Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании ООО «УК «ВОЗРОЖДЕНИЕ Торговый Дом»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
номер, фамилия, инициалы, должность) заполняются многократно от табеля к
табелю, между тем являясь условно-постоянной информацией. Расчеты,
производимые вручную, также многократно увеличивают трудоемкость
процесса.
Во-вторых, необходимость проведения расчетов вручную усложняет
процесс и повышает вероятность ошибки: неправильно рассчитанные данные по
отработанному времени ведут, в свою очередь, к неправильному начислению
заработной платы и заведомо ложной оценке деятельности сотрудников.
Неверное начисление заработной платы является грубым нарушением и
несоблюдением ТК РФ, а заведомо неверные данные по эффективности ведут к
неправильной оценке и анализу эффективности деятельности предприятия.
В-третьих, ввод данных вручную усложняет проверку данных на
правильность, что влечет дополнительные трудозатраты.
И, наконец, данные на бумажном носителе гораздо менее долговечны и
защищены, чем данные в электронном виде. Если учесть, что информация о
сотрудниках и финансовые данные носят конфиденциальный характер, то есть
не подлежат разглашению, то их безопасности также следует уделять особое
внимание.
Именно по этим причинам компании просто необходима автоматизация,
которая позволит:
– резко сократить трудоемкость процесса за счет автоматизированного
заполнения данных и автоматизации расчетов;
– повысить скорость обработки информации;
– повысить достоверность информации;
– улучшить защищенность данных;
– многократно в течение дня получать актуальные данные о состоянии
объекта автоматизации;
– сократить финансовые затраты на процесс;
– повысить комфорт работы сотрудников бухгалтерии, задействованных в
процессе учета рабочего времени и расчета заработной платы;
22
– дать более надежные и проверенные данные для последующего анализа
эффективности работы сотрудников компании.
Таким образом, в качестве комплекса задач автоматизации был выбран
процесс учета рабочего времени, который состоит из этапов:
– сбора сведений,
– учета командировок, больничных, отгулов, неявок и пр. сотрудников
компании;
– расчета общего отработанного времени в рамках выбранного рабочего
периода,
– расчета заработной платы сотрудников на основе сведений об
отработанном времени;
– формирования и выдачи отчетной документации по отработанному
времени и начисленной в соответствие с этим заработной платы.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Учет рабочего времени сотрудников является отправной точкой для
множества процессов. На основе сведений о фактически отработанном времени
вычисляется размер заработной платы, производится начисление
командировочных, больничных, сверхурочных, производится начисление
штрафов за прогулы. Следовательно, учет рабочего времени является не только
базой для начислений расчетов с сотрудниками и последующего расчета
отчислений в фонды (пенсионный, социально и медицинского страхования), но и
для дальнейшего финансового планирования деятельности компании.
С другой стороны, сведения об отработанном сотрудниками времени
являются базой для проведения организационных мероприятий и выстраивания
деятельности отделов и компании в целом. Постоянные отгулы, неявки на
работу или систематические опоздания отдельных сотрудников, документально
подтвержденные, могут послужить поводом для увольнения сотрудника. А
23
частые вынужденные командировки сотрудников отдела– для найма
дополнительных единиц персонала в штат.
Следовательно, учет рабочего времени является важной составляющей в
процессе планирования и учета деятельности компании.
Если рассматривать место проектируемой задачи в комплексе задач всей
компании графически, то его можно представить следующим образом (рис. 1.6).
Финансовое
планирование
Деятельность
бухгалтерии
Учет
рабочего
времени
Организационное
планирование
Рисунок 1.6 – Место проектируемой задачи в комплексе задач компании
Решение задачи по созданию информационной системы компании
предполагает использование вычислительной техники. Оценим
целесообразность ее применения. Для этого воспользуемся методикой расчета
временных и стоимостных затрат на обработку основного перечня документов
процесса вручную, то есть в том формате, в каком этот процесс существует в
компании сейчас, и сравним полученные данные с автоматизированным
вариантом решения.
24
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На основе рисунка 1.7 можно сделать вывод о том, что в процессе
участвуют следующие документы:
– входные документы о сведениях командировок, больничных, неявок и
т. д. сотрудников;
– табель учета времени;
– штатное расписание;
– отчет с данными по фактически отработанному времени;
– отчет с данными по начислениям заработной платы.
Документооборот процесса можно представить схематично так (рис. 1.7).
Бухгалтерия
Отдел
кадров
Сведения о
командировках,
больничных и т.п.
Табель
учета
времени
Табель
учета
времени
Штатное
расписание
Учет раб.
времени
Сведения
о зарплате
Отчеты
Руководство компании
Рис. 1.7. Документооборот процесса учета рабочего времени
Для проведения анализа возьмем только работу бухгалтерии, как самую
объемную и важную в процессе учета рабочего времени. Составим таблицу
примерной трудоемкости каждого этапа работы с табелем учета рабочего
времени и расчетов с учетом ручного выполнения операций и с учетом
автоматизации (таблица 1.2).
25
Таблица 1.2
Процессы с указанием затрачиваемого времени, используемого оборудования и
программного обеспечения, в расчете на 10 человек
Процессы
Затраченное время, мин.
Базовый
режим
Автоматизированный
режим
Заполнение табеля данными из штатного
расписания
12
-
Ввод информации по отработанному
времени за 1 день
за 1 день
18
18
за 1 месяц
450
450
Консолидация данных по времени за 1
месяц
10
-
Расчет заработной платы
20
-
Составление отчета об отработанном
времени
60
1
Составление отчета о заработной плате
60
1
ИТОГО:
630
470
Проанализируем данные таблицы.
В целом, конечные трудозатраты на базовый режим выполнения будут
составлять 630 минут или 10,5 часов, в то время, как трудозатраты на
автоматизированный вариант составят порядка 470 минут или 7,8 часа. Такое
различие объясняется тем, что при автоматизированном варианте:
1. Отсутствует необходимость ручного заполнения табеля учета времени
данными сотрудников из штатного расписания, так как данные уже содержатся в
базе данных.
2. Консолидация данных по отработанному времени происходит
автоматически сразу после внесения новых данных и временные затраты на него
составляют менее минуты, поэтому это время в данном случае в расчет не
берется.
3. Расчет заработной платы также происходит автоматически за очень
малое время (менее 1 минуты).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2443