письмами, сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.
Особенности ОДС
Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом. Его особенности: однозначность передаваемой информации, ограниченность круга тем, высокая регламентированность речи (определенный запас средств выражения и способов их построения), официальность (строгость изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки) и безличность (официально-деловая речь избегает конкретного и личностного).
Высокая степень терминированности лексики ОДС может быть продемонстрирована на примере:
юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т. д.);
экономические термины (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т. д.);
экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т. д.).
Термины и процедурная лексика составляют, опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70 % всех словоупотреблений.
Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой до-
кумента. Например, «Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки».
Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения; 2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски
(принадлежности); 3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности, два подстиля – официально-документальный и обиходно-деловой. В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором – служебную переписку и деловые бумаги.
Язык дипломатии насыщен международными терминами. В средние века в Западной Европе общим дипломатическим языком был латинский, потом французский (XVIII-начало XIX в.). Поэтому в языке дипломатии много терми-
21
нов французского происхождения: атташе – должность или ранг дипломатического работника; коммюнике – официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики; дуайен – лицо, возглавляющее дипломатический корпус, старейший по времени вручения верительных грамот дипломатический представитель высшего ранга.
Есть и русские термины – посол (слово использовано уже в мирной гра-
моте Новгорода с немцами в 1199 г.), посольство, поверенный в делах, наблюдатель и др.
Только в дипломатии употребляются этикетные слова. Это обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулова-
ния: король, королева, принц, шахиншах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.
Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями.
Язык законов – это официальный язык, язык государственной власти. Главное в нем – точность выражения мысли, обобщенность выражения, отсут-
ствие индивидуализации речи, стандартность изложения.
Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, отно-
сится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля.
Главная особенность языка служебной переписки его высокая стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие производственные ситуации. Существование моделей и их речевых вариантов, т. е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Идеал делового письма – краткость и точность.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, специалиста.
Оформление официально-деловой документации
К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловая достаточность и лаконичность текста.
Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама; эксклюзивный вместо исключительный; дэд-лайн вместо крайний срок; таймменеджмент вместо организация времени.
22
Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся наименования, различные адреса, даты, реквизиты.
Содержательное, композиционное и функциональное разнообразие служебных документов:
1)директивные и распорядительные документы (законы, постановления, решения, приказы и т. п.);
2)административно-организационные документы (планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма и т. д.);
3)документы личного состава работающих, включая такие их виды, как заявление, автобиография и т. п. (личные документы);
4)финансовая документация;
5)учетная документация;
6)контракты и коммерческие договоры.
Особенности составления деловых писем
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
1.Изучение существующего вопроса.
2.Подготовка и написание проекта текста письма.
3.Согласование проекта письма.
4.Подписание руководителем.
5.Регистрация.
6.Отправка.
Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения ...». В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, дока-
23
зать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
По содержанию и назначению письма могут быть:
-инструктивными;
-сопроводительными;
-гарантийными;
-информационными;
-благодарственными;
-поздравительными;
-рекламными.
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письмаответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.
Резюме: Итак, владея навыками деловой речи, вы сможете наиболее эффективно организовать свою деятельность, достигнуть поставленные цели.
24
Тесты к теме 3
1.Из приведенных ниже названий функциональных стилей языка исключите лишние:
1.разговорный;
2.научный;
3.официально-деловой;
4.публицистический;
5.литературно-художественный;
6.управленческий;
7.тюремный;
8.музыкальный.
2. Выберите правильный вариант начала текста заявления:
1.Я, Иванов А.С., студент 1 курса физико-математического факультета прошу выделить мне материальную помощь …
2.Хотелось бы получить материальную помощь …
3.Прошу студенческий профком выделить мне материальную помощь …
4.Прошу, чтобы вы выделили мне материальную помощь …
3.Соответствие ключевых понятий документа их значению
1 |
реквизит |
1 |
информация с реквизитами |
2 |
адресат |
2 |
получатель |
3 |
адресант |
3 |
составитель |
4 |
документ |
4 |
обязательные признаки документа |
4. Клише, используемые в документах, являются основой…
1.достоверности информации,
2.точности словоупотребления,
3.стандартности языка,
4.правовой значимости.
Задания
1.Выскажите свое мнение по вопросам, аргументируйте его (2-3- предложения):
1.Как соотносятся понятия язык и успех?
2.Какова роль языка в будущей профессии?
3.Каково влияние Запада на русский деловой этикет сегодня?
2. Составьте текст объяснительной записки.
3.Составьте диалог рекрутера и соискателя должности менеджера.
4.Составьте текст письма приглашения.
25