Рассмотрим теперь схему взаимодействия управляемой ИС и КС УКИС на технологическом уровне (рис. 5.5). Принципиальная схема взаимодействия ТПОД управляемой ИС и КС УКИС состоит из трех контуров - А, Б и В. Контуры А и Б отображают этапы (блоки) технологического процесса обработки данных управляемой ИС. В контуре А отображены этапы подготовки документов ИС, выполняемые на уровне объектов управления (филиалы фирмы, структурные подразделения предприятий и организаций), обязанные представлять данные о своей работе. В контуре Б представлены этапы ТПОД на уровне управляющего объекта - центрального аппарата ведомства, фирмы (информационно-вычислительный центр, информационный центр и др.). На этапе 1 проводится составление первичных документов (СПД). Затем на этапе 2 выполняется аналитико-синтетическая переработка документов (АСПД). Это целый комплекс логических операций, связанных с кодиро- ванием, индексированием, формализованным описанием документов с целью их подготовки для ввода в ЭВМ и дальнейшей обработки. На данном этапе, в зависимости от характера обработки применяются соответствующие информационно-поисковые языки, кодификаторы, классификаторы, словари и справочники. На этапе 3 происходит контроль правильности содержательной и формальной частей документов - «есть ошибки?» (ЕО?). Если ошибки обнаружены, то документ для исправления возвращается на этап 1 или 2, на котором допущена ошибка.
При условии правильности документов последние передаются в контур Б для обработки в рамках ИС управляющего объекта. Передача документов может осуществляться различными способами и средствами - по каналам связи, курьерской и (или) обычной почтой. В контуре Б на этапе 4 происходит прием документов (ПД) из контура А. На этапе 5 проводится входной контроль документов, полученных из контура А. При условии обнаружения ошибки документ направляется на этап 11, где происходит идентификация и исправление ошибки (ИИО). Если ошибок нет, то документ направляется на этап 6 для ввода документов в ЭВМ (ВД ЭВМ). На этапе 7 происходит программный (машинный) контроль правильности входных документов. Если ошибки обнаружены, то ошибочные документы направляются в блок 11 для идентификации и исправления ошибок. Если ошибок нет, то документы направляются на этап 8, где происходит размещение и формирование массива входных документов на внешнем накопителе (РВД ВН), например, на магнитном жестком диске (НМЖД). Затем на этапе 9 проводится обработка и вывод производных (результатных) документов (ОВПД). На этапе 10 проводится контроль правильности выходных (производных) документов. Если ошибки обнаружены, то они направляются в блок 11. Если ошибок нет, то выходные документы направляются на этап 12 для выдачи выходных документов абонентам ИС (ВДАИС). Абонентами ИС являются операторы управления фирмой, а абонентами контура В - операторы КС УКИС, хотя не исключается возможность, при определенных условиях, контроля качества со стороны абонентов контура Б.
В блоке 13 абонент ИС проводит анализ выходных документов (АВД) для решения профессиональных задач. По окончании анализа документов абонент ИС на этапе 14 заполняет «Карту оценки качества информационной системы» (КОКИС), имеющей унифицированную форму. В этой «Карте» абонент указывает модификации замеченных ошибок и их адреса, например, идентификаторы документа, строко-графы и др. Кроме того, абонент в произвольной форме излагает свои замечания и предложения по улучшению качества функционирования ИС, в частности, выходных документов.
Затем «Карта» направляется в контур В на этап 15 входных данных (ВДН) технологического процесса КС УКИС. Входные данные отображают различные сведения о качестве функционирования ИС. Они могут регистрироваться в различных форматах - КОКИС, «Карты анализа и оценки качества ИС» (КАОКИС), заполняемых администратором КС УКИС, «Ведомости дефектов ИС», данные «Зоны технологических реквизитов» (ЗТР), результаты статистических замеров отдельных параметров ИС и др.
На этапе 16 проверяется правильность поступающих данных. Если ошибки есть, то в блоке 22 происходит их идентификация и исправление. Если ошибок нет, то на этапе 17 происходит ввод данных «Зоны технологических реквизитов» в ЭВМ (ВВДН). В блоке 18 выполняется программный контроль входных данных. При наличии ошибок в блоке 22 они идентифицируются и исправляются. Если ошибок нет, то на этапе 19 происходит размещение и формирование данных на внешнем накопителе (ФДВН). Затем на этапе 20 выполняется обработка данных и выдача производных документов (ОВПД) на терминалы (дисплей, принтер). В блоке 21 оператор контролирует правильность выходных документов и при условии наличия ошибки в блоке 22 происходит её идентификация и исправление. Если ошибок нет, то производные документы на этапе 23 выдаются абонентам КС УКИС (ВПДКСК).
Затем в блоке 24 происходит анализ документов (АДКСК) о качестве ИС, выполняемом абонентом КС УКИС. После этого в блоке 25 выполняется оценка качества ИС (ОКИС). На основе проведенного анализа в блоке 26 разрабатываются организационно-технические мероприятия (ОТМ) по улучшению качества ИС. Далее в блоке 27 происходит реализация оргтехмероприятий (РОТМ).
Следует отметить, что блоки 13, 14 и 24-27 нельзя отнести в строгом смысле к рассматриваемым технологическим процессам обработки данных. Поэтому они не входят в контуры А, Б и В. Прежде всего, эти блоки относятся к функциональной схеме КС УКИС (рис. 5.2).
Основной объем входных данных этапа 15 составляют сведения об обработке документов в контуре А и Б. Эти сведения синхронно относительно обработки данных по этапам ТПОД управляемой ИС поступают в контур В, где происходит автоматизированная обработка данных и получение документов о качестве ИС. Из контура Б в контур В должны поступать такие сведения, которые в результате обработки могли бы дать ответы на вопросы администратора по качеству, например:
1. Каков уровень достоверности, полноты, своевременности обработки информации как по ИС в целом, так и по отдельным ее этапам?
2. Каков уровень указанных показателей, как по видам информации (документам) в целом, так и по отдельному виду документации?
3. На каком этапе обработки находится какой-либо отдельный массив и/или отдельный конкретный документ, и каков объем обрабатываемой документации, как по этапам, так и по ИС в целом?
4. Каково отклонение обработки от установленных требований как по ИС в целом, так и по отдельному ее этапу?
5. Каков уровень качества представления первичных документов в ИС от объектов управления фирмы в целом и по отдельному объекту и др.?
Чтобы получить сведения указанного характера, необходимо обеспечить сбор и обработку данных по каждому обрабатываемому документу ИС, например, описание инвестиционного проекта. Эти данные должны отражать состояние прохождения документа по этапам технологии ИС. Тогда сведения о документе должны быть следующего состава и содержания: автор документа (объект управления), номер документа, дата документа, вид документа, этап технологического процесса ИС, на котором находится документ, время выполнения этапа, модификация дефекта обработки, причины дефекта и др. Относительно конкретных ИС, указанные сведения могут изменяться как по составу, так и по содержанию.
В технологии обработки информации (этапы 4-12) возможность и эффективность решения задачи по обработке и выдаче документов абоненту (этапы 9-12) зависят от наличия полноты состава сформированного массива документов (этап 8), своевременности его формирования, а также отсутствия ошибок в документах. В свою очередь, реализация этапа 8 зависит от предшествующих этапов обработки (этапы 4-7), которые в структуре времени и трудоемкости технологии составляет наибольший «вес». Таким образом, в состав контролируемых этапов, целесообразно, в первую очередь, включить этапы 4,6,9. Зная параметры указанных этапов, в принципе можно программно на ЭВМ получить параметры остальных этапов предмашинной обработки контура Б.
С учетом свойства метаинформационности рассмотрим принципы формирования документов в подсистемах информационного обеспечения ИС и КС УКИС при условии их взаимодействия. В методологическом плане идентифицированное в данной работе свойство метаинформационности может быть эффективно использовано на практике, если включить сведения об обработке информации в существующие формы обрабатываемых документов контура Б (рис. 5.5). Таким образом, как в контуре Б так и в контуре В, в роли первичных могут быть использованы одни и те же документы. Для этого необходимо, чтобы первичный документ ИС имел унифицированную зону (субполе) для фиксирования сведений о своем прохождении по этапам обработки. Таким субполем, как сказано выше, может быть «Зона технологических реквизитов» (ЗТР). ЗТР содержит данные о прохождении документа по этапам контуров А и В и в этом смысле является метадокументом.
Подобное положение исключает необходимость увеличения состава и объема обрабатываемых документов, следовательно, снижает временные, трудовые и материальные ресурсы на обработку информации. Кроме того, унификация существующих форм документов, используемых в системах обработки документации, в сторону минимизации состава и форм документов может обеспечить дополнительное снижение объема обрабатываемой информации. Использование одних и тех же документов в контурах Б и В дает и другие преимущества. Становится возможным практически параллельно (синхронно) осуществлять сбор и обработку документов по субполю технологических реквизитов контура В о прохождении какого-либо этапа технологии контура Б соответствующего массива документов.
Теперь рассмотрим процесс взаимодействия технологий контуров Б и В на уровне комплекса технических средств и занятых на нем соответствующих исполнителей. С учетом вышеизложенного комплекса условий взаимодействия технологических процессов контуров Б и В, а также выделенного свойства метаинформационности, можно констатировать, что в принципе возможно и целесообразно использовать как технические так и трудовые ресурсы ИС для реализации технологических операций КС УКИС. Возможно также использование в определенной мере ресурсов и программного обеспечения ИС для обработки сведений о качестве, например, модули ввода, контроля достоверности, сортировки, организации данных и др. Таким образом, «метаинформационность КС УКИС - это свойство КС УКИС, обусловленное возможностью формирования ею метаданных об управляемой ИС». С учетом вышеизложенного рассмотрим принципиальную схему взаимодействия несколько подробнее.
В контуре Б осуществляется прием документов (этап 4) и входной контроль их правильности (этап 5). При условии обнаружения ошибок соответствующие документы направляются в блок 11. В позиции «Зоны технологических реквизитов» оператором вносятся необходимые данные о времени корректировки, этапе, модификации, причине дефекта и др. «Если ошибок не обнаружено, то исполнитель в соответствующем документе в «Зоне технологических реквизитов», например, в позиции «принято» ставит дату и свою подпись (этапы 15 и 16). После этого документ (пачка документов) направляется для ввода в ЭВМ (этап 6). Оператор ввода (этапы 6 и 17) через видеотерминал вводит в ЭВМ сведения по позициям «принято» (этап 17). Значения технологических реквизитов могут состоять, например, из совокупности кодов объектов, его вида, документа и его вида, этапа технологии, которые отображаются в виде классификаторов и кодификаторов, а также времени реализации этапа обработки и др. Если обнаружены ошибки при вводе, то они устраняются оператором ввода (этап 22). При условии безошибочности значений технологических реквизитов осуществляется формирование записей «принято» во внешнем накопителе (ВН) памяти ЭВМ, например, магнитном диске (НМЖД) (этап 19). При этом могут быть адаптированы программные модули формирования документов ИС.
После выполнения этапа 19 оператор приступает к вводу первичных документов в ЭВМ (этап 6) с реализацией программного контроля документов (этап 7). При вводе программными средствами формируется массив записей типа «введено в ЭВМ» (этап 19), о чем оператор ввода в соответствующей позиции введенного документа ставить подпись и дату ввода независимо от того, обнаружены ошибки в документе или нет (этап 17). Если ошибок нет, то происходит формирование массива документов на внешнем накопителе (этап 19). Затем по этому массиву документов происходит программное формирование массива записей типа «сформировано на ВН» (этап 19). После этого оператор в соответствующих документах ставит подпись и дату формирования.
Если на этапе 7 обнаружены ошибки, то соответствующие документы к этапу 8 не допускаются, а подвергаются корректировке (этап 11). Таким образом, формируется массив записей по этапам и времени их реализации, имеющий определенную структуру, в частности, «принято», «введено в ЭВМ», «сформировано на ВН» и др. В зависимости от установленной периодичности происходит обработка и выдача производных документов абонентам КС УКИС (этапы 20-23).
В общем случае содержание производных документов должно обеспечить анализ и оценку уровня отклонения параметров обработки контуров А и Б от установленных требований с целью последующих разработки и реализации оргтехмероприятий по улучшению качества (этапы 24-27). Установленными требованиями, например, по своевременности могут быть графики ритмичности представления документов из контура А в контур Б с указанием объектов и сроков представления документов и их прохождения по этапам ИС. Регламентом по полноте состава документации может быть, например, список объектов, обязанных представлять документацию определенного вида в контур Б, а также сведения по регламентированному количеству документов конкретной разновидности от каких-либо объектов и др. Имея контрольные (нормативные) величины и фактические сведения (этап 20) можно по соответствующему алгоритму получить необходимые сведения о состоянии обработки документации как в абсолютном так и в относительном представлении. Например, регламентированный объем документов по задаче составляет 1000, а фактическое значение реквизита «сформировано на ВН» - 900 документов. В данном случае относительное значение показателя «сформировано на ВН» будет равно 90%.
Уровень дисциплины представления документации объектами управления может быть определен на основе сортировки объектов управления по группам своевременности представления документации в контур Б. Состав и содержание производных документов разрабатываются с учетом особенностей каждой конкретной системы. Следует отметить, что КС УКИС должна обеспечить выдачу сведений не только в форме регламентированных документов, но также и в форме справок по разовым запросам абонентов.