На исследуемом предприятии приемка товара осуществляется комиссией в составе кладовщика, водителя - экспедитора и бухгалтера. При этом составляется акт о приемке товаров по форме, аналогичной ТОРГ-1, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998 г. (приложение 9). В акте указывается дата приемки товара, состав комиссии, поставщик товара, дата и номер договора на поставку товара, номер и дата счета - фактуры, время прибытия товара, наименования, единицы измерения, цена товара и общая стоимость товара, состояние товара, имеются ли недостачи. Акт подписывают члены комиссии, один экземпляр остается у кладовщика, другой вместе со счетом - фактурой и накладной передается в бухгалтерию.
Рис. 2.5 Схема документооборота операций по движению товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика»
Поскольку товары получает материально ответственное лицо, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право на получение товара. Доверенности в ООО «Книжный магазин «Анжелика» регистрируются в Журнале учета выданных доверенностей.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре или в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации и представитель поставщика.
ООО «Книжный магазин «Анжелика» сталкивается с необходимостью закрепления товаров и прочих материальных ценностей на всех этапах их движения (хранение на складах и в кладовых, передача для продажи в торговые залы) за материально ответственными лицами, на которых действующим законодательством возлагается полная материальная ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей. Категории и перечень материально ответственных лиц были разработаны самостоятельно организацией на основании «Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией, могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства», утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 года № 447/24 (в редакции последующих изменений и дополнений).
К материально ответственным лицам ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно отнести товароведов, непосредственно обслуживающих материальные ценности; начальника склада, продавцы и экспедиторы.
С точки зрения разделения бухгалтерского и складского учета, для учета товаров на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется количественно - суммовой метод, который организуется:
в бухгалтерии - в оборотных ведомостях по материально-ответственным лицам (у кладовщика и у бригады продавцов) в количественном и стоимостном выражении;
на складе - в Журнале движения товаров на складе;
Учет товаров на складе ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведется сортовым способом по каждой партии книг в количественном выражении. Для учета поступления и движения товаров на складе ООО «Книжный магазин «Анжелика» товаровед на основании первичных приходных документов (товарных накладных) составляет Журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.
В ООО «Книжный магазин «Анжелика» с кладовщиком заключен индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Если выявляется недостача на складе по вине кладовщика, он возмещает ущерб в полном объеме.
Кладовщик по мере необходимости передает товар продавцам, при этом оформляется накладная на внутреннее перемещение товара по форме ТОРГ-13. Продавцы ведут карточки количественно - суммового учета по видам товаров. Товары, которые не были проданы в течение длительного срока, передаются продавцами кладовщику также по накладной на внутреннее перемещение товара. Накладные составляются в трех экземплярах: один остается у передающего лица, другой - у принявшего товар, а третий экземпляр передается в бухгалтерию. На основании накладных в бухгалтерии производятся записи в оборотных ведомостях по учету товаров на складе и у продавцов.
В ООО «Книжный магазин «Анжелика» заключены договора с продавцами о бригадной материальной ответственности. При этом все продавцы имеют свободный доступ ко всем товарам, находящимся в торговом зале, получают товары со склада, составляют отчет о движении товаров. В случае выявления недостачи по вине продавцов подлежащий возмещению ущерб распределяется между ними пропорционально размеру заработной платы и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба (в соответствии с договором).
Важным принципом учета товаров является составление материально-ответственным лицом отчетности об их наличии и движении, руководитель организации использует эту отчетность для контроля за действиями материально-ответственных лиц и управления товарными запасами. Сроки составления отчетности устанавливает руководитель организации.
В конце каждого месяца товаровед составляет «Ведомость по остаткам ТМЦ» за месяц и передает ее вместе с товарным отчетом в бухгалтерию. Ведомость составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр предоставляется в бухгалтерию, второй с распиской бухгалтера о приеме остается у материально-ответственного лица.
Первичные приходные документы (товарно-транспортные накладные) являются основанием для составления приходной части товарного отчета материально-ответственного лица. Отчет составляется материально-ответственным лицом за десять Дей и предоставляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем и главным бухгалтером.
В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, фамилия и инициалы материально ответственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам поставщика.
Каждая товарная накладная на поступивший товар (наименование поставщика товара, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, рассчитывается общая сумма оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.
Товарные отчеты (приложение 10) составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с приходными документами, подтверждающими поступление товаров (товарные накладные, приходный ордер), представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Получив документы со склада бухгалтер проверяет данные и составляет Ведомость реализации товаров.
Обобщая вышесказанное, документальный учет товаров как основного вида материальных запасов в ООО «Книжный магазин «Анжелика» организуется в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» (ПБУ 5/01).
Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» - торговое предприятиие, объем основных средств на предприятии невелик. Основные средства могут поступать в ООО «Книжный магазин «Анжелика» в результате приобретения за плату, безвозмездного поступления или поступления в качестве взноса в уставный капитал. Схема документооборота по учету основных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис. 2.6.
В ООО «Книжный магазин «Анжелика» разработан график документооборота в части учета основных средств (приложение 11). Для первичного учета основных средств на изучаемом предприятии используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03г.N 7.
Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках по ф. № ОС-6 (приложение 12). Инвентарная карточка открывается на каждый инвен-тарный объект. Ее заполне-ние производится на основе пер-вичной документации: актов приемки-передачи, технических паспортов и других документов. Заполненные карточки регистрируются в описи типовой формы, которая ведется бухгалтерией в одном экземпляре по классификационным группам объектов основных средств. В картотеке бухгалтерии инвентарные карточки располага-ются по месту нахождения объектов (склад, торговый зал), по видам (транспорт, здания, торговое оборудование и т.д.).
Рис. 2.6 Схема обработки учетной документации по основным средствам на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика»
Акт приемки-передачи вместе с технической документаци-ей передается в бухгалтерию ООО «Книжный магазин «Анжелика», подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем органи-зации. Бухгалтерия открывает инвентарные карточки или делает отметку о выбы-тии объекта в инвентарной карточке. Техническая до-кументация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентарной карточки передается в соответствующий отдел организации, а в бухгалтерии не хра-нится. В бухгалтерии ведутся оборотные ведомости по учету основных средств по их видам.
При приобретении основных средств за плату записи по субсчетам к счету 01 и счету 08 производятся в журнале - ордере 6. Записи по кредиту счета 01 производятся в журнале - ордере № 13. В конце каждого месяца обороты по указанным счетам переносятся из журналов - ордеров № 6 и № 13 в Главную Книгу.
2.4 Документооборот операций по учету расчетов
ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет следующие расчеты:
- с покупателями и заказчиками за проданные товары;
- с поставщиками товаров и подрядчиками;
- с персоналом по оплате труда;
- с подотчетными лицами.
Рассмотрим особенности документооборота по каждому из перечисленных разделов учета.
Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» является организацией розничной торговли, денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовых машин. В исполнение требований, установленных Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», при расчетах наличными денежными средствами за проданный товар как с физическими, так и с юридическими лицами, обязательно выдается кассовый чек. Все контрольно - кассовые машины зарегистрированы в налоговых органах, о чем имеется соответствующее свидетельство. Предприятие имеет договор с центром технического обслуживания и ремонта контрольно - кассовых машин.
Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.
Стоимость оплаченных и отпущенных покупателям товаров в ООО «Книжный магазин «Анжелика» списывается с материально ответственных лиц на основании товарного отчета по продажной стоимости, так как в соответствии с учетной политикой учет товаров ведется по продажным ценам.
Продавцы один раз в десять дней представляют в бухгалтерию товарные отчеты (приложение 10), в которых отражается стоимость проданных товаров. Бухгалтер сверяет стоимость проданных товаров, отраженную в товарном отчете, с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.
В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета указывается общая сумма расхода товаров за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров). Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, располагают в хронологическом порядке. Нумерация товарных отчетов является последовательной с начала и до конца года с первого номера.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами подбираются и переплетаются по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера ООО «Книжный магазин «Анжелика».
Данные товарных отчетов, поступающих от материально-ответственных лиц (продавцов) в бухгалтерию ООО «Книжный магазин «Анжелика» после обработки сверяются с данными бухгалтерского учета по синтетическому счету 41-2 «Товары в розничной торговле». Бухгалтер сверяет также стоимость проданных товаров, отраженную в товарном отчете, с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете (форма применяемого регистра приведена в таблице 2.2).