Дальнейшая работа с документами личного происхождения связана с подготовкой архивного справочника и проведением экспертизы ценности документов. Это этап научного описания фонда. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования (Правила… п.2.11.10).
Научное описание документов представляет собой комплекс работ по атрибуции документов и текстологической работы (установление авторства, установление полных текстов документов из разрозненных листов времени создания документов, подлинности и опубликованности, аннотирование фотографий), систематизации документов по классификационным группам, формированию и описанию единиц хранения, составлению схемы систематизации фонда, систематизации единиц хранения и их шифровке, составлению описи и научно-справочного аппарата к ней. В процессе научного описания выполняются также экспертиза научной и практической ценности документов, выявление особо ценных документов и документов, требующих реставрации. Документы упорядочиваются в единицы хранения. Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. Физические особенности документов личного происхождения (отсутствие строгой форматности листов, размещение текста на листах без полей, наличие изобразительных документов) обуславливают особенности их хранения: документы могут храниться без подшивки, может потребоваться изготовление особой упаковки. В случае хранения документов без подшивки целесообразно составлять внутренние описи.
Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с документами. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.
Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам. В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.
При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов. Заголовок единицы хранения должен максимально сжато отражать состав и содержание входящих в нее документов. Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоответствие содержанию документа заголовок может быть изменен или дополнен. При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица. После заголовка, через точку может описываться степень полноты, подлинности, внешних и других особенностей документа. При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты: ·"отрывок", ·"разрозненные листы", ·"неполный текст", ·"без начала", ·"без конца" и т.д.
При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер. Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины: ·автограф, ·машинопись с правкой автора, ·авторизированная машинопись, ·фотокопия, ·ксерокопия, ·брошюра, ·вырезка из газеты (журнала, книги). Крайними датами для единицы хранения, состоящей из одного документа, является дата его написания; из многих документов - дата написания первого и последнего документа. При наличии в единице хранения только двух документов даты ставят через запятую. Если точная дата не поддается установлению, то документ датируется приблизительно "не ранее 1953 г.", "не позднее 1997 г.". Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, то они пишутся в квадратных скобках.
При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов "Копия" в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг - датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются. В единицах хранения, содержащих письма, фотографии учитывается количество документов. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов. Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.
Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.
В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются вначале. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. Архивная коллекция также может быть сформирована по тематическому признаку, в пределах такой коллекции документов производится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат. При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода. Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и проч.
Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа. Поскольку для фондов личного происхождения используется индивидуальная схема систематизации целесообразно составлять оглавления. В оглавлении указываются все составные части описи и научного аппарата к ней с указанием листов. Оглавление помещается вслед за титульным листом. Предисловие традиционно строится из двух частей: ·исторической ·археографической, где историческая часть представляет собой историко-биографическую справку о фондообразователе.
.3 Фондирование документов личного происхождения
Важнейшим направлением деятельности государственных и муниципальных архивов является формирование архивных фондов личного происхождения, под которыми понимаются фонды, «состоящие из документов, образовавшихся в процессе жизнедеятельности отдельного гражданина, семьи, рода, включенных в состав Архивного фонда РФ». Актуальность данной работы очевидна: в истории должны остаться не только официальная информация о деятельности организаций, предприятий, но и документальные свидетельства о жизни «простых» граждан, отражающие ценности, бытия другие ментальные характеристики времени.
Обращение к документам личного происхождения в архивах МО г. Ирбит началось в основном в1990-егоды. Поступления материалов от граждан в более ранний период были не велики, что во многом определялось принципами комплектования, утвердившимися в советском архивоведении и признававшими право на вечное хранение только за документами видных советских, партийных, общественных деятелей, граждан, имеющих государственные награды и звания.
Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в процессе формирования и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивные документы.
Определение фондовой принадлежности архивных документов личного происхождения заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Архивные документы, являющиеся исходящими копиями, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.
Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.
Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов-двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов, в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и т.д.
.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода:
личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;
семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков); ·
родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности, сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.
Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда. Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).
Фонды личного происхождения хранятся в государственном муниципальном архиве г. Ирбита. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения. Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них: личные документы, ·документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.), ·могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам. В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения. Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.). В состав личного архива могут входить: ·авторские рукописи, диссертации, монографии; ·автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания; ·личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера и ·другие биографические материалы; ·личная, служебная и семейная переписка; ·фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.
При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д. Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях: а) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой ранней и самой поздней дате их жизни); б) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы (например: Буслаев Федор Иванович (1818-1897), академик, филолог, историк-искусствовед. Крайние даты документов: 1830-е-1850-е годы, семейные документы с конца ХVIII века).
В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников. Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.