Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку, т. е. все материалы, относящиеся к определенному юбилею, включаются в одну единицу хранения. При значительном объеме материалы каждого юбилея могут объединяться в единицы хранения по номинальному признаку.
Имущественно-хозяйственные и бытовые материалы
Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам.
Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам
Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.
Если принадлежность материалов к определенным работам или темам не ясна, то они объединяются в единицы хранения согласно правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов (письма, рукописи и т.п.).
Материалы о фондообразователе
Материалы о фондообразователе формируются в единицы хранения, по номинальному, предметно-вопросному, авторскому или корреспондентскому признаку.
Изобразительные материалы
Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).
Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются по годам не более 20 в одну единицу хранения, групповые - не более 10 с тем, чтобы можно было перечислить на обложке фамилии изображенных лиц.
Фотографии фондообразователя на смертном одре, его похорон и надгробного памятника составляют отдельную единицу хранения.
Фотографии родственников и знакомых, не имеющие дарственных надписей и помет, могут объединяться в одну единицу хранения не более 30, а с дарственными надписями - не более 5.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица.
Если на фотографии изображен фондообразователь, то указываются его инициалы и фамилия.
Если фондообразователь в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.
Если фондообразовательс родственниками, после фамилий в скобках указываются их родственные связи.
В заголовках единиц хранения с уникальными фотографиями могут указываться место и событие, запечатленное на фотографии, ее размер (в сантиметрах).
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображения, затем дарственных надписей и их дат.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей и помещений, указывается вид документов (фотография) и дается описание изображений.
Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.
При описании открыток, вырезок из газет и журналов с иллюстрациями, собранных фондообразователем по темам, указываются вид документа, тема подборки, способ воспроизведения и дата изображения.
Коллекции
Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствие савторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных городов) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.
В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.
Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию.
Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.
В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.
В единицах хранения, содержащих письма, документы систематизируются в хронологической последовательности. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев.
В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из журналов и газет с иллюстрациями систематизируются внутри единицы хранения в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.
Если фотографий одного и того же лица несколько, они систематизируются по хронологии.
Описание творческих материалов актеров и режиссеров театра
Спецификой фондов актеров и режиссеров театра является наличие в них творческих материалов, состоящих не только из документов самого режиссера или актера, но и других лиц, связанных с постановкой спектакля.Описание и систематизация этих материалов имеют свои особенности.
В фондах режиссеров и актеров создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся режиссерские экземпляры пьес, опер или оперетт, режиссерские заметки, разработки, мизансцены, монтировки спектаклей, тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами, его концертный репертуар, списки ролей и концертных выступлений, фотографии фондообразователя в ролях и сцен из спектаклей. Статьи, рецензии и заметки о ролях, сыгранных фондообразователем помещаются в раздел «Материалы о фондообразователе»; эскизы декораций, костюмов, грима, сделанные не фондообразователем, относятся к разделу «Изобразительные материалы».
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» располагаются по спектаклям, осуществленным и неосуществленным, в общей хронологической последовательности.
Материалы по каждому спектаклю распределяются по следующим подразделам:
режиссерский экземпляр пьесы, режиссерские заметки, экспликации, разработки мизансцен, монтировка спектакля, распределение ролей и др.;
изобразительные материалы по спектаклю: фотографии действующих лиц и сцен из спектакля и эскизы декораций, костюмов и грима, если они сделаны фондообразователем.
В фондах актеров творческие материалы систематизируются по следующей схеме:
тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами и его концертный репертуар;
списки ролей, хронологические перечни выступлений, гастрольных поездок и т.п. помещаются в конце этого подраздела;
фотографии фондообразователя в ролях и в сценах из спектаклей с его участием.
В одну единицу хранения могут объединяться фотографии фондообразователя не более чем в 3-х ролях (до 10 документов), которые располагаются в хронологической последовательности.
Афиши и программы спектаклей формируются в единицы хранения по номинальному признаку, а внутри единиц хранения систематизируются по хронологии.
При описании режиссерских разработок пьес в заголовках указываются фамилия режиссера, название пьесы, вид документа, автор пьесы, театр, в котором она была поставлена, и способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы режиссера.
При описании ролей, сыгранных фондообразователем указываются персонаж, автор и название пьесы, кем сыграна роль, способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы актера над ролью.
При описании фотографий актеров в ролях указывается, в какой роли снят актер, в скобках дается название пьесы; при описании групповых фотографий перечисляются фамилии партнеров.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии сцен из спектакля, указывается название театра и спектакля, затем перечисляются участники сцен, начиная с фондообразователя, после фамилия которого в скобках указывается роль, им исполненная.
При описании афиш и программ спектаклей, поставленных фондообразователем, указываются названия спектаклей, фамилия режиссера и театр, в котором они были поставлены.
При описании афиш и программ спектаклей с участием фондообразователя - указываются название театра или спектакля и фамилия фондообразователя.
Описание творческих материалов художников
Спецификой фондов художников является наличие в них рисунков и чертежей, описание и систематизация которых имеют свои особенности.
В таких фондах создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся рисунки, этюды, эскизы, наброски фондообразователя.
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» систематизируются по жанрам; по технике исполнения; по хронологии (при незначительном количестве материала); по алфавиту авторских названий - если датировка произведений художника невозможна, но они имеют авторские названия.
Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами, акварелью, гравюры, не должны превышать 25 листов.
Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов).
Портреты, пейзажи, натюрморты объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов).
Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения.
Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.
Заголовки единиц хранения, содержащих произведения изобразительного искусства, состоят из следующих элементов: автор, название произведения, указание на жанр и степень завершенности, указание на лицо, с которого сделан рисунок, набросок или этюд, авторские подпись и пометки, техника исполнения.
При указании автора даются его инициалы и фамилия. Если автор неизвестен, пишется «не установленный художник» и, по возможности, добавляется живописная школа, к которой он может быть отнесен.
При описании иллюстраций указываются художник, название, жанр и автор иллюстрируемого произведения.
В заголовках единиц хранения, содержащих экслибрисы, указываются художник, фамилия владельца библиотеки, в отдельных случаях - содержание рисунка; при большом количестве экслибрисов может составляться внутренняя опись.
При описании альбома с рисунками фондообразователя после фамилии автора указывается название документа (альбом), а затем его авторское название в кавычках или тематика без кавычек.
При описании произведений изобразительного искусства и чертежей указываются материал (бумага, картон и т.д.), техника исполнения (тушь, акварель, гуашь и т.д.), инструмент (карандаш, кисть и т.д.).
Заключение
Памятка составлена с целью оказания методической и практической помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности, фондирования и описания документов личного происхождения. Оказать помощь архиву в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов
Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения
Литература
1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ // Принята Государственной Думой 24 ноября 2006 года // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. № 52 (часть I) ст. 5496.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007.
. Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области», методические рекомендации, Екатеринбург, 2012.
. Методические рекомендации по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).
. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
Вывод по второй главе
Подводя итог можно сделать вывод, что деятельность архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» заключается в описании документов личного происхождения, осуществлении систематизации и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.
К сожалению, в архивах зачастую проблема заключается в отсутствие специально подготовленного сотрудника, либо с не достаточным опытом работы по организации описания архивных документов. В результате чего получается либо некачественное описания документов в архивах, либо отсутствием описания документов в ряде архивных организаций.
Для решения проблемы нами разработана памятка «По формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит», которая составлена с целью оказания помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения.
Заключение
В заключении подведем основные итоги. На основании изученного материала можно сделать следующие выводы: комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним из приоритетных направлений деятельности ГКУСО «ГА в г. Ирбите». Документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации.