Расходный кассовый ордер (приложение 2) составляется в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика», регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3) и передается кассиру для исполнения. При выдаче денег кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
Как показало исследование, в ООО «Книжный магазин «Анжелика» список лиц, которым разрешено выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, приказом по предприятию не утвержден. Однако все лица, получавшие деньги под отчет на хозяйственные нужды, являются работниками данного предприятия.
Расписка в получении денег на исследуемом предприятии делается получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера изучаемого предприятия.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир выполняет следующие действия:
а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, делает отметку от руки «Депонировано»;
б) составляет реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы на изучаемом предприятии заполняются четко и ясно шариковой ручкой. Необходимо отметить, что подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Приходные (приложение 1) и расходные кассовые ордера (приложение 2) или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.
Как уже отмечалось, приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3). Расходные кассовые ордера, оформленные на ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Все поступления и выдачи наличных денег на изучаемом предприятии учитываются в кассовой книге по форме КО-4 (приложение 4). Кассовая книга ведется в одном экземпляре, ее листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены круглой печатью ООО «Книжный магазин «Анжелика». Количество листов заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Записи ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера ООО «Книжный магазин «Анжелика». Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами, после чего в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.
После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных и расходных кассовых ордеров, т.е. заполнению информации бухгалтерского характера. Затем корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира и на его основании - в соответствующий учетный регистр (ведомость № 1 и журнал-ордер № 1). Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале - ордере № 1 (приложение 5) и ведомости № 1 (приложение 6) должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
На основании ведомости № 1 (приложение 5) в Главной книге за декабрь 2005 года по дебету счета 50 «Касса» записывается сумма 402692 руб. 75 коп. На основании журнала-ордера № 1 (приложение 5) по кредиту счета 50 «Касса» в Главной книге записывается сумма 402613 руб. 62 коп.
Остаток по счету 50 «Касса» на 1 сентября 2006 г. был 1235 руб. С учетом оборотов за октябрь 2006 г. по дебету (402693 руб.) и по кредиту (402613 руб.) остаток по счету 50 «Касса» на 1 октября 2006 г. в Главной книге составил 1315 руб. Этот остаток соответствует остатку на начало дня 1 октября 2006 г. в кассовой книге. Остаток по счету 50 «Касса» отражается в бухгалтерском балансе ф. № 1 во втором разделе актива «Оборотные активы» (приложение 3). На основании данных Главной книги, журнала-ордера № 1 и книги учета наличных денежных средств составляется Книга учета доходов и расходов.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. Поэтому далее в работе необходимо рассмотреть порядок документооборота денежных документов на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика».
К денежным документам относятся почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, путевки на лечение и отдых трудящихся, талоны на нефтепродукты, единые и проездные билеты и др. К денежным документам относятся также путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные). Все денежные документы имеют номинальную стоимость или цену приобретения.
Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому предприятие может разработать их самостоятельно. Но при этом нужно помнить, что в этих документах должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дата, когда он был составлен; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения и стоимость; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Схема документооборота по учету денежных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.3. Денежные документы хранятся в кассе, следит за их движением и сохранностью кассир. Учет поступления денежных документов и их списание оформляются выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. В конце дня кассир составляет отчет, в котором указывает, сколько и каких документов поступило и сколько - выбыло. Данные из этого отчета заносятся в книгу учета движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета. Отчет по поступившим и выбывшим документам составляется кассиром в кассовой книге один - два раза в месяц. Для этого в кассовой книге отводится определенная зона.
Рис. 2.3 Схема документооборота по учету денежных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика»
Синтетический учет денежных документов организуется бухгалтером в ведомости № 3 по дебету субсчета 50-1 «Денежные документы» и журнале - ордере № 3 по кредиту данного субсчета. По окончании отчетного периода производится взаимосверка остатков по ведомости № 3, журналу - ордеру № 3 и книге движения денежных документов.
Схема документооборота по учету денежных средств на расчетном счете ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.4.
Операции ООО «Книжный магазин «Анжелика» по расчетному счету осуществляются на основании его письменных распоряжений, оформляемых специальными банковскими документами: внесение наличных денег - по объявлениям о взносе, получение наличных денег с расчетного счета - по денежным чекам, перечисление денег - по платежным поручениям.
Рис. 2.4 Схема документооборота по учету денежных средств на расчетном счете ООО «Книжный магазин «Анжелика»
Платежное поручение выписывается на бланке установленной формы, содержащем все необ-ходимые реквизиты для совершения платежа:
номер, число, месяц, год его выписки;
- наименование плательщика, номер его счета в бан-ке, наименование и номер банка плательщика, ИНН и КПП плательщика;
наименование получателя средств, номер его счета в банке, наименование и номер банка получателя средств;
назначение платежа и сумма платежа (цифрами и прописью).
Расчетные документы принимаются банком к ис-полнению в течение операционного дня банка. В соот-ветствии со сложившейся практикой в большинстве банков операционный день устанавливается до 13 ч. Документы, принятые банком от клиентов в операци-онное время, проводятся им по балансу в этот же день.
Два раза в неделю банк представляет ООО «Книжный магазин «Анжелика» выписки с расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные изучаемым предприятием. Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено».
На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах на изучаемом предприятии проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетный счет», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы ООО «Книжный магазин «Анжелика» для контроля за движением денежных средств, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок производится в день их поступления.
Для отражения оборотов по дебету счета 51 «Расчетный счет» на изучаемом предприятии служит журнал-ордер №2 (приложение 7). Обороты по дебету этого счета контролируются ведомостью №2 (приложение 8). Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета. Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в ведомость итогами.
Обязательное условие для заполнения ведомости № 2 и журнала - ордера № 2 - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк ведомости №2 и журнала-ордера № 2 за каждый месяц должно быть равно количеству полученных за этот период выписок из банка, при этом суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51 «Расчетный счет».
2.3 Документооборот операций по учету наличия и движения основных средств и материальных запасов
Основными материально-производственными запасами в ООО «Книжный магазин «Анжелика» являются товары, поскольку это торговое предприятие. Схема документооборота операций по движению товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис. 2.5.
Оприходование полученных товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится на основании товарно-транспортной накладной унифицированной формы. Применяемая многими поставщиками ООО «Книжный магазин «Анжелика» товарная накладная служит приложением к товарно-транспортной накладной.