Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ОАО «Бобруйсктранс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
31
Продолжение таблицы 1.4
1
2
3
4
5
Перемещение
Оформление акта
приема -
передачи
15
42
630
Заполнение
учетной карточки
2
42
84
Списание
Оформление акта
на списание
15
17
255
Заполнение
учетной карточки
2
17
34
Заполнение
материального
отчета
2
12
24
Итого затрачено времени, мин
4179
Из приведенных таблиц видно, что затраты времени на оформление и
обработку документов по ведению учета и отчетности принтеров и МФУ с
использованием бумажных носителей представляет собой неэффективное и
нерациональное использование рабочего времени. Процесс автоматизации
работы бухгалтера в рамках решения задачи учета принтеров и МФУ позволит
сократить временные затраты с 8225 минут до 4179 минут, что составит 4046
минут или 67,4 часов в год.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Информационная безопасность, как и защита информации, задача
комплексная, направленная на обеспечение безопасности, реализуемая
внедрением комплексных мер, направленных на безопасность предприятия.
Объектом защиты процессов переработки информации является компьютерная
система или автоматизированная система обработки данных, функционирующая
32
на предприятии [15. стр. 102]. На предприятии ОАО “Бобруйсктранс”
реализуется множество бизнес – процессов, но основными видами деятельности,
подверженным рискам, являются: организация серверного программного
обеспечения, ведение бухгалтерской отчетности, ведение финансовой
отчетности, организация программного обеспечения персональных
компьютеров, ведение кадровых документов, ведение отчетности о ценных
бумагах, ведение отчетности о ценных бумагах.
Основными направлениями организационно – административных мер по
защите информации, осуществляемой руководством предприятия ОАО
«Бобруйсктранс», являются:
реализация на предприятии эффективного механизма управления,
обеспечивающего защиту информации; осуществление принципа персональной
ответственности для сотрудников и руководства предприятия ОАО
«Бобруйсктранс»;
ограничение доступа к различным видам конфиденциальной
информации; организация и ведение конфиденциального делопроизводства;
осуществление эффективного контроля за соблюдением требований по защите
информации предприятия ОАО «Бобруйсктранс».
Основными типами документов, регламентирующих выполнение
организационных мероприятий, на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
являются следующие документы:
Устав предприятия и коллективный договор ОАО «Бобруйсктранс», с
закрепленными в них требованиями обеспечения безопасности и защиты
конфиденциальной информации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положения о подразделениях;
Трудовые договора;
Должностные инструкции;
Инструкция по организации доступа к информационным, программным и
аппаратным ресурсам ОАО «Бобруйсктранс»;
Должностная инструкция администратора локальной вычислительной
сети ОАО «Бобруйсктранс».
33
Основными направлениями инженерно-технических мер, проводимых
для защиты информации предприятия ОАО «Бобруйсктранс», являются:
Использование защиты от сбоев в электропитании при помощи источника
бесперебойного питания Powercom Spider SPD-850U 850VA;
Использование системы резервного копирования при помощи Acronis
Backup & Recovery Server for Windows;
Использование архивация данных, а именно программы WinZip 8.1. и
WinRAR;
Использование аутентификации пользователя по многоразовым паролям;
Использование протоколов аутентификации для удалённого доступа для
сети Internet;
Использование антивирусных программ, а именно ESET NOD32 Antivirus
2016 Edition;
Использование межсетевого экрана Cisco ASA 5505.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Ведение документации и отчетности движения материалов для любого
предприятия является одним из основных видов деятельности. На рынке
Республики Беларусь существует ряд автоматизированных информационных
систем, у которых представлен этот блок. Рассмотрим некоторые программные
продукты, которые позволяют решить проблему учета принтеров и МФУ,
возникшую на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» в рамках ведения
документации и отчетности. Основным критерием выбора программного
средства при анализе существующих аналогов является наличие модуля,
подходящего для учета принтеров и МФУ.
Одним из аналогов является GS «Учет: услуги, торговля и склад при
УСН». Это программа, которая подходит для организаций малого и среднего
бизнеса, занимающихся оказанием услуг, к которым относится ОАО
«Бобруйсктранс». Данный программный продукт содержит следующие модули:
34
складской учет, учет в розничной торговле (магазине), учет услуг,
документооборот, учет и анализ состояния расчетов, учет в производстве, учет
основных средств, учет нематериальных активов и малоценных
и быстроизнашивающихся предметов (спецодежда, инвентарь и др.), учет
денежных средств и расчетных операций, налоговый учет.
Модуль «Учет нематериальных активов и малоценных
и быстроизнашивающихся предметов (спецодежда, инвентарь и др.)», к которым
можно отнести также и принтера, позволяет выполнять следующие функции:
Ввод в эксплуатацию
Начисление амортизации
Списание
Программа имеет интуитивно понятный пользователю интерфейс и не
потребует больших затрат времени на её освоение. Заполнение большинства
реквизитов в документах производиться путем интерактивного выбора
информации из справочников, в которых храниться данные о контрагентах и их
реквизитах, об оказываемых услугах и ценах, сотрудниках [21].
Следующим анализируемым программным средством является
Универсальная Система Управления «Программа материального учета».
Основными возможностями программы являются:
Все записи в программе учета материальных ценностей
систематизируются, их можно отсортировать или сгруппировать с помощью
поиска или фильтров;
К каждой записи в программе для операционного учета можно
прикрепить изображение-ассоциацию для облегчения рабочего процесса;
Импорт или экспорт данных – возможность применять программу
материального учета совместно с другим софтом;
Программа учета материальных средств нетребовательна и для ее
полноценной работы достаточно скромного по параметрам оборудования и
операционной системы Windows;
В системе можно вести учет абсолютно любого количества складов,
причем отчеты по товару могут формироваться как по всем складам, так и по
группе или отдельному складу;
35
Интерфейс программы материального учета настраивается в любом
направлении, часть изменений может быть внесена самим пользователем;
Доработки, производимые профессиональными разработчиками,
способны расширить функционал программы для контроля долгов;
С помощью поиска можно тратить минимум времени на
нахождения той или иной записи либо клиента [22].
Наиболее близкий вариант автоматизации ведения документации и
отчетности из представленных на рынке Республики Беларусь аналогов является
"1С:Бухгалтерия 8" версии 8.3 – универсальный программный продукт,
предназначение которого в полной автоматизации учета (налогового и
бухгалтерского) на предприятиях, вне зависимости от рода их деятельности.
Комплекс программ состоит из базовой платформы "1С:Предприятие 8" и
прикладного решения (конфигурации) разработанного на ее основе, в данном
случае "Бухгалтерии для Беларуси". Программное обеспечение выпускается
исключительно в ПРОФ версии.
Главная функциональная задача конфигурации – ведение учетных
операций и автоматическая подготовка отчетностей. Принцип работы
программы состоит в фиксировании фактов хозяйственной и финансовой
деятельности на базе использования первичных документов. Как
альтернативный способ предусматривается ввод операций по регистрации
хозяйственных фактов вручную.
Отображение учета финансово-хозяйственной деятельности бюджетной
организации или коммерческого предприятия в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Версия 8.3 не требует от пользователей углубленного изучения тонкостей
программного продукта. Важен и тот факт, что данная конфигурация может
успешно использоваться для отображения простых операций финансово-
хозяйственной деятельности и для сложных форм учета. К наиболее
элементарным действиям можно отнести введение проводок и данных с
первичной документации, формирование приходных и расходных накладных,
авансовых отчетов, актов приема-передачи. Для производственных предприятий
наиболее актуальны функции конфигурации по учету сырья, материалов и
инвентаря, приход, списание и перемещение основных средств, учет готовой
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2041