Дипломная работа: Автоматизация документооборота учета материально-технического оборудования в ООО "ТРАНСКОМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
Поскольку предприятие – это тоже система, то в рамках исследования
(анализа деятельности) предприятия должен использоваться системный анализ.
Для проведения анализа систем разработан ряд методологий и
соответствующих инструментальных средств. Очень широко в практической
деятельности используется методология структурного анализа SADT.
Методология структурного анализа и проектирования SADT (Structured
Analysis and Design Technique – технология структурного анализа и
проектирования) – это методология, разработанная специально для описания и
анализа искусственных систем, попадающих в разряд средней сложности [8].
Структурным анализом называется исследование, которое заключается в
построении модели системы в общем укрупненном виде, с последующей ее
декомпозицией (разукрупнением) в виде взаимосвязанных функциональных
блоков. Декомпозиция производится до необходимого уровня детализации.
Описание системы в терминах SADT называется моделью. Модель –
идеализированное представление, по возможности максимально точно
описывающее систему. Основная цель построения модели – определение и
документирование аспектов деятельности системы для понимания как система
работает сейчас, и как она будет работать в будущем. Т.е. модель должна
помогать получать ответы на некоторую совокупность вопросов. Если модель
отвечает не на все вопросы или ее ответы недостаточно точны, то можно
говорить, что модель не достигла своей цели [18].
Модель достаточно сложной системы – это семейство согласованных
подмоделей, описывающих систему с различных точек зрения. При
моделировании могут использоваться разные языки моделирования (нотации).
Нотация – множество символов (объектов) и правил их применения.
Нотация состоит из набора графических объектов (символы: математические,
графические образы), набора неграфических (текстовых) объектов, и
определенных отношений между этими объектами.
В рамках исследования бизнес процессов предприятия выбран стандарт
IDEF0 – один из стандартов методологии SADT.
27
Методология SADT и ее развитие – стандарты IDEF – широко
используются в мире самыми разными компаниями в самых разных областях
деятельности.
Самый распространенный стандарт IDEF0 представляет собой метод
структурно-функционального моделирования, описывающий бизнес-процессы в
виде иерархической системы взаимосвязанных функций (рисунок 1.6) [15].
Смысл схемы, представленной на рисунке выше, заключается в
следующем: в результате выполнения процесса, «вход» под воздействием
«управления» преобразуется в «выход» посредством «механизма»
(исполнителя).
Выходы одного блока могут быть входами, или управлениями, или
механизмами (исполнителями) для других. Взаимосвязи блоков друг с другом и
с внешней средой отражаются интерфейсными дугами. Интерфейсные дуги
изображаются стрелками, ориентация которых отображает направление потоков
объектов (материальных, финансовых, информационных).
Рис. 1.6Спецификация стрелок блока в стандарте IDEF0
Таким образом, произведем моделирование основных бизнес процессов
предприятия AS IS в области учета материально-технического оборудования с
использованием нотации IDEF0.
Контекстная диаграмма бизнес процесса «Деятельность предприятия в
области учета материально-технического оборудования» представлена на
рисунке 1.7.
28
Рис. 1.7БП AS-IS «Учет материально-технического оборудования на
предприятии»
На вход поступают данные по материально-техническому оборудованию
предприятия во всех подразделениях.
Бизнес процесс учета материально-технического оборудования
выполняется в рамках действующего законодательства, согласно устава
предприятия, приказов руководства и рабочих регламентов для сотрудников.
В выполнении данного бизнес процесса принимают участие сотрудники
удаленных подразделений и центрального отделения.
На выходе бизнес процесса получаются Excel файлы с данными об учете и
бумажный архив учета.
Декомпозиция БП представлена на рисунке 1.8.
29
Рис. 1.8 Декомпозиция контекстной диаграммы
В результате декомпозиции получилось четыре подпроцесса.
Сотрудники удаленных подразделений выполняют загрузку текущей
версии Excel файла с информацией с сервера, затем выполняют занесение
данных по материально-техническому оборудованию своего подразделения и
выполняют выгрузку этих данных на сервер, где сотрудники центрального
подразделения уже сводят эти данные в едином файле и формируют бумажные
отчеты для руководства по материально-техническому оборудованию.
Анализ текущего способа организации процесса учета материально-
технического оборудования показал, что учет ведется неэффективно.
Для учета применяется Excel файл и бумажный журнал, что, во-первых,
создает дублирование некоторой информации, а, во-вторых, не позволяет
оперативно получать и обрабатывать данных для сотрудников не то что разных
подразделениях, но и в рамках одного подразделения, ведь для обмена
информацией приходится постоянно обмениваться актуальными версиями
файлов.
Наличие множества копий одной и той же информации на разных рабочих
местах создает угрозу потери данных при замене одного файла другим.
30
Поэтому нужно модернизировать процесс учета материально-
технического оборудования на предприятии путем разработки и внедрения
автоматизированной информационной системы.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На рисунке 1.9 представлена схема документооборота при учете
материально-технического оборудования в ООО «ТрансКом».
Рис.1.9Схема документооборота при учете материально-технического
оборудования в ООО «ТрансКом»
В таблице 1.2 приведены данные по трудозатратам и стоимости
выполнения схемы документооборота.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1755