Дипломная работа: Анализ и совершенствование системы организационных коммуникаций на предприятии (на примере ООО "Современные системы слежения России")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
60
Благоприятный психологический, деловой и творческий климаты в
организации могут объясняться уровнем образования, мотивацией и
отношением к выбранной профессии. Так, испытуемые в группе сотрудники в
большинстве своем имеют, высшее или незаконченное высшее образование.
Основная мотивация испытуемых группы при выборе своей профессии и
желании работать в данной фирме: были работа в крупной, стабильной
организации, с развитым уровнем корпоративной культуры и благоприятным
психологическим климатом в фирме. Сотрудники группы в основном уверены в
том, что сделали правильный выбор сферы деятельности.
Подводя итог, отметим, что были рассмотрены общие характеристики
развития теоретических представлений ценностей, ценностно-смысловых
ориентаций личности и межличностных взаимодействий, исследовали
особенности межличностного взаимодействия в коллективе ООО «СССР».
Изучили ценностно-смысловые ориентации сотрудников организации,
групповую сплоченность данного коллектива и степень психологического
климата, делового, творческого и нравственного в данной организации. Так же
изучили данные реализованности личных ценностей испытуемых в жизни.
Выявили взаимосвязь ценностно-смысловых ориентаций с
эффективностью межличностного взаимодействия сотрудников.
В ходе корреляционного анализа сотрудников организации были
выявлены статистически значимые взаимосвязи рангов значимости
профессиональных ценностей с качествами личности, определяющими
профессионализм сотрудника: независимость, самоконтроль, осмысленность
жизни и эффективность в делах.
Положительная корреляция была выявлена при групповой
сплоченности, благоприятном деловом климате в коллективе, с такой
реализованной ценностью как интересная работа.
Так же положительная корреляция просматривается при
реализованности ценности материально обеспеченная жизнь, которая
взаимосвязана в хорошо сплоченном коллективе. И ещё положительная
61
корреляция прослеживается при реализации инструментальной ценности
жизнерадостность, которая развивается в хорошо сплоченной группе, где
деловой и творческий климат способствует совершенствованию сотрудников.
3.2 Предложения по совершенствованию процесса внутренних
коммуникаций
Как говорилось ранее, основной целью разработки решения по
совершенствованию процесса внутренних коммуникаций является сокращение
процента рабочего времени, затрачиваемого на пересылку сообщений и
уточнение информации сотрудниками отдела коммуникаций. Такой цели
можно добиться за счет совершенствования восходящей коммуникации,
которая в дальнейшем приведет к повышению эффективности нисходящей
коммуникации и коммуникационного процесса в целом. Таким образом, исходя
из цели разработки решения, анализа баз данных и перечня выявленных
проблем, влияющих на эффективность восходящей коммуникации, нами было
выдвинуто несколько предложений по повышению ее эффективности:
1. Расширить функционал запросов от магазинов в системе Service
Desk:
Ресурсы – стоимость покупки лицензии Service Desk (необходимой
для внедрения дополнительного функционала) варьируется от 2000 за
лицензию на одного рядового сотрудника и 10 000 на ИТ специалиста
13
.
Риски – трата большого количества материальных средств на
решение, которое не приносит прибыль Компании.
Результат – минимизация пересылки сообщений сотрудниками
отдела коммуникаций и систематизация работы над наиболее часто
возникающими проблемами.
2. Внедрить систему управления задачами для всех сотрудников
Компании (Task Management):
13
По данным с сайтов https://www.terrasoft.ru/service и http://www.helpdeski.ru/tags/stoimost'_SERVICE_DESK/
62
Ресурсы – средняя стоимость внедрения подобной системы
варьируется от 800 000 до 1 500 000 рублей, не включая обучение персонала
14
.
Риски – неэффективность системы из-за недостаточного уровня
компетенций у сотрудников компании (потеря инвестиций).
Результат – полное исключение процесса переписки по электронной
почте, а также контроль качества и сроков выполнение тех или иных заданий.
3. Разработка нового функционала в уже имеющейся
информационной системе (Администраторской панели):
Ресурсы – время на разработку функционала (сотрудники ИТ);
Риски – недостаточность внутренних ресурсов для разработки и
последующей доработки системы.
Результат – системное управление стандартными запросами от
магазинов, минимизация пересылки сообщений, исключение ошибок в
запросах от магазинов, контроль эффективности работы сотрудников офиса и
магазинов.
Для того чтобы окончательно определиться с решением по повышению
эффективности восходящей коммуникации, нами были разработаны требования
к будущему решению (далее системе) и составлена матрица соответствий (см.
таблицу 4). Данная матрица содержит перечень требований, которыми должна
обладать система, позволяющая максимально быстро и эффективно
обрабатывать однотипные вопросы, отправленные сотрудниками магазинов в
ЦО. Перечень требований определялся экспертным методом с помощью
сотрудников отдела коммуникаций, коммерческой дирекции (главные
исполнители запросов от магазинов), дирекции информационных технологий и
главным операционным директором Компании. Таким образом, был определен
следующий перечень требований к системе по повышению эффективности
внутренних коммуникаций восходящего направления:
14
По данным с сайтов http://worksection.com/ , https://www.bitrix24.ru/ , http://1forma.ru/
63
1. Простота (для магазинов) – система должна быть максимально
простой и легкой в управлении для сотрудников магазинов, т.к. большинство из
них обладают среднем уровнем владения компьютером;
2. Доступность – система должна быть максимально доступной для
всех участников, работающих с ней, т.е. расположенной на внутренних
серверах Компании (для быстрой наладки и устранения возникающих
проблем), обладающая возможностью воспользоваться ей в любой момент
времени и т.д.;
3. Скорость – система должна позволять максимально быстро понять
и решить ту или иную проблему магазина;
4. Стандартные формы – одно из основных требований к системе,
которое заключается в стандартизации запросов от магазинов и создании
определенных «шаблонов». Шаблоны могут содержать в себе стандартные
поля, которые необходимо заполнить, чтобы сотрудники офиса могли
максимально быстро понять и решить проблему (без уточнения
дополнительной информации у магазинов);
5. Статистика запросов – система должна позволять выгрузить в
любой момент времени и за любой промежуток времени статистику по
отправленным и обработанным запросам;
6. Проверка на типичные ошибки – самое главное требование к
системе, которое позволяется проверить то или иное поле шаблона на ошибку
(например, номер заказа на покупку должен начинаться с «ЗП0». В случае, если
сотрудник магазина вводит в поле неверное значение, система выдает
подсказку, указав, что в данном поле допущена ошибка и не позволяет
отправить запрос, пока ошибка не будет исправлена). Данное требование
позволит максимально исключить процесс уточнения информации у
сотрудников магазинов и постоянные напоминания о типичных ошибках,
совершающих сотрудниками магазинов при отправке запроса в ЦО;
7. Автоматические уведомления – система должна обладать
функцией, которая позволит автоматически отправить уведомление
64
сотрудникам офиса о новой заявке, а сотрудникам магазинов о закрытии заявки
(решение проблемы);
8. Настраиваемые права – система должна позволять настроить права
доступа к ней таким образом, чтобы сотрудники магазина видели только свои
заявки, сотрудники того или иного отдела только те заявки, которые
отправлены им, а сотрудники отдела коммуникаций все заявки, отправленные в
ЦО;
9. Читабельность запросов – как при автоматическом уведомлении,
так и при входе в рабочее окно системы, запросы от магазинов должны быть
структурированы и максимально читабельны (лучше всего в виде таблиц);
10. Отслеживание статуса запроса – система должна позволить
сотрудникам магазинов понять, что происходит с запросом в то или иное время
(отправлен/в работе/выполнен);
11. Простота (для ЦО) - система должна быть максимально простой и
легкой в управлении для сотрудников центрального офиса, т.к. запросов в ЦО
поступает очень много и чем легче будет управлять системой (просматривать
заявки, закрывать заявки и т.д.), тем выше будет эффективность работы
сотрудников ЦО.
12. Легкое внедрение – данное требование подразумевает под собой,
как техническое внедрение системы, так и легкость в восприятии новой
системы сотрудниками Компании, т.к. технически сложная система может
только оттолкнуть сотрудников, вызвать негатив, демотивировать их или
привести к полному отказу от системы;
13. Не требует дополнительного обучения – данный критерий тесно
связан с легкостью внедрения и простотой системы. Система должна быть
настолько простой, чтобы в дальнейшем не нужно было выделять денежные
средства на организацию обучений по работе с системой;
14. Стоимость – данное требование не учитывается при расчете
процента соответствия системы заданным требованием, но является не менее
важным критерием для руководителей Компании при итоговом.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/3371