Единицы хранения в разделе «Рукописи» систематизируются в хронологической последовательности. Рукописи, датированные только годом или десятилетием, в пределах этого периода располагаются по алфавиту названий произведений.
Записные книжки фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Письма фондообразователя» относятся черновики (копии) писем фондообразователя и неотправленные письма разным лицам, письма родным.
Письма фондообразователя в учреждения помещаются в раздел «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения с письмами фондообразователя к разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий адресатов. После единиц хранения с письмами фондообразователя помещаются единицы хранения с его письмами, подготовленными к печати, с его визитными карточками без текста.
К разделу «Дарственные надписи фондообразователя» относятся дарственные надписи на титульных листах, вырезанных из книг их владельцами, и нотах.
Единицы хранения с дарственными надписями фондообразователя разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют отдельного раздела, а помещаются в конце раздела «Письма фондообразователя».
К разделу «Письма фондообразователю» относятся письма его родных и знакомых, письма разных лиц.
Единицы хранения с письмами к фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий корреспондентов. После них помещаются письма неустановленных лиц.
Единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами разных корреспондентов (или разным адресатам), сформированные по тематическому признаку, помещаются после переписки, просистематизированной по алфавиту, и располагаются в хронологической последовательности.
К разделу «Дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нот.
Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем.
К разделу «Материалы к биографии фондообразователя» относятся:
Первый подраздел: личные документы - свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки из метрических книг, паспорта, документы об образовании, послужные списки, орденские книжки, дипломы о присвоении почетных званий, именные членские билеты различных обществ, анкеты, справки о работе, завещания и др.
Второй подраздел: материалы литературной, служебной и общественной деятельности - копии уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций, в которых фондообразователь работал, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчетов, донесений, удостоверения и служебные пропуска, отзывы о служебной деятельности фондообразователя; материалы его деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, ученых, благотворительных обществах. В фондах редакторов и преподавателей - рукописи разных лиц, присланные на отзыв.
Единицы хранения в разделе «Материалы к биографии фондообразователя» систематизируются внутри подразделов в хронологической последовательности.
При наличии значительного количества материалов о деятельности фондообразователя в одном учреждении они выделяются в отдельную группу. В таких случаях единицы хранения систематизируются по учреждениям, и эти группы распознаются одна за другой в хронологической последовательности работы в них фондообразователя.
Дробление материалов на мелкие группы не рекомендуется.
При небольшом количестве документов, относящихся к разделу «Материалы к биографии фондообразователя», все единицы хранения систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.
Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам, при невозможности установить связь с определенной темой в следующем порядке: рукописи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по алфавиту фамилий корреспондентов, другие документы - по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.
В отдельных случаях в зависимости от характера документов, от близости их к произведениям фондообразователя этот раздел может помещаться после раздела «Рукописи».
К разделу «Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера» относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, векселя, долговые обязательства, решения судебных инстанций по спорным имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы домов (усадеб), заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и т.п. При незначительном количестве эти документы могут присоединяться к разделу «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения, сформированные из имущественно-хозяйственных и бытовых материалов, систематизируются по хронологии.
К разделу «Материалы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, стихотворения, ему посвященные, некрологи, документы по увековечению памяти, стенограммы вечеров памяти фондообразователя, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография о фондообразователе.
Единицы хранения, содержащие материалы о фондообразователе, систематизируются при незначительном объеме по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по корреспондентскому признаку, другие документы - по хронологии.
К разделу «Изобразительные материалы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя; фотографии актеров в ролях и сцен из спектаклей, фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем.
Единицы хранения, содержащие изобразительные материалы, систематизируются по хронологии, по тематике, по алфавиту фамилий художников или изображенных лиц.
К разделу «Материалы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя.
Единицы хранения, содержащие материалы членов семьи фондообразователя, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родители, братья, сестры), а внутри групп располагаются согласно схеме систематизации личного фонда (рукописи, письма, материалы к биографии).
В названиях этих групп документов после фамилии, имени и отчества должно стоять обозначение родственных связей.
К разделу «Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде» относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые по своему составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.
К разделу «Коллекции» относятся коллекции, собранные фондообразователем. В зависимости от состава документов они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному и другим признакам.
Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (до 30 единиц хранения) разделы не создаются.
Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации личного фонда.
В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т.д.). В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности членов семей. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные), помещаются в начале всего фонда.
Хронологические границы фонда личного происхождения определяются датами жизни фондообразователя (личный фонд), членов семьи (семейный фонд), рода (родовой фонд).
Крайние даты документов, которые входят в фонд личного происхождения, могут быть расширены за счет документов по увековечению памяти фондообразователя, воспоминаний о нем и т.п.
2. Формирование и описание единиц хранения
При описании документов личного происхождения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержания документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания или опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единиц хранения.
Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.
Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов - 40-60 листов, для рисунков и чертежей - 10-15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.
Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с рукописью.
Рукописи
Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку. К рукописи каждого произведения присоединяются все его черновики и варианты.
При наличии в единице хранения нескольких произведений и вариантов каждый из них заключается во внутреннюю обложку.
Рукописи большого формата (гранки и т.п.) выделяются в самостоятельную единицу хранения.
При значительном количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.
Если произведение значительно по объему, то оно может составлять самостоятельную единицу хранения или несколько единиц хранения по главам, частям и т.п.
При описании материалов лиц, известных в литературе под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.
При описании единиц хранения, содержащих рецензии, указываются фамилия автора, заглавие рецензии и жанр, если заглавие рецензии отсутствует - фамилия автора, затем жанр, автор и заглавие рецензируемой работы.
В заголовках единиц хранения, содержащих сборники, составленные авторами или редакторами из различных произведений, указываются фамилия автора или редактора и название сборника, при описании собрания сочинений - том и издательство.
В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.
В заголовках единиц хранения, содержащих записные книжки, тетради и блокноты с записями, должно быть раскрыто их содержание. Способ воспроизведения не указывается.
В заголовках единиц хранения, содержащих записи интервью, беседы фондообразователя или о фондообразователе, должно быть указано, кто вел беседы, с кем и по каким вопросам.
Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра и с учетом хронологии.
Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.
Переписка
Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики, копии и д.р.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента или письма фондообразователя к одному адресату могут составить несколько единиц хранения, которые формируются в соответствии с хронологическим признаком.
Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, поздравительные и т.д.).
Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.
Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.
В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Указание на девичью фамилию или фамилию по первому и последующим бракам делается в том случае, если часть писем подписана этими фамилиями.
Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.
При описании коллективных писем в заголовки единиц хранения выносятся три-пять фамилий наиболее значительных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо общим определяющим их наименованием, то оно ставится в заголовке.
В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.
Дарственные надписи
Единицы хранения с дарственными надписями на листах из книг объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий авторов надписей, которые выносятся в заголовок единицы хранения.
Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.
Альбомы
В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей. К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.
Материалы к биографии фондообразователя
Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут применяться и географический, хронологический, корреспондентский признаки, а также их сочетания.
При небольшом количестве документы, отложившиеся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, могут объединяться в одну единицу хранения.
Письма фондообразователя в учреждения, учреждений к фондообразователю формируются в единицы хранения по корреспондентскому или тематическому признаку.