, неоднократного нарушения сроков поставки товаров.
В таких случаях администрация Александровского сельского поселения посылает уведомление поставщику об изменении или расторжении договора, исчисляет сумму убытка при расторжении договора.
Порядок ответственности сторон и разрешение споров обычно отражаются в договоре. Программа, содержащая базу данных о поставщиках, также содержит информацию о задолженности перед поставщиком и наоборот, поставщиком перед администрацией Александровского сельского поселения, сколько раз отмечалось нарушение договора и в какие периоды, основания нарушения договора, суммы истребованной неустойки, возмещенного ущерба, если был представлен иск.
Как только нарушаются условия с каким-нибудь партнером, сотрудники администрации Александровского сельского поселения приступают к претензионной работе.
Претензия - это письменное требование устранения нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.
В претензионной работе с поставщиками соблюдаются следующие условия:
- в максимальной степени защищаются коммерческие интересы сторон;
- устраняются возникшие противоречия с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешения до судебных органов, если такое возможно без ущерба интересов той или иной сторон;
- документально оформляется претензия, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде;
Претензия подписывается главой администрации.
Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается исполнительным директором организации-поставщика.
В администрации Александровского сельского поселения претензии предъявляются редко к поставщикам. Поскольку связи устоявшиеся, стабильные, и партнеры проверенные и надежные. Если с предприятием - новичком впервые заключен договор в течение определенного периода времени, работники администрации, которым поручено вести закупки, ведут пристальное наблюдение и после того как партнер заслуживает доверие, администрация начинает работать с предприятием в больших объемах, меняя порядок расчетов.
Таким образом, договорная работа администрации Александровского сельского поселения имеет важнейшее значение и является показателем стабильности и эффективности коммерческих отношений. В администрации Александровского сельского поселения используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. Отношения с поставщиками подкреплены договорными связями, оформленными надлежащим образом, что обеспечивает исследуемой организации стабильную поставку необходимых товаров. Результаты проведенного анализа являются основой для разработки рекомендаций по совершенствованию управления торгово-закупочной деятельностью, которая будет базироваться на улучшении реализации составляющих процесса управления товароснабжением.
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВО-ЗАКУПОЧНЫМИ ОПЕРАЦИЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ АЗОВСКОГО РАЙОНА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1 Информационные системы в процессе совершенствования управления цепями поставок
Как показал анализ, для эффективного управления торгово-закупочными операциями сотрудники администрации Александровского сельского поселения вынуждены отслеживать и обрабатывать огромные объемы информации. Естественно, в настоящее время остро встал вопрос о необходимости применения эффективных инструментов ведения такой деятельности.
К таким инструментам относятся различные информационные системы, автоматизирующие процессы учета, планирования и контроля.
Как показали наши исследования, популярными в настоящее время информационными системами являются системы, представленные в приложении 4.
ERP-системы (Enterprise Resource Planning) - они обеспечивают автоматизацию планирования и контроль финансовых, человеческих и производственных ресурсов, формирование планов производства, управление запасами и закупками.
· CRM-системы (Customer Relationship Managenet), при помощи которой активно внедряются системы управления взаимоотношениями с потребителями. Такие системы ориентированы на поддержку эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.
CRM-системы предоставляют необходимый функционал не только для сбора информации о клиенте - истории взаимоотношений с компанией, его предпочтениях и интересах, но, что более важно - содержат мощный инструментарий для анализа собранной информации и поддержки принятия управленческих решений.
· WMS-системы (Warehouse Management System).
Задачи автоматизации управления складскими процессами, которые решают проблемы учета движения товаров на складе, оптимизация складского хранения, комплектация заказов, управление запасами - все это задачи, решаемые WMS-системами.
· TMS системы (Transport Management System). Актуальны для транспортных компаний, и компаний, которые используют собственный автотранспорт для перемещения грузов. Такие системы автоматизируют процессы планирования, оптимизации и контроля грузоперевозок, организацию консолидированных перевозок, планирование и формирование маршрутов, сбор статистики и анализ данных по транспортной логистике, мониторинг перевозки, и другие.
Как правило, функционал перечисленных систем реализован либо в виде соответствующих модулей основной EPR системы предприятия, либо в компании используются несколько специализированных систем, тесно интегрированных между собой.
Максимальный эффект от использования систем автоматизации процессов возможен только в том случае, если эти системы работают в едином информационном пространстве.
Как показал анализ, ERP-системы не решают всех задач планирования поставками. Для минимизации рисков, издержек, сохранения устойчивых связей с поставщиками в условиях современной экономической и рыночной ситуации необходимо планировать и управлять не только внутренними ресурсами, но находиться в тесном взаимодействии со всеми участниками производственного процесса (приложение 5).
Действительно, по данным аналитической компании Gartner Group, наиболее развитыми блоками ERP-системы являются Финансы, Управление персоналом, Управление производством и Планирование цепей поставок.
Блоки Управления поставщиками и выполнения цепей поставок так же присутствуют, но предоставляют минимальный функционал, необходимый для поддержания целостности данных.
Такая ситуация вполне объяснима, ведь ERP системы изначально создавались для планирования ресурсов предприятия, прежде всего финансовых и производственных. Управление поставками - непрофильная для ERP системы задача. Модули управления поставщиками и выполнения перевозок присутствуют в EPR системе, как правило для обеспечения минимальной целостности данных.
Для наглядности обратимся к рисунку, на котором схематично отражены потребности организации и какую часть этих потребностей покрывают информационные системы. Синим овалом обозначены потребности организации, большую их часть решает ERP-система, какие-то задачи решает система CRM, SCM и так далее. Все эти системы интегрированы между собой и потому на рисунке пересекаются (приложение 6).
Но и на рисунке видно, и на практике выходит так, что функционал информационных систем не охватывает все потребности предприятия.
При определении тех функций, которые должны быть автоматизированы, надо помнить принцип 80/20, согласно которому 20% усилий (затрат) дает 80% результата. Остальные 80% усилий - лишь 20% результата.
То есть необходимо понять тот рубеж, после которого затраты на дополнительное увеличение функционала системы не дают значимого эффекта.
При планировании информационной системы администрации Александровского сельского поселения руководство должно решить, какие из систем наиболее востребованы и, соответственно, должны быть наиболее развиты с функциональной точки зрения.
Анализируя особенности систем управления цепочками поставок по сравнению с системами ERP (приложение 7), можно сделать следующие выводы.
SCM-система обеспечивает планирование ресурсов и информационное сопровождение на протяжении всего жизненного цикла продукта - от заказа на разработку до послепродажного сервиса и утилизации, тогда как ERP система обеспечивает лишь планирование ресурсов, необходимых для разработки продукта.
ERP система обеспечивает планирование и управление ресурсами при создании предопределенных видов продуктов, допуская незначительные изменения в составе продуктов.
SCM система позволяет планировать и управлять ресурсами при создании уникальных продуктов.