Дипломная работа: Управление внутрифирменными коммуникациями в компании: министерство экономики республики Татарстан

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
59
месяца и содержит перечень порученных ему работ с указанием их конкретных
результатов, сроков и трудоемкости выполнения каждой работы в отдельности.
Руководителю подразделения предоставляется право в исключительных
случаях вносить в индивидуальные задания обоснованные и взаимоувязанные
изменения и дополнения.
Исполнитель, выполнив ту или иную работу, проставляет в
индивидуальном задании ее фактическую трудоемкость и срок исполнения.
Если работа не выполнена или выполнена не своевременно, а также в других
необходимых случаях, он делает соответствующие объяснительные записи в
колонке «Примечание».
Заполнив указанные данные по всем позициям, исполнитель работ
подписывает индивидуальное задание и в последний день планируемого месяца
сдает его руководителю.
Руководитель подразделения в трехдневный срок со дня получения от
исполнителей заполненных ими индивидуальных заданий производит оценку
выполненных работ по критериям качества и своевременности исполнения, а
также по сложности. Кроме того, выносится индивидуальная общая оценка.
По качеству возможны 4 оценки – неудовлетворительно,
удовлетворительно, хорошо, отлично. Оценка «неудовлетворительно» ставится
если полученные исполнителем работы результаты не соответствуют
требованиям разработанного задания, формулировки пункта 3 индивидуального
задания или другим условиям, при нарушении которых работу нельзя считать
выполненной. При неудовлетворительной оценке исполнитель не получает
баллов за выполненную работу.
Оценка «удовлетворительно» означает, что работа выполнена, но не
вполне соответствует предъявленным требованиям, необходима ее доработка с
целью исправления допущенных ошибок и устранения недостатков. При оценке
«удовлетворительно» исполнитель получает за работу 0,5 балла.
Оценка «хорошо» (0,75 балла) означает, что работа выполнена в целом в
60
соответствие с предъявленными требованиями.
Оценка «отлично» (1,0 балл) ставится в том случае, если исполнитель
выполнил работу без каких-либо замечаний и проявил не только
добросовестность, но и личную инициативу, находчивость, творческий подход
к делу.
По сложности устанавливаются четыре оценки, соответствующие
четырем категориям сложности: при этом за единицу сложности принимается
работа, полностью соответствующая квалификационным требованиям,
предъявляемым к данному специалисту и записанным в его должностной
инструкции в пунктах «Должен знать» и «Квалификационные требования».
Работы, не полностью соответствующие или несоответствующие знаниям
и опыту работника оцениваются соответственно в баллах: 0,75 (2-я категория
сложности) и 0,5 (1-я категория сложности).
Наоборот, работы, выполнение которых требует более высокой
квалификации, чем та, которой должен обладать специалист, оцениваются
повышающим повещающим коэффициентом 1,25 (4-я категория сложности).
Коэффициент выполнения работы по времени рассчитывается как
отношение запланированного на выполнение данной работы времени к
фактически затраченному времени.
Общая оценка получается как средняя всех частных показателей.
Например, если выполненная работа оценивается по качеству выполнения на
«хорошо» (0,75 балла), по сложности относится к работам 3-ей категории
сложности (1,0 балл) и выполнена на 1 день раньше (Квр = 1,25), то общая
оценка будет: (0,75 + 1,0 + 1,25)/3 = 1
В необходимых случаях руководитель делает записи в колонке
«Примечания» поясняющие мотивы, по которым он избрал ту или иную оценку
выполняемых работ.
Исполнитель должен быть ознакомлен с полностью заполненным и
подписанным руководителем индивидуальным заданием.
61
Оперативное совещание для служащих Министерства - эффективный
метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы
министерства.
Главными целями проведения оперативного совещания являются:
установление конкретных виновников, неполадок и определение мер по их
исправлению, также прогнозирование возможных нарушений и отклонений от
планов и графиков.
Совещания служат также целям воспитания ответственности, расширения
кругозора и повышения деловой квалификации служащих Министерства.
Оперативные совещания должны проводиться в Министерстве один раз в
неделю (по пятницам) министром, его заместителями.
Постоянное время проведения совещаний - с 15 до 16 часов.
Повестка дня оперативного совещания охватывает вопросы,
рассмотрение которых вызывается необходимостью.
В работе совещания принимают все структурные подразделения
Министерства, представленные начальниками. Персональный состав
участников совещания определяется исходя из принятой повестки дня, о чем
соответствующие специалисты и руководители отделов Министерства
уведомляются не позже, чем за три дня до проведения вещания.
Во время совещание обсуждаются только вопросы, соответствующие
повестки дня, которые не удалось согласовать и решить в рабочем порядке.
Если на совещания выносятся вопросы, которые могли быть решены в
рабочем порядке, то они обсуждаются, но ответственным за их решение
должностным лицам делается замечание.
В заключительном слове ведущий совещания информирует собравшихся
о мере наказания виновного должностного лица.
Результаты совещания фиксируются в протоколе и вручаются всем
лицам, которые должны быть проинформированы.
Все принятие совещанием решения и мероприятие ставятся на контроль
62
секретаря министра. Форма контроля - контрольная карточка (рисунок 17).
Устанавливается следующий регламент производственного совещания:
Доклад (сообщение)
10 мин.
Содоклад
5 мин.
Объявления
3-5 мин.
Вопросы, замечания,
претензии
2 мин.
При участии в работе совещания представителей сторонних организаций
им предоставляется время для выступления согласно их просьбе.
Повестку дня оперативного совещания, исходя из указаний руководства и
с учетом информации всех служб и отделов, в Министерстве экономики РТ
должно готовить комитет управление делопроизводства и контроля,
находящееся в подчинении Первого Заместителя министра.
Министр делает общий доклад, в котором обращается внимание на
имеющие место или возможные нарушения плана работ, содержатся сведения о
результатах работы за истекший период, оценка деятельности подразделений,
сведения о ближайших задачах, данные контроля о выполнении решений
предыдущих совещаний.
В зависимости от принятой повестки дня, основной доклад или содоклад
могут делать также Заместители министра.
В обязанности управления по делопроизводству и контролю по ведению
оперативных совещаний вменяются такие:
- ведение протокола;
- заполнение контрольных карточек, а такие их сбор и обработка
накануне очередного совещания;
- оповещение специалистов, а также представителей сторонних
организаций, которые по данной повестке дня должны персонально
присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установлений
63
срок.
Во время совещания все должны придерживаться общей дисциплины
проведения оперативного совещания:
– не опаздывать;
– говорить конкретно и коротко, не спорить по мелочам;
– не ограничиваться критическими замечаниями и претензиями, а
завершая выступление своими предложениями;
– не подменять обсуждение деловых вопросов сведением личных
счетов или борьбой за престиж;
– сдерживать свои эмоции, быть корректным по отношению к
другим, не допускать нападок и упреков в оскорбительной форме;
– не прерывать выступающего, вопросы и замечания высказывать
только после разрешения ведущего и не все сразу;
– не заниматься посторонними делами и разговорами;
– не курить.
Ведущий открывает оперативное совещание, информируя собравшихся
это необходимо, о порядке работы, задачах и целях совещания и т.д.;
контролирует ход обсуждения; выступает с заключительным словом, в котором
оценку работе отдела, указывает на узкие места; формулирует решения, и
замечания участникам, выясняет претензии к ведению совещания, и, требуется,
уточняет распорядок и повестку дня следующего совещания.
Обязанности секретаря совещания по контролю исполнения решений
совещания заключается в следующем:
- ежедневно просматривать контрольные карточки;
- по мере необходимости напоминать исполнителям работ о
приближающихся сроках исполнения документов и решений;
- при исполнении, делать на основании информации ответственного
исполнителя соответствующую отметку в контрольной карточке. Все
участники совещания обязаны до его начала отметиться у секретаря. В начале
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1578