Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Концерн Промстромресурс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
37
Наряду с главными подсистемами, ориентированными на модели и данные,
в состав ISDS вводятся подсистемы «исторические аналоги», где накапливается
опыт практического применения системы. Подсистема дает возможность
руководителю учитывать как прошлые неудачи, так и успехи при создании
вариантов капитальных долгосрочных вложений, позволяет проверить
правильность решений в хронологической перспективе, сравнивая их
непосредственно с аналогичными ситуациями в прошлом.
Система поддерживает процессы решения проблем, понятные для каждой
деловой ситуации.
Основные модели IFPS, с помощью которых система стала полезным
механизмом для руководителей, содержат специальный язык моделирования, а
также структуру команд, что дают возможность описывать проблемы обычным
для разработчика языком и получать качественные решения в табличном виде.
Кроме этого, IFPS способна выражать соотношения между клетками таблицы,
интерпретация значений которых находится целиком в распоряжении
пользователей.
Работа с указанной системой начинается с выполнения описания нужной
модели деятельности компании с помощью языка моделирования, которое может
сопровождаться вводом последовательности плановых показателей деятельности
компании.
Система имеет возможность решать довольно больший спектр задач таких,
как:
– распределение прибыли;
– отбор балансовых итогов;
– изменения валютных курсов;
– выполнение прогнозирования деятельности компании;
– анализ риска разработки стратегий сбыта продукции и другие.
JIRA – это приложение, разработанное компанией Atlassian.
Описывая продукт JIRA, надо сказать, что в жизненном цикле любого
проекта есть момент, когда количество задач, которое вынуждены
контролировать представители руководства будет таким, что превосходят
количественные возможности человеческой памяти.
38
С точки зрения решения сложных задач есть момент, когда управляющие и
сотрудники не могут видеть весь проект в целом, так как теряется из памяти
полная картина работы компании.
Программа JIRA может применяться во всех случаях, для которых
необходимо организовать работу сотрудников, эффективно назначать для них
определенные задачи, иметь моментальные средства контроля работы.
JIRA является программой, претендующей на звание стандарта в этой
области, а также ее применение чрезвычайно широко.
Для поддержки так называемых гибких методик разработки (а именно,
Agile, Scrum и Kanban) данное программное обеспечение подходит как никак
лучше.
JIRA – это продукт, который предназначен для организации процесса
итогового и потокового контроля задач и запросов, имеющий часть
функциональности, которая обычно присущая дорогим и большим системам
управления проектами.
Интерфейс ПО JIRA показан на рисунке 11:
Рисунок 11. Интерфейс ПО Jira
39
Ключевыми понятиями для JIRA являются задачи и проекты. Задачи
создаются непосредственно в проектах, для реализации задач назначаются их
исполнители.
Задачи могут являться разного типа и при этом иметь подзадачи, могут
быть связанными с иными задачами. Статус таких задач меняется в зависимости
от процесса их выполнения.
У менеджера есть возможность организовать контроль разработки
программных проектов, раздав разные задачи исполнителям, можно определить
свой метод движения заданий, к примеру, от создания к реализации и контролю
результатов, создать новую конфигурацию, правила уведомления о необходимых
событиях для всех участников процесса разработки, управлять правами доступа
разного рода пользователей и делать другие полезные сервисные задачи.
JIRA приносит огромный эффект для работы любой организации,
функционирование которой можно интерпретировать в качестве выполнения
каких-то проектов и задач, которые имеют тематические и временные границы.
Главным преимуществом этого продукта является очень гибкая настройка
под нужды конкретного предприятия.
К примеру, в финансовой сфере, можно организовать процесс оформления
кредита, непосредственно от подачи заявки, и к вводу нужных данных, к
принятию конечного решения и т.д.
В направлении государственного управления есть возможность создавать
задания, определять сроки выполнения, присоединять разного рода документы,
организовать процесс выполнения задания между сотрудниками или отделами с
контролем результата.
Ключевыми понятиями для ПО JIRA являются задачи и проекты. Проекты
служат для выполнения группирования задач, а задачи создаются в разного рода
проектах, для выполнения которых назначаются исполнители. Такие задачи могут
быть различного типа и иметь несколько подзадач, задачи могут связываться с
иными задачами. Статус таких задач меняется в процессе выполнения.
Рассмотрим популярные в настоящее время системы электронного
документооборота (СЭД).
40
К функциональным преимуществам СЭД Directum относится не лишь
расширенный каталог для описания бизнес-решений. Из основных функций,
котрые применяются каждый день в непосредственной работе, можно выделить
так называемые «удобные напоминания», возможности по настройке
нумераторов и функционирования со штрих-кодовыми номерами. Наличие
предпросмотра для разного рода файловых хранилищ, вложенных файлов,
большой выбор заполненных справочных таблиц в базовой конфигурации, а
также интерактивные мастера формирования отчетной документации.
Интерфейс СЭД Directum показан на рисунке 12.
Рисунок 12. Внешний вид СЭД Directum
Негативные стороны СЭД Directum:
– отсутствие вывода объектов в постраничном режиме в опись
документов, а также результатов поиска, параметры недоступности применения
вспомогательных стилей в описаниях документов.
Рассмотренные функции реализуются непосредственно в Docsvision.
Внутри основного окна приложения могут отображаться любые web-страницы и
отчеты.
Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в отдельные
таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты для аутентификации.
41
При этом может применяться XSLT-преобразование к классическому XML
описанию карточки.
Систему ELMA отличает от всех иных СЭД расширенная линейка для
бизнес-решений.
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами проектов
плюс управление процессами.
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных процессов,
а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum.
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения интеграции –
плагины для работы с продуктом MS Outlook присутствует у ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют неограниченное
число версий, где только одну можно назначить как актуальную. Вся история
выполненных изменений документа записывается на карточку формируемого
документа.
Практические все необходимые инструменты, которые предназначены для
работы в документе и контроля дисциплины по работе с указанными документами
находятся непосредственно под рукой у пользователя.
Если же документ поступил непосредственно в компанию только в
бумажном виде, то он автоматически будет сохранен в системе после его
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить возможность
применения разного рода дополнительных стилей непосредственно в описи
документов, выполнение вывода изображений прямо в опись документов, а также
область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow поддерживается настройка разного рода
рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а также настройка
области просмотра для выбранной записи непосредственно в описи документов.
Стоит отметить, что часто применяется кастомизация регистрационной карточки.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2498