Дипломная работа: Автоматизация обработки заявок ИП "Байбеков"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции процесса принятия заявки
от клиента
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Для того чтобы обосновать необходимость автоматизации задач,
рассмотрим количество заявок и сопутствующих ей документов
поступивших в компанию ИП «БАЙБЕКОВ» за прошлый год.
Таблица 5
Документооборот ИП «БАЙБЕКОВ» по данным 2017 года
Документы
Количество документов, шт.
Общее
количество
документов, шт.
Подлинник
Копии
Входящие
272
272
544
Исходящие
196
432
328
Внутренние
434
1302
1736
Итого
902
2006
2608
В результате, можно прийти к выводу, что объем документации в ИП
«БАЙБЕКОВ» по данным 2017 года составляет 2608 документов, из них
34,6% приходится на оригиналы и 65,4% на тиражирование документов.
22
На рисунке 7 представлена структура подлинных документов. Как
видно из диаграммы больше всего в документообороте компании является
внутренних документов (48,12%), а исходящих только лишь 21,73%.
21,73%
30,16%
48,12%
входящие
исходящие
внутренние
Рисунок 7. Структура документооборота ИП «БАЙБЕКОВ»
Динамика документооборота за последние три года представлена на
рисунке 8. Из данного рисунка можно увидеть, что с каждым годом
наблюдается тенденция роста документооборота в компании ИП
«БАЙБЕКОВ». Так в 2016 году объем документооборота по сравнению с
2015 годом поднялся на 8,9%, а в 2017 году по сравнению с 2016 годом
документооборот вырос на 5,0%.
Рисунок 8. Динамика документооборота ИП «БАЙБЕКОВ» за
2015-2017 годы
2015
2016
2017
23
Проблемой является хранение документов в ИП «БАЙБЕКОВ», так
как оно осуществляется децентрализовано. Сотрудники отдела
обслуживания и ремонта зачастую не сдают документы на хранение, а
просто хранят их у себя на рабочем месте. В связи с этим документы не
формируются в дела или формируются с нарушением требований
«Основных правил работы ведомственных архивов». Среди основных
нарушений хранения дел можно выделить тот факт, что документы в дела
формируются произвольно, в одном деле могут находиться документы
имеющие разные сроки хранения, могут отсутствовать необходимые
реквизиты оформления дел. В компании ИП «БАЙБЕКОВ» не используют
типовой перечень документов со сроками хранения.
Можно сделать вывод, что в компании полностью отсутствует
организация архивного хранения документов, поэтому нужно организовать
внедрение системы автоматизации заявок клиентов и начать формировать
документы в дела, т.е. организовать полноценный электронный архив.
Основным документом в рассматриваемой задачи является заявка
клиента. Схема документопотока заявки приведена на рис. 9.
24
Рисунок 9. Схема документопотока заявки клиента
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности и защиты
информации в компании ИП «Байбеков» используются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, среди которых
можно выделить следующие:
1. Регламент информационной безопасности, который содержит
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну, к использованию программного обеспечения.
2. Регламент по использованию сетью Internet и электронной
почтой.
25
Для того, чтобы данные регламенты ИП «БАЙБЕКОВ» более
эффективно исполнялись настроена служба Active Directory на Windows
Server 2008, которая имеет возможность настройки и контроля
информационной безопасности.
Настройка и поддержка информационной безопасности и защиту
информации осуществляют специалисты IT-отдела компании.
Начальником IT отдела обеспечивается контроль за работоспособностью
информационной безопасности и защитой информации.
Обеспечивается информационная безопасность и защита
информации на двух уровнях – программном и аппаратном.
Программный уровень защиты основан на политиках безопасности
Microsoft Windows Server 2008 и Active Directory:
– права доступа на операционную систему и терминальный доступ к
серверам;
– права пользователей системы к программному обеспечению и
файловому серверу;
– использование парольной защиты на программы и доступ к базам
данных;
– использование ведения логов, контроль интернет-трафика и почты.
Аппаратный уровень защиты основан на проведении резервного
копирования данных с серверов.
В ИП «БАЙБЕКОВ» используют различные средства защиты от
внешних угроз - ежеквартально меняются пароли на доступ к
операционной системе, к базам данных SQL, к FTP серверу, а так же 4 раза
в месяц производится бекап баз SQL и FTP файлов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1876