Дипломная работа: Управление внутрифирменными коммуникациями в компании: министерство экономики республики Татарстан
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
39
замещение вакантной должности государственной гражданской службы в
Министерстве экономики Республики Татарстан (с изменениями от 12.08.2013
№ 259)».
В целом, мы вычислили, что управленческий персонал занимает 14,8 %
всей численности учреждения. Обслуживающий персонал составляет 41,8%,
институциональный персонал 43,39%.
Рисунок 4. Структура персонала Министерства экономики РТ
Из анализа видно, что на долю содержания учреждения приходится
значительная часть персонала. На 1 руководителя приходится в среднем 5
человек персонала.
Как видно из рисунка 4, стратегическими вопросами занимается 17% от
управленческого персонала. Вопросами текущей деятельности занимается 32 %
персонала, вопросами оперативно деятельности и обслуживания учреждения
занимается 46 % управленческого персонала.
Таким образом, в министерстве имеет место неравномерное
распределение функций управления, численности персонала по уровням
управления. На руководителя накладывается слишком большая нагрузка, в то
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
управленческий персонал Обслуживающий персонал институциональный
персонал
40
время как низшие звенья ее лишены.
Рисунок 5. Структура персонала по решаемым вопросам
Исходя из данных, можно сделать вывод, что структура управления
учреждением четко иерархична. Организационная структура носит линейно-
функциональный характер с преимущественно линейными связями.
Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и
ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи
при наименьшем числе уровней управления.
Как мы видели, в учреждении существует неоптимальная структура
управления. На должность министра возложено большое количество
обязанностей, контроля. В его прямое подчинение входит 14 отделов, разных
по своему функциональному содержанию. Если рассмотреть его официальные
обязанности, этот список слишком обширный. На наш взгляд, необходимо
часть функций делегировать заместителям и нижестоящим отделам.
Функции средних и низших звеньев управления четко разграничены,
конкретизированы. Однако мы считаем, что на них лежит недостаточная
нагрузка, низкая ответственность. В этой связи необходимо делегирование
части функций высших и средних звеньев нижележащим.
Следовательно, должность Министра предусматривает официальную
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Стратегическими вопросами
занимается
Вопросами текущей деятельности вопросами оперативно
деятельности
41
работу, связанную с организацией деятельности учреждения.
На основании проведенного анализа структуры управления организацией
разработаем рекомендации по оптимизации системы управления:
1) необходимо снятие информационной нагрузки с руководителя;
2) делегирование полномочий по управлению организационной
деятельностью учреждения руководителям нижестоящих отделов;
3) расширение координационных связей между отделами;
4) расширение зоны ответственности средних и нижних уровней
управления.
Нам представляется, что такая структура будет более эффективной, более
гибкой за счет усиления горизонтальных связей и сокращения вертикальных.
2.3 Анализ коммуникаций, применяемых в
Министерстве экономики РТ
Коммуникационные процессы, проходящие в Министерстве, оказывают
влияние на все элементы работы, в том числе на систему управления
персоналом. Цель данного раздела – провести анализ влияния
коммуникационных процессов на эффективность работы с персоналом.
Система коммуникаций в Министерства экономики РТ включает в себя
следующие элементы (рисунок 6).
Рисунок 6. Элементы системы коммуникаций Министерства
Элементы системы
коммуникаций
Каналы
коммуникаций
Средства
коммуникаций
Методы
коммуникаций
Коммуникационные
барьеры
42
Дадим характеристику перечисленных элементов.
В Министерства экономики РТ, как и в любой организации, протекают
различные коммуникационные процессы. Их можно разделить на внутренние и
внешние коммуникации.
Внутренние коммуникации – это информация, которая передается
сотрудниками организации друг другу, т.е. внутри Министерства. При этом
внутренние коммуникации подразделяются формальные и неформальные.
Формальные коммуникации в свою очередь включают в себя горизонтальные,
вертикальные и диагональные связи. Внешние коммуникации – это контакты
организации с внешней средой, получаемая оттуда информация и передаваемые
контактным аудиториям сведения.
Горизонтальные коммуникации в Министерства экономики РТ - это связи
между линейными руководителями одного уровня, а также между работниками
различных подразделений. Интенсивность коммуникационных процессов,
происходящих на одном уровне управления, зависит от того, насколько
взаимосвязанной является деятельность подразделений, осуществляющих
горизонтальные коммуникации.
Горизонтальные коммуникации в Министерстве экономики РТ
осуществляются путем запросов со стороны линейных руководителей о
предоставлении им необходимой информации, а также в простом обмене
информацией между подразделениями.
Внутри различных отделов Министерства экономики РТ
коммуникационные процессы протекают по схеме «всеканальной»
коммуникационной сети.
Информация, передаваемая при осуществлении горизонтальных
коммуникаций, может быть искажена из-за существования внутренних
барьеров, препятствующих эффективному обмену информацией между
линейными руководителями.
При осуществлении горизонтальных коммуникаций обратная связь
43
осуществляется в виде обоюдного обмена информацией и совместной
выработки решений. Результатом горизонтальных коммуникаций является
улучшение или ухудшение работы участников коммуникационного процесса, в
зависимости от полученной ими информации. Если данная информация
являлась продуктивной и достоверной, то она должна помочь сотрудникам
организации в работе. Если же информация была недостоверной и
неправильной, то она может повредить работе и привести к выполнению
лишних, дублирующихся и несвоевременных работ.
Горизонтальные связи в Министерства экономики РТ носят линейный
характер.
Вертикальные коммуникации в Министерства экономики РТ – это связь
между главой Министерства и линейными руководителями, а также
коммуникации между руководителями различных отделов и их подчиненными.
Вертикальные коммуникации между министром и линейными
руководителями осуществляется в двух направлениях. По нисходящей
информация от министра поступает к руководителям комитетов и отделов в
форме ежедневных запросов о ходе выполнения работ и получении от них
текущей информации. По восходящей линейные руководители направляют
министру доклады о своей работе и дают отчеты о выполнении порученных им
заданий.
Такая связь представляется достаточной при отсутствии помех на пути
передачи информации снизу вверх и сверху вниз. Для устранения помех в
Министерстве экономики РТ принято получать все распоряжения лично у
министра и все важные вопросы согласовывать непосредственно с ним. Это
обеспечивает передачу информации без посредников и, следовательно, снижает
риск ее искажения.
Коммуникационной сетью при осуществлении вертикальных
коммуникаций в Министерстве экономики РТ является сеть «Y», при которой
участники коммуникационного процесса взаимодействуют не между собой, а
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1578