Дипломная работа: Автоматизация процесса внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников компании "Терем"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции второго уровня
17
Рисунок 7. Декомпозиция третьего уровня
Процесс внутрикорпоративного взаимодействия связан с процессами разработки
управленческих документов (приказов, решений и распоряжений) и процессом
формирования отчетности по результатам деятельности организации.
Значимость процесса для организации в целом заключается в
необходимости оперативно управлять деятельностью не только организации и ее
персонала. Процесс внутрикорпоративного взаимодействия будет
рассматриваться от выбора исполнителей для выполнения задач до контроля
выполнения задач. Результатными показателями процесса являются:
1. Количество задач, выполненных в срок.
2. Количество задач, с превышением срока выполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Оценим необходимость автоматизации процесса внутрикорпоративного
взаимодействия. Автоматизация бизнес-процесса необходима в тех случаях, когда
затраты на осуществление процесса после внедрения информацио нных
технологий ниже, чем они были до внедрения. Оценим трудозатраты на
формирование документооборота существующей организации бизнес-процесса.
Документооборот процесса включает в себя следующее:
решения;
приказы;
распоряжения;
отчеты.
Для описания была составлена схема документооборота, представленная на
рисунке 8.
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на
выполнение процесса складывают из следующих показателей [9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
19
Руководитель
Назначение
исполнителей
Учет работы
над
поставленной
задачей
Контроль
выполнения
задачи
Распоряжение
Решение
Приказ
Сотрудник
Распоряжение
Решение
Приказ
Руководитель
Отчет
ОтчетОтчет
Рисунок 8. Схема документооборота
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота по
существующему варианту. Как упоминалось ранее, из каналов связи в
организации используется телефонная связь и электронная почта. На контроль
выполнения поставленных задач с помощью этих каналов связи уходит много
времени из-за того, что сотрудник может не отвечать на звонок, а также не
оперативно проверять почту. По результатам расчетов, годовые затраты на
процесс отгрузки товаров составляют 440 человеко-часов.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество документов в
год, шт.
120
120
200
400
20
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество символов в
документе, шт.
1 000
1 000
1 000
3 000
Частота возникновения в
год, шт.
48
60
100
300
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
80
80
80
200
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи по
плановому варианту, с учетом того, что контроль и коммуникации с
исполнителем задачи будут осуществляться с помощью программного
обеспечения. Трудозатраты на ведение документооборота представлены в
таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество документов в
год, шт.
120
120
200
400
Количество символов в
документе, шт.
1 000
1 000
1 000
3 000
Частота возникновения в
год, шт.
48
60
100
300
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
60
60
60
90
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс внутрикорпоративного взаимодействия,
трудозатраты на ведение документооборота составят 270 человеко-часов
ежегодно. На основании проведенных расчетов можно заключить, что временные
затраты были снижены, следовательно, применение средств вычислительно й
техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании автоматизирована с
помощью ERP-системы «Галактика», состояние информационной безопасности
можно ценить как достаточное.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемо й
задачи следующим образом:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2086