Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска обычно составляет 28 календарных дней. Продолжительность основного отпуска увеличивается до 31 календарного дня, если возраст сотрудника не превышает 18 лет (ст. 267 ТК РФ), до 30 календарных дней, если работник является инвалидом. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях (два рабочих дня за каждый месяц работы).
Наряду с ежегодным оплачиваемым отпуском, работник вправе воспользоваться отпуском без сохранения заработной платы. Такой отпуск предоставляется работнику по его письменному заявлению в связи с семейными обстоятельствами или иными уважительными причинами.
Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. Кроме того, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
- лицу, работающему по совместительству, если в это время он находился в отпуске по основному месту работы.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года (конкретного работника) в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по графику.
На период ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется средний заработок. Особенности порядка исчисления средней заработной платы для всех случаев определения ее размера, предусмотренных Трудовым кодексом, установлены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Общие правила заключаются в следующем.
1. Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда, применяемой в организации, независимо от источников этих выплат.
2. При любом режиме работы средняя зарплата работника исчисляется исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средний заработок.
Календарный месяц представляет собой период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно. В феврале календарный месяц продолжается с 1-го по 28-е (29-е) число включительно.
3. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев делением суммы начисленной зарплаты на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
В тех случаях, когда Трудовой кодекс РФ предусматривает предоставление работникам отпусков в рабочих днях, средний заработок определяют делением суммы начисленной зарплаты на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Такой же расчет делают и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.
В расчет среднего заработка не включают выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда. К ним отнесены, в частности, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие.
При расчете среднего заработка не учитываются не только соответствующие суммы, но и периоды времени, за которые они начислены. Таким образом, из расчета среднего заработка исключаются выплаты за те периоды времени, за которые работник уже получил оплату, рассчитанную из среднего заработка.
Если у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то средний заработок определяют исходя из установленного ему оклада (тарифной ставки).
Сохранен принцип учета начисленных премий пропорционально фактически отработанному времени:
1. Ежемесячные премии и вознаграждения, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются в полном размере, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
2. Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются полностью, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает длительность расчетного периода. В противном случае суммы учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
3. Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет независимо от времени начисления вознаграждения.
4. Годовые премии, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет среднего заработка, независимо от времени начисления вознаграждения. Однако они учитываются пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
При определении среднего заработка используется как средний дневной, так и средний часовой заработок.
Средний часовой заработок применяют для случаев сохранения среднего заработка работникам с суммированным учетом рабочего времени.
Если расчетный период отработан не полностью, тогда следует рассчитать количество календарных дней в неполном календарном месяце.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-шестидневной рабочей недели.
При прекращении (расторжении) трудового договора могут выплачиваться:
- оплата фактически отработанного в месяце увольнения времени;
- компенсация за неиспользованный отпуск;
- выходное пособие и другие компенсационные выплаты.
При увольнении работника выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска независимо от их продолжительности. Данная компенсация (как и другие суммы, причитающиеся работнику от работодателя) выплачивается работнику в день увольнения. Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск разъяснен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, действующих в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
В случае когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, а также занятым на сезонных работах, выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.
Количество календарных дней отпуска, приходящихся на один отработанный месяц, рассчитывается путем деления количества календарных дней отпуска, полагающегося работнику согласно трудовому договору (коллективному договору, соглашению) и действующему законодательству за рабочий год, на 12 (количество месяцев в году).
Например, если работнику положен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, то на один отработанный месяц приходится:
28 дн. : 12 мес. = 2,33 дн.
Компенсация за неиспользованный отпуск в любом случае включается в налоговую базу по НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск, независимо от случаев ее выплаты, облагается страховыми взносами, уплачиваемыми согласно Федеральному закону N 212-ФЗ.
Выходное пособие в размере среднего месячного заработка должно быть выплачено работнику при прекращении трудового договора по причине:
- ликвидации организации;
- сокращения численности или штата работников организации;
- прекращения трудового договора с работником в связи с нарушением установленных ТК РФ.
Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается при расторжении трудового договора в связи с:
- отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы;
- призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу);
- восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
- отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем;
- признанием работника полностью не способным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
- отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.
- с работником, занятым на сезонных работах.
Размер выходного пособия определяется путем умножения среднего дневного (часового) заработка на количество рабочих дней (часов) в соответствии с производственным календарем в месяце, следующем за днем увольнения.
Руководитель организации должен утвердить формы первичных учетных документов, которые будут составляться для отражения фактов хозяйственной жизни (сделок, событий, операций).
Разрабатывает такие формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухучета, - главный бухгалтер, руководитель департамента бухгалтерского учета или иной работник организации. Если ведение бухучета поручено сторонней организации, то обязанность по разработке лежит на ней.
Согласно Закону N 402-ФЗ организации не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом. При этом закон не лишает организации права на использование тех унифицированных форм, которые стали уже привычными.
Унифицированные формы первичных учетных документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Кроме того, в этот перечень можно включить унифицированную форму авансового отчета (форма N АО-1), которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Унифицированные формы документов для расчета сдельной оплаты труда Госкомстатом России не утверждены.
Первичные документы для сдельщиков. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления зарплаты применяют различные формы первичных документов:
- наряды на сдельную работу;
- табели-расчеты;
- ведомости учета выполненных работ;
- маршрутные карты;
- наряды-книжки;
- акты о приемке выполненных работ;
- нормированные задания повременщиков и др.
Расчет заработной платы как в рублях, так и в натуре осуществляется в расчетной ведомости (унифицированная форма N Т-51), а выдача продукции производится на основании ведомости выдачи заработной платы в натуральной форме. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому ее должен утвердить работодатель.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. N Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. N Т-1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Личная карточка работника (ф. N Т-2) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Штатное расписание (ф. N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. N Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по ф. N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
График отпусков (ф. N Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. N Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.
На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. N Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки.
Командировочное удостоверение (ф. N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. N Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. N Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. N Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
При выдаче подарков работникам оформляют приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) по форме N Т-11 (Т-11а) и ведомость на выдачу подарков работникам. Унифицированной формы такой ведомости нет.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. N Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. N Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма N Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. N Т-13 - только для учета использования рабочего времени.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. N 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. N Т-51) и платежные ведомости (ф. N Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.