Стоит отметить, что в правовых актах, устанавливающих требование к представлению доверенности, в отличии от требований к способу представления иных обязательных документов, не предусмотрена возможность представления копии доверенности, как удостоверенной нотариально, так и с предъявлением оригинала. В связи с этим доверенность должна быть передана в компетентный орган вместе с другими документами, и ее выдача после завершения предоставления услуги не предусмотрена.
По результатам рассмотрения описанной проблемы, на основании положений Конвенции, а также практику регулирования по вопросам проставления апостиля некоторыми федеральными органами исполнительной власти Российской федерации, автор исследования считает целесообразным рассмотрения вопроса об исключении доверенности из перечня обязательных документов, предоставляемых заявителем при проставлении апостиля на документах об образовании и (или) о квалификации. Факт установления требования предоставления доверенности в качестве обязательного документа не является единственным дополнительным препятствием. Формулировка данного пункта Правил определяющая, что данный документ должен быть выдан в установленном порядке стала причиной дискуссии, официальных разъяснений или позиций органов исполнительной власти по которой до сих пор нет.
Общие положения о доверенности определены статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. В соответствии с указанной статьей доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Но необходимо обратить внимание, что статья 185.1 устанавливает, что Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Принимая во внимание указанное положение можно сделать вывод о том, что для других целей требование нотариального удостоверения доверенности не установлено, ели иное прямо не предусмотрено законом. Таким образом в связи с отсутствием прямого указания на необходимость нотариального удостоверения доверенности в связи с обращением за проставлением апостиля в Законах Российской Федерации, можно сделать вывод о том, что нотариальное удостоверение доверенности при проставлении апостиля на документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях, ученых званиях не требуется.
Данная ситуация более однозначно определена указанными выше административными регламентами, регулирующими проставление апостиля Главархивом Москвы и архивно-информационным отделом Управления ЗАГС Москвы, в тексте которых прямо указывается на необходимость нотариального заверения доверенности. При рассмотрении вопроса о возможной избыточности требований в отношении необходимости предъявления тех или иных документов невозможно обойти стороной такой документ, как расписка обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) о согласии на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах.
Отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных».
В качестве основных принципов обработки персональных данных настоящим законом определены, в том числе, такие принципы как:
1. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
2. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
3. содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Для того, чтобы понять на сколько правовые акты, регулирующие проставление апостиля на документах об образовании и (или) о квалификации прежде всего необходимо рассмотреть вопрос о том, обработка каких данных необходима для целей проставления апостиля. В соответствии с положениями Конвенции каждый из компетентных органов должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:
1. порядковый номер и дату проставления апостиля;
2. фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов указание органа, поставившего печать или штамп.
Федеральным Законом № 330-ФЗ определен обязательный перечень сведений, которые обязаны содержаться в реестре апостилей. Данный перечень включает в себя:
1) порядковый номер апостиля и дату проставления апостиля;
2) фамилию и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ;
3) должность лица, подписавшего российский официальный документ.
Однако данная статья допускает, что по решению компетентного органа в реестре апостилей может указываться дополнительная информация.
Принимая во внимание указанные положения Правительством Российской Федерации утвержден перечень сведений, включенный в реестр апостилей, проставленных на документах об образовании и (или) о квалификации, который также включает в себя информацию о гражданстве, реквизитах документов, удостоверяющих личность заявителя и обладателя документа и других документов.
Рассматривая перечень сведений, включенных в указанный реестр, возникает вопрос о соблюдение одного из основных принципов обработки персональных данных не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
В данном случае, следуя принципам Конвенции, которые свидетельствуют об ограниченном действии апостиля в целях обеспечения раскрытия информации о проставленных апостилях, необходимой исключительно для проверки самого факта проставления апостиля, на мой взгляд отсутствует необходимость указания в данном реестре сведений о гражданстве, о документах, удостоверяющих личность, уровне полученного образования или полученной квалификации. Исчерпывающие сведения об обладателе документа, об организации, которая выдала официальный документ, уровне образования и (или) квалификации подлежат обязательному включению в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении, ведение которого предусмотрено Федеральным законом №273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации, что еще раз говорит об избыточности требования у заявителя указанных сведений. Неоправданное использование указанных данных подтверждается тем, что данные сведения не содержатся в подтверждаемых официальных документах, и не включаются в запросы о предоставлении информации, в связи с тем, что для идентификации официального документа достаточно сведений, содержащихся в подтверждаемом документе, копия которого в соответствии с Федеральным законом № 330-ФЗ прилагается к запросу. Кроме того, Федеральные органы власти, такие как МВД и Минюст не рассматривают предоставление таких данных при проставлении апостиля, при осуществлении полномочий по проставлению апостиля.
Согласие на обработку персональных данных третьего лица путем представления отдельного документа предусмотрено Федеральным Законом № 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг». Руководствуясь указанными положениями, а также положениями статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ можно сделать вывод о том, что согласие на обработку персональных данных третьего лица может быть дано, лицом, уполномоченным обладателем таких данных. Учитывая изложенное, требование предоставление «расписки обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) о согласии на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах» искажает положения вышеуказанных федеральных законов. Принимая во внимание что полномочия представителя обладателя документов при подаче заявления подтверждаются соответствующей доверенностью, возможно сделать вывод о том, что и согласие на обработку персональных данных третьего лица может быть дано его представителем.
При предоставлении государственной услуги по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации среди обязательных документов также указан документ, подтверждающий изменение фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя документа об образовании и (или) о квалификации при несоответствии фамилии, и (или) имени, и (или) отчества, указанных в этом документе, паспортным данным его обладателя. При рассмотрении вопроса о подтверждении документов об образовании и (или) о квалификации компетентный орган также осуществляет проверку факта выдачи представленного документа лицу, указанному в нем в качестве обладателя. Компетентный орган проверяет сведения, указанные в этом документе, с использованием данных, содержащихся в федеральной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении». Следовательно, может быть осуществлена проверка тех сведений, которые подлежат внесению в указанную информационную систему. Перечень таких сведений, как уже описывалось ранее, утвержден Правительством Российской Федерации. При рассмотрении данного перечня видно, что сведения об обладателе документа вносятся в соответствии с данными содержащимися в выданном документе об образовании и (или) о квалификации.
Таким образом, наличие или отсутствие информации об изменении фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя документа об образовании и (или) о квалификации на мой взгляд не является обстоятельством, препятствующим реализации полномочий компетентного органа. Указанные документы, подтверждающие изменение персональных данных обладателя документов могут быть представлены непосредственно при использовании уже подтвержденного документа в случае необходимости подтверждения принадлежности конкретного документа представившему его лицу.
Данная позиция отражена в Административном регламенте предоставления аналогичной услуги Министерством Юстиции Российской Федерации. Важным аспектом при организации предоставления государственной услуги является взаимодействие между компетентными органами и организациями, выдавшими представленный к подтверждению документ. Целью указанного взаимодействия является получение образца подписи и в надлежащем случае оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ об образовании и (или) о квалификации.
Вопрос предоставления необходимой для подтверждения документов об образовании и (или) о квалификации информации является одним из наиболее сложных. До принятия Федерального закона № 330-ФЗ отсутствовала законодательно установленная обязанность представлять образцы подписей и оттисков печатей, а равно подтверждать полномочия лиц, подписавших официальный документ, лицами, получившими соответствующий запрос в связи с необходимостью проставления апостиля. Указанные обстоятельства существенно усложняли процедуру проверки подлинности подписи, оттиска печати и наличия полномочий у лиц, подписавших официальный документ. Известны случаи непредставления соответствующей информации, а также отказов в представлении информации.
В целях применения Федерального закона № 330-ФЗ в качестве российских официальных документов рассматриваются документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации органами государственной власти, судами, органами прокуратуры, государственными и муниципальными учреждениями, а также организациями, осуществляющими образовательную деятельность.
В качестве организаций, осуществляющих образовательную деятельность, в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» рассматриваются образовательные организации и организации, осуществляющие обучение. В соответствии с положениями указанного Федерального закона, образовательная деятельность может осуществляться как некоммерческими организациями, так и коммерческими, не зависимо от организационно-правовой формы, в которой создано юридическое лицо. В связи с этим в настоящее время образовательная деятельность осуществляется большим количеством юридических лиц, не являющимися государственными или муниципальными учреждениями. Понимание данного вопроса важно при рассмотрении порядка взаимодействия организаций, осуществляющих образовательную деятельность и компетентных органов уполномоченных на проставление апостиля.