Примеры потерь ожидания: -
большое количество обязательных подписей и разрешений;
-
зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задачи;
-
задержки в получении информации;
-
проблемы с программным обеспечением;
-
выполнение задачи разными отделами;
-
отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи.
Инструменты для устранения потерь ожидания: -
карта потока создания ценности;
-
5S;
-
курьеры;
-
система документооборота.
Ненужная транспортировкаПотеря ненужная транспортировка документов влияет на время, необходимое для выполнения любой работы в офисе. Даже при наличии свободного доступа к электронной почте клиентам очень часто посылаются документы, имеющие небольшую или нулевую ценность. Для организации эффективной работы важно сократить или устранить этот вид потерь, для чего следует разделить всю работу на последовательные операции и расположить их как можно ближе друг к другу.
Если от перемещения документов между процессами избавиться нельзя, то его нужно максимально автоматизировать.
Примеры потерь данного вида: -
отправка ненужных документов;
-
слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;
-
передача документов на следующий этап работы вручную;
-
выполнение одной задачи несколькими отделами;
-
неправильная расстановка приоритетов.
Инструменты для устранения потерь ненужной транспортировки: -
равномерное распределение рабочей нагрузки;
-
система документооборота;
-
стандартизированная работа;
-
средства визуального контроля.
Лишняя обработкаОдин из самых неосязаемых видов потерь. Лишняя обработка подразумевает то, что вы выполняете работу сверх той, которую заказывал потребитель. Часто это связанно с тем, что мы не достаточно четко представляем потребности нашего клиента. Задайте себе вопрос: «Какие потребности у нашего клиента? Какие операции необходимо выполнить, чтобы удовлетворить эти потребности?». Если вы не смогли четко ответить на этот вопрос, то данный вид потерь присутствует в вашем офисе.
Пример излишней обработки:
-
Дорогая упаковка товара;
-
Выполнение работ сверх сметы
-
Повышенные характеристики прочности \ точности выпускаемого продукта.
ЗапасыЛюбые избыточные запасы, имеющиеся в организации — это потери. Хранение таких запасов требует дополнительных площадей, они могут отрицательно влиять на безопасность, загромождая проходы и производственные площади. Эти запасы могут оказаться вообще ненужными и устареть при изменении спроса на продукцию. Бережливое производство требует радикального изменения взглядов на запасы. Наличие избыточного объема запасов означает потребность в дополнительных усилиях по управлению ими, оно способно тормозить протекание других производственных процессов, поскольку приходится в поисках необходимого переворачивать груды бумаг и материалов.
Для устранения данного вида потерь требуется:
-
производить на каждом участке или рабочем месте только то количество продукции, которое требуется потребителям, находящимся ниже по ходу производственного потока;
-
стандартизовать планировку производственных участков и их загрузку;
-
обеспечить поступление всего необходимого на последующие участки производственного процесса точно в назначенное время и не допускать задержек с дальнейшим продвижением материалов по производственному процессу.
Ненужные перемещенияЛюбые передвижения людей, документов и/или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность, являются потерями. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего офисного оборудования и отсутствия необходимых материалов. Эти потери коварны и незаметны в тех офисных процессах, которые не анализировались на предмет возможных улучшений.
Примеры потерь данного вида: -
поиск файлов на компьютере;
-
поиск документов в картотеке;
-
постоянное перечитывание справочников / баз данных в поисках информации;
-
передача документов на следующий этап работы вручную;
Инструменты для устранения потерь ненужного перемещения: -
Диаграмма спагетти
-
стандартизированная работа;
-
короткие организационные совещания;
-
отслеживание документов.
Дефектная продукцияЗатраты на переделывание, или повторное выполнение уже сделанной работы, в которой обнаружены дефекты, безусловно, относятся к категории потерь, поскольку любая работа сверх необходимой является лишней, увеличивающей потери организации. Потери от дефектов
включают в себя также снижение производительности, обусловленное прерыванием нормального течения рабочего процесса для исправления дефектов или переделывания продукции. Этот вид непроизводительных затрат намного проще выявить, чем потери других видов.
Примеры потерь данного вида: -
ошибки при вводе данных;
-
ошибки при установлении цен;
-
передача неполной документации на следующие этапы обработки;
-
утеря документов или информации;
-
некорректная информация в документе;
-
неэффективная организация файлов в компьютере или папок в картотеке;
-
неправильный подбор сотрудников для обслуживания клиента.
Инструменты для устранения потерь дефектов в продукции: -
обеспечение предсказуемого результата;
-
средства визуального контроля;
-
стандартизированная работа;
-
система документооборота;
-
журнал учета остановок и незапланированных заданий;
-
короткие организационные совещания;
-
средства предупреждения ошибок.
Неиспользуемый творческий потенциал Джеффри Лайкер, который наряду с Джимом Вумеком и Дэниелом Джонсом активно исследовал производственный опыт Toyota, указал в книге «Дао Toyota» восьмой вид потерь:
-
нереализованный творческий потенциал сотрудников. Потери времени, идей, навыков, возможностей усовершенствования и приобретения опыта из-за невнимательного отношения к сотрудникам, которых вам некогда выслушать.
Труд людей используется нерационально тогда, когда сотрудники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей. Надлежащая система управления результативностью может значительно уменьшить этот вид потерь. Разрабатывайте стратегию и методики назначения сотрудников на те участки, где они принесут больше всего пользы организации.
Также принято выделять ещё два источника потерь —
му́ри и
му́ра, которые означают соответственно «перегрузку» и «неравномерность»:
Му́ра — неравномерность выполнения работы, например колеблющийся график работ, вызванный не колебаниями спроса конечного потребителя, а скорее особенностями производственной системы, или неравномерный темп работы по выполнению операции, заставляющий операторов сначала спешить, а затем ждать. Во многих случаях менеджеры способны устранить неравномерность за счёт выравнивания планирования и внимательного отношения к темпу работы.
Му́ри — перегрузка оборудования или операторов, возникающая при работе с большей скоростью или темпом и с большими усилиями в течение долгого периода времени — по сравнению с расчетной нагрузкой (проект, трудовые нормы).
Раздел I: Философия долгосрочной перспективы
Принцип 1. Принимай управленческие решения с учетом долгосрочной перспективы, даже если это наносит ущерб краткосрочным финансовым целям.
Используй системный и стратегический подходы при постановке целей, причем все оперативные решения должны быть подчинены такому подходу. Осознай свое место в истории компании и старайся вывести ее на более высокий уровень. Работай над организацией, совершенствуй и перестраивай ее, двигаясь к главной цели, которая важнее, чем получение прибыли. Концептуальное понимание свое го предназначения — фундамент всех остальных принципов.
Твоя основная задача — создавать ценность для потребителя, общества и экономики. Оценивая любой вид деятельности в компании, учитывай, решает ли она эту задачу.
Будь ответственным. Стремись управлять своей судьбой. Верь в свои силы и способности. Отвечай за то, что делаешь, поддерживай и совершенствуй навыки, которые позволяют тебе производить добавленную ценность.
Раздел II. Правильный процесс дает правильные результаты
Принцип 2. Процесс в виде непрерывного потока способствует выявлению проблем.
Перестрой технологический процесс так, чтобы создать непрерывный поток, эффективно обеспечивающий добавление ценности. Сократи до минимума время, которое незавершенная работа находится без движения.
Создавай поток движения изделий или информации и налаживай связи между процессами и людьми, чтобы любая проблема выявлялась немедленно. Этот поток должен стать частью организационной культуры, понятной для всех. Это ключ к непрерывному совершенствованию и развитию людей.
Принцип 3. Используй систему вытягивания, чтобы избежать перепроизводства.
Сделай так, чтобы внутренний потребитель, который принимает твою работу, получил то, что ему требуется, в нужное время и в нужном количестве.
Основной принцип: при системе «точно вовремя» запас изделий должен пополняться только по мере их потребления.
Сведи к минимуму незавершенное производство и складирование запасов. Держи в запасе небольшое число изделий и пополняй эти запасы по мере того, как их забирает потребитель.
Будь восприимчив к ежедневным колебаниям потребительского спроса, которые дают больше информации, чем компьютерные системы и графики. Это поможет избежать потерь при скоплении лишних запасов.