Оглавление
Введение
Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения
.1Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения
.2Особенности комплектования и описания документов личного происхождения
.3 Фондирование документов личного происхождения
.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит
Глава 2. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
.1 Анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
.2 Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Заключение
Список литературы
Приложение № 1
Введение
Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица.
Архивных фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).
Особенностью документальных материалов фондов личного происхождения является необыкновенное разнообразие и многоаспектность их содержания. По разнообразию содержащихся фактов ни один официальный документ не может сравниться с частным-письмом или записной книжкой. В связи с этим экспертиза ценности, фондирование и обработка архивных фондов личного происхождения являются делом очень сложным и ответственным. Трудно предугадать, какой именно факт из многих отмеченных в документе может оказаться необходимым исследователю; поэтому единообразие, сжатое и вместе с тем исчерпывающее описание документальных материалов выдвигается на первый план и приобретает особую важность. Описание же и все другие виды информации о составе и содержании документальных материалов могут опираться лишь на столь же качественную экспертизу, фондирование и систематизацию документов фонда.
Противоречие исследования между важностью и необходимостью создания и обработки архивных фондов личного происхождения и отсутствия достаточного опыта у архивиста, работающего с документами личного происхождения.
Проблема исследования, какое содержание деятельности архивариуса обеспечит качественное описание архивных фондов личного происхождения и создание информационной базы МО г. Ирбит
Объектом исследования являются архивные фонды личного происхождения, как источник создания информационной базы МО г. Ирбит
Предмет исследования заключается в деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
Цель данной работы - рассмотреть особенности фондов личного происхождения как архивных материалов и исторических источников. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
проанализировать виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;
определить роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;
изучить особенности комплектования и описания документов личного происхождения;
составить памятку для архивариуса по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Теоретическая база исследования.
Источниками для написания данной работы послужили нормативно правовые документы - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.
Методической основой исследования являются труды следующих авторов. Кабашов, С.Ю. Алексеева Е.В, Артизова А.Н, Бурова Е.М, Еремченко В.А.
Методом исследования является изучение литературы и других источников, в частности нормативных источников, анализ, синтез, сравнение действующих законодательств и другие методы исследования.
Теоретическая значимость исследования заключается в анализе требований по организации и хранения и описания документов личного происхождения.
Практическая значимость исследования заключается в определении содержания деятельности архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» и разработке памятки по описанию документов личного происхождения.
На защиту выносятся следующие положения:
1. Описание - это раскрытие состава и содержания документов личного происхождения, и каждого документа для обеспечения быстрого поиска и использования.
. Описание заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик.
Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 2 глав, 5 подглав, заключения, списка литературы, списка используемых терминов.
- виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;
особенности комплектования и описания документов личного происхождения;
фондирование документов личного происхождения;
роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;
анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит;
памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит.
Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения
.1 Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения
Согласно федеральному закону "Об архивном деле РФ" архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Комплектование государственных и муниципальных архивов - это важнейшая сфера деятельности в общем процессе организации архивного дела. Именно эта деятельность обеспечивает пополнение Архивного фонда и существенно дополняет многообразие его информационных возможностей.
Разновидностями архивного фонда являются: ·Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; ·Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи; ·Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.
.2 Особенности комплектования и описания документов личного происхождения
архив документ личный комплектование
Статья 5 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.
Комплектование документов личного происхождения в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» имеет поэтапный характер. Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива: ·вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности ·роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества ·родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность ·типичность архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан) ·состав и содержание собранных гражданином архивных документов. По результатам инициативного поиска формируется список источников комплектования государственного архива. При этом необходимо учитывать, что состав документов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биографии, родственных, дружеских и служебных связей. Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.
Одновременно с изучением проводится разъяснительная работа с владельцем личного архива о правовых и процессуальных вопросов передачи документов на государственное хранение, в частности о порядке приема и дальнейшей научно-технической обработке документов, уточнении условий на которых владелец документов готов передать их на государственное хранение (целесообразно оговорить срок хранения: ·постоянный, ·временный, ·депозитарный. Вопросы сохранения или перехода права собственности: ·дарение или приобретение.
Особенности использования: ·ограничения по доступу к документам, ·ограничения отдельным лицам или группам лиц). На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст.25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником. Отбор документов на государственное хранение осуществляется на дому у владельца личного архива. Отбор документов производится с учетом критериев ценности фонда и документов.
Однако, проводимая на этапе комплектования экспертиза является предварительной, ее главная задача состоит в определении ценности документа (информационной, идейной, художественной и научной. При этом значимость содержания писем, дневников, мемуаров) необходимо оценивать также с точки зрения социально-психологической насыщенности:·документ может не сообщать каких-либо ценных фактов, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества и тем самым представлять ценность как исторический источник. На отобранные документы составляется сдаточная (или оценочная) опись.
В процессе составления сдаточной описи документы формируются во временные дела. При этом комплексы документов, объединенные самим владельцем личного архива, не подвергаются пересистематизации. При составлении сдаточной описи не производится: систематизация документов по хронологии, ·нумерация листов, выявление дат,·опубликованность и вариантность рукописей. Сдаточная опись, заключение эксперта и заявление владельца, в котором прописаны условия передачи, представляются на экспертно-методическую комиссию архива для согласования вопроса о приеме документов. Заключение эксперта и согласованная сдаточная опись выносятся для принятия решения на экспертно-проверочную комиссию Управления государственной архивной службы. При положительном решении вопроса с владельцем личного архива заключается договор - дарения и акт-приема. Акт приема служит основанием для учета поступления архивных документов.
Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут составлять фонды личного происхождения или архивные коллекции. Под архивной коллекцией принято понимать совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединённых составителем коллекции по одному или нескольким признакам.