Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Концерн Промстромресурс»

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
42
Сторонние web-приложения также могут встраиваться в работу СЭД. Есть
интеграция с ПО IBM WebSphere MQ.
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с архивными
данными разработан модуль Архив.
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;
– нет возможности разрабатывать и настраивать пользовательские
папки.
В результате анализа описанного программного обеспечения можно
сделать вывод, что в настоящее время нет определенного программного продукта,
который бы обеспечивал выполнения всех требований по организационному
управлению.
Другими словами, рассмотренные примеры ПО или не имеют
необходимого уровня гибкости настройки своих основных параметров под
деятельность ООО «Концерн Промстромресурс», или имеют слишком большой
функционал, за который нет смысла руководству переплачивать. То есть, вопрос
автоматизации рассмотренного БП для ООО «Концерн Промстромресурс» в
полном объеме еще не решен.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой схеме планирования основных задач для разработки
проекта автоматизации выделяются несколько стадий. Первая стадия – анализ
стратегии для развития бизнеса.
Стоит отметить, что в условиях конкуренции будут «выигрывать» те
предприятия, где стратегии в бизнесе будут объединяться со стратегиями в сфере
информационных технологий.
В результате реальной альтернативой для варианта выбора
автоматизированной системы считается подбор совокупности ПО разных
поставщиков, которая удовлетворяет наилучшим образом функции
автоматизации организационного управления.
Рассматриваемый подход значительно смягчает основные проблемы во
внедрении или привязке программных средств, при чем ИТ оказывается
43
максимально вовлеченной в функции индивидуальности конкретной предметной
области.
Заметим, что в последнее время увеличивается число организаций, фирм
предпочитает покупать уже готовые технологии и ПО, а если необходимо, то
добавлять к ним программы, которые разработаны внутренними разработчиками,
поскольку создание собственных ИС связано с большими затратами, а также
значительным риском.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск и обработка
информации и отчетности, которая полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.[15]
Далее выполняется конкретный подход к каждой из поставленных задач
для снижения общей нагрузки на персонал. Затем результаты решения указанных
задач передаются непосредственно руководителю ООО «Концерн
Промстромресурс».
На указанном этапе возможно выполнять корректировку работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации
деятельности:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации
документооборота – комплексная автоматизация. В результате этого руководство
ООО «Концерн Промстромресурс» сможет автоматизировать деятельность всей
компании в направлении организационного управления, при этом получив
определенный экономический эффект.
Для ООО «Концерн Промстромресурс» разработка стратегии для
реализации проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ООО «Концерн Промстромресурс»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
44
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации электронного
документооборота для решения задач организационного управления;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
документооборота:
– адаптация существующего продукта непосредственно под
рассматриваемый бизнес-процесс ООО «Концерн Промстромресурс»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
структуры.
Для ООО «Концерн Промстромресурс» более подходит случай с
адаптацией уже существующего программного продукта (к примеру, с помощью
конфигурации платформы 1С:Предприятие).
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения в необходимости ИС и до момента пока
она не будет внедрена в деятельность ООО «Концерн Промстромресурс».
Существуют следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка готово решения;
– покупка и доработка ИС;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать такое
решение, что полностью будет соответствовать четко определенным схемам
ведения бизнеса. Это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации не всегда могут угодить клиентам и их ИС получаются
перегруженными ненужным функционалом, за который надо платить.
45
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков, нехватки
функциональности, плохо продуманного направления будущего развития ИС,
длительный срок адаптации непосредственно под требования компаний.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам ООО
«Концерн Промстромресурс» в настоящий момент. Но при изменении БП
возможно потребуется ее частичная корректировка, что также выльется в
излишние затраты на процесс реинжениринга имеющейся ИС.
Покупка и доработка АИС возможна, если нужен небольшой объем
доработки, а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что часто
вызывает значительные затруднения из-за полного отсутствия развернутой
документации к ней.
При взятии АИС в аренду компания рискует вывести за свои пределы
многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
Заметим, что в таких случаях компания может потерять многие виды
деятельности, что в течение длительного времени ранее обеспечивали ей успех на
рынке предоставляемых услуг.
Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться в ООО
«Концерн Промстромресурс» силами ИТ-отдела, поскольку компания
располагает квалифицированными сотрудниками по разработке и внедрении ИС.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение АИС (ИО) – это совокупность единой
системы кодирования и классификации информации, разного рода
унифицированных систем для документооборота и информационных массивов [4,
c.21].
В состав ИО включены такие комплексы:
– компоненты внемашинного ИО (а именно, классификаторы технико-
экономических данных и документы);
46
– внутримашинного ИО (экранные формы и макеты для ввода
первичной информации в ЭВМ или же вывода результатной информации,
архитектура информационной базы, а именно:
входных и выходных файлов;
баз данных.
Для представления информации в цифровом виде ее нужно сначала
упорядочить (классифицировать) по нескольким атрибутам, а затем
формализовать (закодировать) с применением классификаторов.
В исследовании будут применяться отраслевые классификаторы, которые
создаются для систематизации и кодирования научной и технической
информации.
Входные документы для автоматизации процесса электронного
документооборота по организационному управлению желательно получать через
вычислительную сеть, поэтому они представляются в файлах согласованной
заранее структуры и передаются с помощью протокола передачи информации.
Для удобного использования таких файлов, им надо иметь табличную форму (что
легко осуществить, так как эти документы считаются результатными в иных
задачах):
– перспективный план развития создается в результате формирования
долгосрочной стратегии функционирования компании;
– рабочий план на определенный период разрабатывается на
основании перспективного плана развития и т.д.
К внутримашинному ИО относятся визуальные формы документов.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичной
документации или оперативной информации, нужно использовать
комбинированную форму, которая максимально приближенная к той, которая
была применена в бумажном варианте документа.
Главной составной частью внутримашинного ИО является
информационная база данных (БД).
БД – это поименованная совокупность хранимой информации, отражающая
множество объектов, а также их отношений в рассматриваемой предметной
области.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2498