Материал: Березкина, Петров - Организационно-управленческая деятельность юриста

профессионализмом, квалификацией и опытом юриста, поддержкой и помощью юристу со стороны руководства компании. Вполне естественно точную окупаемость и прибыль юридической услуги можно рассчитать только после её завершения.

Финансовую составляющую юридической услуги следует отслеживать на протяжении всего процесса по контрольным точкам жизненного цикла предоставляемой услуги (ЖЦЮУ). В ходе оказания услуги формируются взаимоотношения между юристом и клиентом, которые могут получить дальнейшее развитие в форме заключения соглашения о юридическом обеспечении в будущем или завершиться на этом этапе.

Следовательно, ЖЦЮУ следует рассматривать как этапы формирования и развития отношений юриста с клиентом. Качество и продолжительность отношений зависят от личностных и профессиональных свойств юриста.

2.7. Планирование и управление временем

Для выполнения любого плана, заданий, управленческих решений требуется время:

два года, год, три месяца, неделя, день, несколько часов, поэтому особое место в системе планирования и управления временем (англ. timemanagement - тайм-менеджмент)

занимает налаживание эффективного использования времени сотрудников и каждого отдельного сотрудника, которое делится на рабочее время и личное время. Первое отводится на выполнение управленческих заданий; второе - на решение собственных задач: отдых, учеба, повышение квалификации, спорт, развлечения, театр, музеи,

выставки, общение, семья. Вторая часть времени сотрудника не менее важна, чем первая.

Она подобна инфраструктуре, создающей условия эффективного использования рабочего времени сотрудника.

Рабочее время - это время выполнения работы или время активного и пассивного пребывания на работе, связанное с выполнением прямых служебных обязанностей.

Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле - в документе учета времени нахождения на работе. Эффективность реального рабочего времени зависит от внутренней организации, корпоративной культуры, культуры работника.

Говорят, что Человек не властен над временем. Время является наиболее значимым личным ресурсом человека, потраченное впустую оно не подлежит возврату.

На восприятие человеком времени влияют общая культура личности, её система ценностей и приоритетов. Для одних время - это прямая дорога в будущее и вернуться по ней в прошлое уже нельзя. Решение возникающих проблем не откладывается на потом,

выполняется сразу, поскольку как не откладывай проблему, рано или поздно её придется решать, так как без её решения блокируется, тормозится движение вперёд. Например, не сданная или не защищенная к намеченному сроку курсовая работа может закрыть выход

101

на экзаменационную сессию. Не подготовленные для суда документы откладывают слушание дела.

Другие воспринимают время как круговое/циклическое движение, когда события постоянно повторяются: смена времени суток, смена сезонов года. Документы к суду можно подготовить и позднее, ничего катастрофического не произойдет; опоздал на рейс -

не трагедия, есть следующий; опоздал в загс - не проблема, можно прийти в следующий раз.

В бизнесе и, особенно в юридической деятельности, возможны оба варианта восприятия времени, и каждое будет правильным. Умышленная задержка предоставления документов под любым обоснованным предлогом откладывает слушание дела и это тоже правильное решение для одной из сторон.

Время - это единственный ресурс, который не воспроизводится, его невозможно обогнать, но от него можно отстать. Невыполненное в установленный срок задание приходится завершать в следующий срок, отведенный для выполнения другого задания,

или за счет личного времени. Это ведет к напряженности (интенсификации) труда, влияет на качество выполнения задания, сокращает личное время и нередко вызывает психологическое напряжение.

Планирование и управление временем или организация времени это технология организации и повышения эффективного использования времени.

Согласно закону Парето, только 20% рабочего времени используется эффективно и дают до 80% выполнения работы, тогда как 80% затраченного времени обеспечивают не более 20% общего результата.

80% рабочего времени дают

20% работы

20%

рабочего

времени дают 80% дел

Рис. 2.6. Время и закон Парето

Возникает законные вопросы: почему 80% рабочего времени используется неэффективно? Что сделать для увеличения продолжительности эффективного времени?

102

Исходя из закона Парето, удвоение эффективного рабочего времени удвоит объем выполненных работ. Но это не так. На объем и качество выполняемого задания влияют профессионализм, квалификация, компетентность и опыт специалиста (исполнителя). Эти четыре позиции относятся к профессиональным качествам человека и действительно могут решительно влиять на объем и качество работы, но только при определенных условиях. Под их эффективность требуется подвести прочное основание: должную мотивацию, заинтересованность и психофизиологическое состояние исполнителя.

Эффективно управлять временем специалисту помогают приобретенные навыки и такие личные качества, как самоорганизованность и самоконтроль.

К тому же довольно сложно уложить юридическую деятельность в прокрустово ложе43

закона Парето.

Юридическая деятельность не поддается хронометражу.44 Сроки выполнения задания зависят от особенностей самого задания. Следователь может закончить одно дело за два дня, аналогичное дело в иной ситуации и при других обстоятельствах не закончит и за два месяца. На зачитывание приговора судье может потребоваться в одном случае два часа, в другом - несколько дней.

Предоставление юридических услуг не поддается хронометражу, поскольку каждая услуга отличается присущей только ей особенностью, вытекающей из социального характера самой услуги. Адвокату, ведущему дело о разделе имущества между бывшими супругами, может потребоваться в одном случае пять рабочих дней и меньше, в другом случае он может не уложиться и в течение года.

Планирование деятельности в любой компании, в том числе в юридической предполагает планирование и управление рабочим временем, которое включает 1)

планирование направлений юридической деятельности с указанием временных отрезков, 2) распределение по каждому направлению задач по времени между опытными юристами и вчерашними выпускниками, 3) постановка целей с указанием срока их достижения

(освоение новых видов юридических услуг и новых целевых рынков), 4) анализ эффективности временных затрат, 5) мониторинг и корректировка использования

43Выражение «прокрустово ложе» отрицает динамичность жизни, новые идеи, креативное решение проблем, требуя жесткого соблюдения установленных формальностей, норм и директив, нередко жертвуя существенным. Как один из видов логических ошибок представляет ложную аргументацию, заведомо ошибочный подход обоснования тезиса. Прокруст (греч. - растягивающий) - прозвище разбойника по имени Полипемон, который подгонял под размер своего ложе заходивших к нему путников, обрубая или растягивая ноги. В конце концов он сам оказался на собственном ложе.

44 Хронометраж – метод исследования результативных показателей трудовых действий: замеры отрезков времени на выполнение отдельных действий с целью определения оптимального времени их выполнения. Данный метод лежит в основе нормирования труда, но может использоваться для оценки темпа работы, ритма труда.

103

времени, 6) составление списков приоритетных заданий и расстановка акцентов по важности заданий.

И крайне важно помнить: отводимое на выполнение задания время оплачивается независимо от степени его завершенности и качества выполнения. Если в установленный пятидневный срок задание не выполнено и исполнителю требуется ещё пять дней на его завершение, то оплачивается и первый плановый срок и второй дополнительный. Если же задание выполнено в более короткий срок по сравнению с плановым, то исполнитель получает очередное задание. Разница в первом и во втором случаях может быть

компенсирована размером премии.

Квалифицированная юридическая деятельность и профессиональная компетентность немыслимы без способности и умения юриста организовывать свою работу и управлять

установленных законом и/или клиентом сроков выполнения работы. На эти установленные сроки накладываются и другие обязанности: деловые встречи, совещания,

прием клиентов, что требует от юриста четкой организации работы и четкого планирования и управления временем для выполнения имеющихся заданий в установленные сроки. Срыв сроков подрывает деловую репутацию юриста.

Неспособность организовать работу (собственную и сотрудников) рано или поздно приводит к срыву установленных сроков, к спешке и возможно даже к ошибкам в работе,

что в конечном итоге оборачивается отрицательными последствиями и ударяет по репутации специалиста и сказывается на его самооценке. Для юриста-руководителя аналогичная проблема выглядит значительно сложнее в силу его управленческих обязанностей. Устанавливая для каждого сотрудника сроки выполнения заданий, юрист-

руководитель организует систему контроля за соблюдением индивидуальных сроков выполнения заданий. Управленческий процесс требует много времени. Снизить управленческую нагрузку можно путем делегирования ряда полномочий сотрудникам и внедрением информационных технологий.

В целом задача юриста-руководителя сводится к совершенствованию всего процесса работы сотрудников, то есть к созданию должных условий работы.

Неспособность организовать работу (собственную и сотрудников) рано или поздно приводит к срыву установленных сроков, к спешке и возможно даже к ошибкам в работе,

что в конечном итоге оборачивается отрицательными последствиями и ударяет по репутации специалиста и сказывается на его самооценке. Для юриста-руководителя аналогичная проблема выглядит значительно сложнее в силу его управленческих

104

обязанностей. Устанавливая для каждого сотрудника сроки выполнения заданий, юрист-

руководитель организует систему контроля за соблюдением индивидуальных сроков выполнения заданий. Управленческий процесс требует много времени. Снизить управленческую нагрузку можно путем делегирования ряда полномочий сотрудникам и внедрением информационных технологий.

В целом задача юриста-руководителя сводится к совершенствованию всего процесса работы сотрудников, то есть к созданию должных условий работы.

Ахиллесовой пятой управления временем являются прямые потери рабочего времени из-за нерегламентированных перерывов (перекуры, посторонние телефонные разговоры), организационно-технических причин (завис компьютер, сбой с электропитанием), производственной гимнастики, выполнения несвойственных функций.

Снизить дефицит рабочего времени можно посредством совершенствования управления временем, анализа его затрат и инвентаризации, увеличения активной части и соответственно сокращения пассивной части. Одна сторона решения этой проблемы рабочего времени зависит от руководства, другая – от сотрудника. Если у юриста нет должного рабочего места и он не обеспечен современной оргтехникой и справочными правовыми системами, то эффективность его рабочего времени стремится к нулю, его активное рабочее время минимизировано.

Признаками слабого планирования и управления временем можно считать: 1)

отсутствие четкого расписания работы на текущий день, неделю, месяц; 2) неумение планировать распорядок дня, 3) неквалифицированный секретарь или помощник, который не знает или не имеет распорядка дня руководителя, где он будет находиться и что должен делать в тот или иной момент своего рабочего дня, недели, месяца; 4) непонимание значения и отсутствие навыков работы с современной оргтехникой, программным обеспечением и справочными правовыми системами; 5) руководитель игнорирует,

затягивает и с нарушением сроков отвечает на деловые письма; 6) ссылаясь на нехватку рабочего времени, руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома; 7) руководитель выполняет работу нередко за своих подчиненных, считая,

что сделает ее лучше; 8) неумение или страх делегировать отдельные полномочия своим сотрудникам из-за недоверия или неуверенности в их способностях; 9) большой поток рутинных дел лишает руководителя возможности заниматься главными вопросами; 10)

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения; 11) работа в условиях постоянного дефицита и спешки приводят к переутомлению.

105