Материал: Березкина, Петров - Организационно-управленческая деятельность юриста

Из причин дефицита рабочего времени следует выделить: 1) бесплановость как принятый в компании стиль работы; 2) невыполнение своих непосредственных обязанностей как следствие несоответствия занимаемой должности; 3) завышенная оценка своих способностей и возможностей; 4) отсутствие у работника личной миссии и понимания: что он может сделать для организации, что может получить, какими активами располагает; 5) отсутствие интереса и слабая мотивация сотрудника, в том числе отсутствие возможности карьерного развития не компенсируется ростом зарплаты,

которая давно не увеличивалась.

На ежедневное оперативное планирование рабочего времени уходит не более 10-15

минут, что эквивалентно дополнительно двум рабочим часам благодаря повышению эффективности управления временем. Предварительное планирование времени позволяет снизить его нерациональное использование. Ежедневное оперативное планирование улучшает координацию действий сотрудников, согласовывая по времени их совместные действия, и в целом повышает производительность их труда. Список задач, которые предстоит выполнить, следует подготовить накануне. Перечень записанных задач - это навигатор, указывающий маршрут и не дающий сбиться с пути к намеченной цели.

На сегодняшний день существуют разработанные и апробированные методики планирования рабочего времени, которые приемлемы для руководителей и сотрудников любой организации: 1) при составлении ежедневного плана отводить на плановые работы

60% рабочего времени и резервировать 40% времени на непредвиденные и спонтанно возникающие проблемы; 2) между запланированными мероприятиями должен быть временной разрыв, чтобы вовремя начать очередное мероприятие, если на предыдущее потребовалось больше времени, чем было запланировано или произошел сбой в силу возникшей форс-мажорной ситуации; 3) постоянно хронометрировать время с фиксацией как и на какие нужды оно было затрачено, что дает ясную картину о затратах времени и позволяет составить более эффективный план на будущее; 4) распределить мероприятия на кратко-, средне- и долгосрочные с указанием времени на выполнение каждого; 5)

соблюдать принципы составления плана: системность, регулярность, непрерывность,

последовательность, контроль, корректировка с учетом обстановки; 6) планировать реальный объем работы, который можно реально выполнить в отведенное рабочее время; 7) установить неприемные часы - это время для выполнения важных заданий,

позволяющее спокойно работать без помех извне; 8) сверхважные дела решать утром,

поскольку их решение определяет и влияет на остальные задачи; 9) установить конкретные дни проведения совещаний и заседаний и придерживаться этих установок; 10)

тщательно готовиться к совещаниям и заседаниям, продумать выносимые проблемы,

106

заседания/совещания назначать за час-два до перерыва на обед или до окончания рабочего дня, чтобы уйти от пустых разговоров и оперативно решать обсуждаемые проблемы; 11) минимизация числа конференций, собраний и совещаний; 12) использовать корпоративный таймменеджмент длят оптимизации времени всех сотрудников, что в конечном итоге ведет к росту эффективности деятельности всей организации; 13)

установить приоритеты выполнения заданий по их важности; 14) делегировать все, что можно делегировать; 15) учитывать факторы, влияющие на колебания работоспособности:

до и после обеда, начало - середина - конец недели/месяца, сезон года, поведение небесного светила, фазы луны.

В системе планирования и управления временем важно расставить приоритеты в списке намеченных задач, присваивая каждой уровень важности. После определения главной задачи следует оценить последствия её выполнения или невыполнения, поскольку срыв её своевременного выполнения может иметь серьезные последствия. Для расстановки приоритетов рекомендуется метод АБВГД, позволяющий установить приоритеты и очередность выполнения задач. Буква А присваивается задачам первостепенного значения и с серьезными последствиями в случае их невыполнения.

Буквой Д отмечаются малозначимые задачи, которые ни на что не влияют. В каждой группе задач рекомендуется использовать цифры (А1,А2,Б1,Б2), указывающие на последовательность выполнения задач.

Система приоритетов в управлении временем опирается на закон принудительной эффективности, согласно которому 1) первоочередные задачи, приносящие наибольшую выгоду и результат, выполняются последовательно в первую очередь; 2) то, что можно сделать сегодня, не откладывать на завтра (в США это называется «съесть лягушку»); 3)

начав дело - его следует завершить, не отвлекаясь на другие дела; 4) сконцентрировать усилия на выполнении важнейшего задания.

Сегодня помимо вышеизложенных систем планирования времени (закон Парето и метод АБВГД) используются и другие системы: метод Альп, система АВС, метод Эйзенхауэра. В их основе лежит модифицированный и модернизированный закон Парето.

Метод «Альп» включает ряд последовательных шагов, упорядочивающих рабочий план дня: 1) расстановка заданий по важности и определение времени на их выполнение, 2)

распределение активного и пассивного рабочего времени в соотношении 60:40, 3)

принятие решений по приоритетным делам и перепоручениям, 4) контроль учета выполненных дел.

Система АВС устанавливает три класса приоритетности заданий по их значимости,

определяя в 100% всю совокупность наиболее важных и наименее важных заданий, и

107

основывается на трех закономерностях: 1) наиболее важные дела, помеченные буквой А,

должны составлять 15% общего количества всех дел, но их выполнение позволяет реализовать поставленную цель на 65%; 2) для выполнения важных задач с буквой В отводится 20% общего количества задач, но их доля в достижении общей цели равняется примерно 20%; 3) на малосущественные, менее важные задачи с буквой С отводится 65%

общего количества времени, а их значимость не превышает 15% (Рис.2.7.).

15% наиболее важных дел обеспечивают 65% достижения цели

20% важных дел обеспечивают

20%

Рис. 2.7. Три класса приоритетности метода АВС: соотношение важности дел и достижения цели

Использование системы ABC требует соблюдения следующих условий: 1)

составить список всех задач; 2) систематизировать их по важности и установить очередность; 3) пронумеровать задачи; 4) оценить задачи по категориям A, B и C; 6)

задачи категории А (15% общего количества) решает первый руководитель, главный специалист; 7) задачи категории B (20%) подлежат перепоручению; 8) задачи категории C

в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

108

Метод Эйзенхауэра, до некоторой степени повторяя систему АВС, представляет ускоренный анализ и является вспомогательным, когда требуется срочно разобраться с приоритетностью выполнения задач. Критериями приоритетности выступают срочность и важность задачи, по которым выделяют четыре группы задач: 1) срочные задачи повышенной важности (выполняются руководителем, перенос их выполнения на более поздний срок создаст ненужные проблемы); 2) срочные задачи средней важности (их решение можно делегировать другим лицам); 3) менее срочные задачи меньшей важности

(их решение можно отложить, поручить другим, но руководитель может решить их сам позднее); 4) менее срочные задачи незначительной важности - их следует перепоручить другим.

Повысить эффективность управления, планирования и использования рабочего времени позволяют современные электронные системы, деловое программное обеспечение и электронные библиотеки. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, Консультант Плюс.

Практикум

Вопросы для самоконтроля и задания

1.Когда план становится планом?

2.План как желаемое направление развития компании.

3.Способствует ли план формированию из сотрудников компании единой команды?

4.План как способ адаптации к меняющимся условиям рынка.

5.Каковы общие требования к разработке стратегического плана?

6.Особенности планирования в юридической компании.

7.Чем завершается пренебрежение планированием?

8.Какая внутренняя связь между планированием и принятием решений?

9.Чем определяются этапы планирования и какова их суть?

10.Основные задачи планирования в юридической компании.

11.Планирование и эффективность распределения ресурсов.

109

12.Какова связь между видением, миссией, целью компании и её стратегическим планом?

13.Чем отличаются плановые показатели от фактических и существует ли необходимость отслеживать их?

14.В чем сущность SWOT-анализа и насколько SWOT-анализ необходим для юридической компании?

15.Существует ли реальная возможность применять матрицу Ансоффа и/или Бостонскую матрицу на рынке юридических услуг?

16.Что представляет бизнес-проект?

17.Насколько важно управлять временем?

18. В таблице 2.1 выделите наиболее перспективную миссию юридической компании и аргументируйте свой выбор.

19. В таблице 2.2 выделите наиболее эффективную цель юридической компании и аргументируйте свой выбор.

20. Составить SWOT-анализ для вывода юридических услуг на рынок потребительского кредитования.

21. Составить SWOT-анализ факторов внешней и внутренней среды юридической компании, предоставляющей услуги на рынке потребительского кредитования.

22. Объяснить сущность GAP-анализа (анализа стратегического разрыва) и есть востребованность в нем для юридической компании.

23. Сравнить модели управления временем, определить наиболее эффективную и аргументировать выбор.

24. Насколько эффективен закон Парето при решении плановых задач? Обоснуйте свой ответ примерами.

Тесты:

1.Прогнозирование – это:

1.1.взгляд в будущее,

1.2.оценка возможных путей развития,

1.3.оценка последствий тех или иных решений,

1.4.предположение развития ситуации, действий,

1.5.определение тенденций развития ситуации.

2.Планирование – это:

2.1.разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого,

2.2.конструирование и сохранения потенциала успеха,

2.3.ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений,

2.4.формирование годовых планов, определяющих развитие организации,

2.5.формулирование целей и задач,

2.6.механизм нейтрализации рисков.

110