Дипломная работа: Совершенствование торгово-закупочных операций

в) доклады собственных сотрудников (операторов ПК);

На данном предприятии работниками постоянно проводятся устные опросы постоянных потребителей определенной продукции. Работники администрации ведут активную работу по выявлению потребностей населения, далее вся информация передаётся главе администрации, на основе чего формируется необходимый ассортимент и определяются поставщики, у которых можно приобрести желаемые товары.

Для прогнозирования спроса среди населения и работников администрации Александровского сельского поселения применяют метод экстраполяции - перенос закономерностей и тенденции прошлого на будущего.

Важной составляющей коммерческой работы по закупкам товаров в исследуемой организации является выявление и изучение поставщиков товаров. Наиболее часто используемые источники информации о новых поставщиках в администрации Александровского сельского поселения являются:

- реклама в средствах массовой информации;

- предложения поставщиков, направляемые посредством телефонной связи;

- коммерческая информация, размещаемая на сайтах сети Интернет;

- семинары и выставки.

Поступающая информация о потребностях и поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до нескольких десятков.

2.2 Анализ товароснабжения администрации Александровского сельского поселения

Как показали исследования, основными поставщиками администрации Александровского сельского поселения являются ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой», ООО «Автодоринжиниринг», ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект», УМП «Приморский водопровод», ООО «Креатор», ООО «Спецмаш» и др., поставляющие товары и услуги на условиях госзакупки. Договоры с этими поставщиками заключаются на год. Кроме этого, в течение года возникают краткосрочные связи с различными поставщиками-посредниками, с которыми заключаются договоры поставки на небольшой срок, или на разовую поставку товаров. В основном ассортимент этих товаров отечественного производства, а также прочие сопутствующие товары, которые по договору приобретаются очень небольшими партиями.

Для осуществления коммерческой деятельности, большое значение имеет организация хозяйственных связей с поставщиками. Правильно организованные хозяйственные связи дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничного торгового предприятия для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торгового розничного предприятия.

Хозяйственные связи с поставщиками включают в себя организационные, коммерческие отношения, которые складываются в процессе поставок товаров. Основные поставщики администрации Александровского сельского поселения, участвующие в госзакупках, представлены в табл. 2.1.

Кроме того, наряду с поставщиками, участвующими в поставках товаров и услуг администрации Александровского сельского поселения на условиях госзакупок, в торгово-закупочных операциях участвуют и другие поставщики, в частности в феврале 2016 года был заключен договор на поставку щебня с ИП Сучков А.А. на сумму 99450,00 руб. Документы, которые оформляются при совершении таких операций: счет, товарная накладная и договор поставки (приложение 1,2,3).

Администрация Александровского сельского поселения закупает товары у поставщиков - производителей и у поставщиков - посредников. Общая доля поставщиков представлена на рис. 2.1.

Таблица 2.1 - Поставщики товаров и услуг администрации Александровского сельского поселения, участвующие в госзакупках в 2016 году

Таким образом, более половины товаров в администрацию Александровского сельского поселения поступает непосредственно от производителей.

В администрации Александровского сельского поселения используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков для выявления наиболее выгодных условий поставок в администрации Александровского сельского поселения используются дополнительные критерии:

Рис. 2.1. Общая доля посредников и производителей, поставляющих товары администрации Александровского сельского поселения

- финансовое положение поставщика;

- цена за единицу;

- наличие резервных мощностей:

- сроки выполнения экстренных заказов;

- организация управления качеством;

- удалённость поставщика от организации.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Так, например, нами совместно с работниками администрации Александровского сельского поселения был проведен анализ основных поставщиков продукции, закупаемой исследуемой организацией. К ним относятся: ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой», ООО «Автодоринжиниринг», ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект», УМП «Приморский водопровод», ООО «Креатор», ООО «Спецмаш» и др.

Анализ выбора поставщиков производился по пятибалльной шкале:

«5» - соответствует всем требованиям администрации Александровского сельского поселения;

«4» - соответствует, но не всем требованиям;

«3» - не соответствует требованиям (табл. 2.2).

Таблица 2.2 - Средняя балльная оценка факторов выбора поставщика администрации Александровского сельского поселения

Из табл. 2.2 следует, что наиболее приемлемые условия поставки предлагает ГУП РО «Ростовавтодор», уступает только по скорости обслуживания, а по остальным параметрам либо превосходит, либо находится на одинаковом уровне с ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг», с этой организацией можно работать по несрочным товарам, то есть когда поставку товаров можно отложить. С ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг» в дальнейшем нужно внести корректировки условий договора поставки.

Дополнительными факторами выбора поставщиков администрацией Александровского сельского поселения могут быть услуги, предоставляемые поставщиком:

- отсрочка оплаты;

- информационные и рекламные услуги.

Немаловажным фактором являются условия оплаты. При работе с поставщиками администрация Александровского сельского поселения заинтересована в получении скидок и в предоставлении максимальной отсрочки платежа за приобретенные товары (табл. 2.3).

Итак, наиболее приемлемые условия оплаты предоставляют такие организации, как ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг, потому как у них наиболее выгодные условия по всем критериям для сотрудничества, а именно:

- отсрочка оплаты товара на 7 - 15 дней;

- скидка по договорам поставки для администрации составляет 10-15%.

Таким образом, в дальнейшем для повышения эффективности деятельности администрации Александровского сельского поселения рекомендуется работать только с этими поставщиками.

В администрации Александровского сельского поселения организация и выполнение функции закупки товаров возлагается на специалиста по закупкам. Эффективная работа специалиста по закупкам непосредственно зависит от результатов деятельности, связанной с изучением и отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлением потенциальных и реальных поставщиков и согласованию с ними условий поставок.

Выполнение данной работы носит постоянный характер, так как рыночная ситуация подвергается колебаниям, связанным с появлением новых поставщиков.

В большинстве случаев администрация Александровского сельского поселения при выборе поставщиков руководствуется собственной базой данных о поставщиках, с которыми имеет длительные надёжные связи, закрепленные договорами поставки и купли-продажи.

В компьютерной базе данных содержатся сведения обо всех поставщиках организации. В ней отражена следующая информация о поставщиках:

Таблица 2.3 - Условия оплаты при работе администрации Александровского сельского поселения с поставщиками

- наименование;

- адрес (юридический и фактический);

- форма собственности;

- какие направления деятельности имеет предприятие помимо основной деятельности;

- объемы деятельности за ряд лет;

- ассортимент;

- маркетинговая, рекламная и финансовая политика предприятия;

- уровень развития материально-технической базы;

- структура персонала и т.д.

Необходимо заметить, что такие подробные сведения нужны администрации для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия, взаимовыгодного сотрудничества.

В администрации используется интегрированная система «1С: Торговля». Многоуровневый каталог номенклатуры в программе «1С: Торговля» предполагает хранение большого числа наименований изделий с множеством свойств, а также увеличение количества свойств в соответствии с потребностями организации. Товары закупаются оптом и в розницу, а также для собственных нужд или населения, поэтому для каждой позиции каталога в программе предусмотрено хранение нескольких категорий цен - закупочная, розничная, оптовая, мелкооптовая, причем данный список категорий может быть расширен. Особенностью каталога номенклатуры является возможность хранения и вывода изображения изделий.

По каждому заказу можно отследить цепочку документов, сформированных на его основании: счетов, счетов-фактур и других документов, вплоть до расходной накладной, по которой заказанная продукция была отгружена. Ведется учет оплат по заказам и возвратов поставщику, отслеживается выполнение заказов и отгрузки.

На основании полученных результатов составляется документ, отражающий следующие позиции:

- общий объем поставки;

- товар;

- цена;

- сроки поставки.

От поставщиков анализируемой организации, некоторые из которых были характеризованы выше, в решающей степени зависит деятельность администрации. В ходе рассмотрения некоторых характеристик мы пришли к выводу, что поставщики администрации Александровского сельского поселения соответствуют ряду требований в сфере обеспечения поставок и обслуживания, также обладают достаточно хорошей репутацией. Несмотря на то, что поставщики добросовестно выполняют свою часть договоров и осуществляют качественные поставки, устанавливают приемлемые цены, они все же в своей деятельности обладают малой мобильностью и гибкостью, что непосредственно сказывается на процессе управления закупками анализируемой организации.

Администрация Александровского сельского поселения своевременно и с соблюдением всех изложенных условий заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением.