Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ФГУП "Почта России"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
71
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
– список сотрудников;
– список документов по типам;
– список документов, имеющих резолюцию, по типам;
– список документов, поставленных на контроль;
– список документов, находящихся в архиве, по типам.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
– фамилия, имя, отчество сотрудников;
– e-mail;
– номер телефона;
– отдел;
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Должности и таблицы Сотрудники.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
– наименование документа;
– дата регистрации;
– краткое описание;
– количество страниц;
– адресат;
– ссылка на электронную версию документа.
Список документов, имеющих резолюцию, дополнительно имеет такие
реквизиты, как Резолюция и Ответственное лицо.
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут
быть следующие статусы:
– документ зарегистрирован;
– документ рассмотрен;
– документ поставлен на контроль;
72
– документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Сотрудники,
а также справочники Отделы, Типы документов.
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
До начала разработки был проведен опрос сотрудников, чтобы понять их
требования к системе электронного документооборота. Концептуальный проект
будущей модели был оформлен в виде диаграмм Use-Cases, как наиболее точно
отражающих потребности пользователей в системе. Контекстная диаграмма
показана на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 Контекстная диаграмма use-case
документооборота
73
Как видно из рисунка 2.5, в новой системе документооборота остаются те
же актёры, что и в старой системе - внешние источники, сотрудники, секретарь
и администрация. Однако в новой системе они будут работать с новым актёром
- ИС «Документооборот». Определим основные варианты использования
(рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 Варианты использования системы
документооборота (TO-BE)
Опишем данные прецеденты. Описание представлено в таблице 2.6.
74
Таблица 2.6
Описание прецедентов
№
Название
Содержание
Участники
1
Создание
входных
документов
Система должна позволять вводить
первичные документы
непосредственным авторам, без участия
дополнительных актёров. Эти
документы должны сразу быть доступны
заинтересованным лицам
Внешние
источники,
Сотрудники
организации
2
Поиск
документов
Система должна позволять
осуществлять поиск хранимых в ней
документов заинтересованным лицам
Все актёры
3
Формирование
проектов
приказов,
договоров
Система должна позволять на основании
введенных исходных документов
автоматически формировать проекты
документов. При этом система должна
давать пользователям возможность
редактировать сгенерированный текст
документов
Секретарь
4
Формирование
планов работ,
отчетов
Система должна позволять
автоматически формировать проекты
планов и отчетов на их основании. При
этом система должна давать
пользователям возможность
редактировать сгенерированный текст
документов
Сотрудники
организации
5
Утверждение
документов
Система должна позволять выставлять
отметки об утверждении на различных
документах, после чего документы
должны отображаться в поиске для
заинтересованных лиц. В системе
должна быть реализована функция
напоминания о том, какие документы
необходимо утвердить
Администрация
6
Организация
хранения
документов
В системе должна быть реализована
функция автоматической архивации
устаревших документов
Секретарь
75
2.3.2. Характеристика базы данных
Обобщенные требования к системам электронного документооборота:
регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних
документов, обращений граждан, организационно-распорядительных
документов;
возможность перевода бумажных документов в электронный вид,
потоковое сканирование, распознавание документов;
обмен документами между территориально распределенными
подразделениями;
рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении [7].
Одним из прикладных заданий в системе электронного
документооборота, является оптимальное распределение документов в системе.
Для начала была разработана логическая и физическая ER-модель базы данных
[7]. Для верного распределения документов необходим минимальный набор
сущностей: Документ, Тип документа, Пункт маршрута, Действие, Пункт
маршрута, История пути документа, Сотрудник, Должность, Подразделение
(рисунок 2.7).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1722