Реферат: Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

Таблица 2.2. Проверка обоснованности списания товаров с материально ответственных лиц и полноты оприходования выручки в кассу ООО «Книжный магазин «Анжелика»Руб.

В соответствии с Письмом Минэкономики РФ от 20.12.95 № 7-1026 «О методических рекомендациях по формированию и применению свободных цен и тарифов на продукцию, товары и услуги» розничные цены определяются торговой организацией самостоятельно в соответствии с конъюктурой рынка, качеством и потребительскими свойствами товаров исходя из свободной отпускной цены поставщика и торговой надбавки.

Величина торговой надбавки устанавливается в ООО «Книжный магазин «Анжелика» на таком условии, чтобы покрыть издержки обращения и обеспечить получение прибыли торгового предприятия. Торговая надбавка на товар представляет собой разницу между ценой поставщика и розничной ценой на товар. Поэтому необходим документ, увязывающий эти две цены.

Расчет розничной цены на данном предприятии составляется в реестре розничных цен. Порядок оформления реестров розничных цен рассмотрен в Письме Минэкономики РФ от 20.12.95 № 7-1026. Размер торговой наценки устанавливается на год. Реестр розничных цен составляется автоматически в бухгалтерской программе и подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Торговая наценка по поступившим товарам в ООО «Книжный магазин «Анжелика» отражается в журнале - ордере и ведомости по счету 42 «Торговая наценка».

При реализации и списании товара на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» сумма торговых наценок по реализованным товарам в соответствии с принятой учетной политикой исчисляется по среднему проценту. Расчет суммы торговой надбавки по товарам, реализованным ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведен в приложении 13. В конце месяца обороты по дебету субсчета 41 - 2 «Товары в розничной торговле» и кредиту счета 42 «Торговая наценка» переносятся в Главную книгу.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является значительной частью учетной работы в ООО «Книжный магазин «Анжелика», при этом данному разделу учета свойственны факторы риска по причине отсутствия многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки, сложности восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов, большой вероятности несвоевременного поступления подтверждающих документов и отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение операций.

Рис. 2.7. Схема документооборота операций по расчетам ООО «Книжный магазин «Анжелика» с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» организуется в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н. На рис. 2.7 показана схема документооборота операций по расчетам с поставщиками ООО «Книжный магазин «Анжелика».

Первичными документами по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками являются счета-фактуры (приложение 14), товарно-транспортные накладные, товарные накладные, акты о приемке товаров (приложение 9) и доверенности на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков.

Аналитический учет в ООО «Книжный магазин «Анжелика» организован по каждому поставщику и каждому расчетному документу в Журнала учета поступления товара. Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на одноименном счете 60. При этом составляется журнал-ордер № 6, обороты по дебету и кредиту счета 60 из которого ежемесячно переносятся в Главную книгу. В бухгалтерской отчетности ООО «Книжный магазин «Анжелика» расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в бухгалтерском балансе ф. № 1 в виде кредиторской задолженности.

Для документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяются первичные документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6.04.2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Схема документооборота операций по учету труда и заработной платы ООО «Книжный магазин «Анжелика» для наглядности отражена на рис. 2.8.

Для работников бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» первичные документы по учету труда и заработной платы подразделяются на следующие группы:

документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

Рис. 2.1. Схема документооборота операций по учету труда и заработной платы ООО «Книжный магазин «Анжелика»

документы о дополнительных выплатах в виде премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.)

прочие документы данного профиля.

По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени или по учету выработки и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и производит их счетную обработку. Если документ заполнен не полностью или с нарушениями требований, то к оплате он не принимается, а возвращается для внесения соответствующих поправок и изменений.

Рассмотрим состав первичных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика» о движении работников по службе. Для учета вновь принятых на работу применяется Приказ (распоряжение) о приеме на работу ф. N Т-1 (приложение 15). Экономист заполняет приказ о приеме на работу в одном экземпляре, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке. Руководитель ООО «Книжный магазин «Анжелика» дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указываются, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и продолжительность испытательного срока. Приказ подписывается руководителем ООО «Книжный магазин «Анжелика» и объявляется работнику под расписку. Согласие работника с условиями работы, результаты медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму проставляют на оборотной стороне приказа. Выписка из приказа передается в бухгалтерию, где открывается лицевой счет.

Далее ответственный за работу с кадрами заполняет на работника личную карточку ф. № Т-2 (приложение 16) в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

При оформлении увольнения работников составляется распоряжение о прекращении трудового договора (форма N Т-8).Он заполняется экономистом в двух экземплярах: один остается в личном деле, другой - передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации. На основании распоряжения бухгалтерия производит расчет с работником.

Рассмотрим состав первичных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика», подтверждающих право отрыва сотрудников от основной работы.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков (форма Т-7) на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6). Он заполняется в двух экземплярах. Один - остается в личном деле работника, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска ответственный за работу с кадрами делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты". Дополнительные выплаты в виде премий, вознаграждений, компенсаций и пособий на исследуемом предприятии оформляются распоряжениями руководителя.

Так как на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяется повременная система оплаты труда, необходимо ведение учета использования рабочего времени.

Использование рабочего времени фиксируется в табелях учета использования рабочего времени (форма N Т-13) путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.) которые вносятся на основании документов, оформленных надлежащим образом. Ответственными за заполнение табелей является и экономист (ведет учет рабочего времени основного, управленческого и обслуживающего персонала). Надлежащим образом оформленные табели, а также приказы руководителя о выплате надбавок, доплат и премий передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Расчет заработной платы производится по результатам учета фактически проработанного рабочего времени, доплат за сверхурочные работы, причитающихся премий и других выплат. При этом делаются записи в лицевом счете каждого работника, где также фиксируется содержание приказов.

Необходимо отметить, что лицевой счет работника занимает особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках ООО «Книжный магазин «Анжелика». Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником данных для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

Совокупность перечисленных первичных документов позволяет бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» проводить вычисления по оплате труда.

На исследуемом предприятии расчеты по заработной плате осуществляются по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, по данным расчетных ведомостей проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, базой для которых является фонд оплаты труда. Это, в первую очередь, страховые взносы на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии.

При расчетах с работником, уходящим в отпуск, используется распоряжение о предоставлении отпуска. Эти документы заполняются на основании лицевых счетов.

Аванс выдается по платежной ведомости (форма Т-53). На титульном листе этой формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета расчетов ООО «Книжный магазин «Анжелика» с персоналом по оплате труда ограничивается следующими журналами - ордерами:

Оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах - ордерах № 10 и № 10/1. В разделе 1 журнала - ордера № 10 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т.е. отнесенные в дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28 и в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В журнале - ордере 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 44 «Расходы на продажу», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.