Материал: Контроллинг логистических процессов. Елфимова И.Ф., Щеголева Т.В

Разделение функционала организации на процессы позволяет создать горизонтальную координацию в компании и дает возможность сотрудникам и отделам самостоятельно распоряжаться мощностями в рамках осуществления того процесса, в котором они задействованы, без обращения к вышестоящим должностям. Таким образом, все возникающие в ходе работы проблемы могут быть решены на начальной стадии, легко может быть выявлена точка, в которой произошел сбой, что будет положительно влиять на результат выполнения процесса.

Принципы процессного подхода. За все время развития процессного подхода сложились определенные принципы, которые постепенно стали использоваться в качестве правил по организации управления процессами внутри компании. Обратимся к некоторым публикациям на эту тему.

В книге М. Кане, Б. Иванова, В. Корешкова и А. Схиртладзе «Системы, методы и инструменты менеджмента качества» подробно акцентируется внимание на том, что в основе процессного управления лежит несколько особых принципов, которых необходимо придерживаться при применении процессного подхода в организации [12]. Они начали закладываться в основу процессного управления еще до того, как появился сам термин «процессный подход», зарождаясь еще в принципах организации производства, которые предложил Фредерик Тейлор в начале 20 века. Среди этих принципов многие авторы выделяют:

1. Принцип взаимосвязанности.

Данный принцип заключается в том, что в организации вся работа должна представлять собой некую сеть процессов. При этом вся деятельность, которая в себе содержит какой-то результат работы, становится процессом. Все процессы в компании обязательно взаимосвязаны в определенной структуре; это позволяет проследить движение продукта через цепочку процессов, легко обнаружить причину проблемы и т.д.

2. Принцип востребованности.

35

Принцип востребованности подразумевает, что у каждого процесса в организации должна быть своя цель. В соответствии с целью процессы должны приносить определенные результаты, а также иметь своих потребителей – внутренних или внешних.

3. Принцип документирования.

В целях стандартизации процессов и получения информации для их совершенствования или изменения вся деятельность в компании должна быть задокументирована.

4. Принцип контроля.

Каждый процесс имеет начало и конец, определяющие границы процесса; в рамках этих границ должны быть определены некоторые показатели, которые характеризуют результаты этого процесса.

5. Принцип ответственности.

Этот принцип заключается в том, что за один процесс ответственным должен быть только один человек. При этом в выполнении процесса может быть задействовано любое число сотрудников.

Репин В.В. в своей книге «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» выделил дополнительные принципы процессного подхода, которые актуальны в особенности для коммерческих организаций: ориентация на удовлетворение потребителей, системный подход, управление сквозными процессами, четкие границы, измеримость, поддержание стабильности и воспроизводимости процессов и непрерывное совершенствование [23].

Частично эти принципы совпадают с общепризнанными, однако этот список вносит дополнительные важные параметры, которые необходимо учитывать при внедрении процессного подхода.

Структура процесса. Сам процесс имеет четко выраженную структуру из нескольких элементов, без уч та которых внедрение процессного подхода на предприятии невозможно. На рис. 2.1. представлена схема элементов процесса.

36

Поставщики ресурсов

Рис. 2.1. Схема взаимодействия элементов процесса

Итак, среди элементов процесса можно выделить вход, материалы, владельца, поставщиков, потребителей, выход и показатели. Рассмотрим подробнее каждый из элементов.

Входами процесса называются те объекты, которые должны быть в ходе процесса изменены и приведены в результат. Туда могут входить как материальные ресурсы, так и нематериальные. Например, входами процесса могут быть документы, сырье, дополнительная информация, занятые работники или денежные потоки.

Материалы, или ресурсы – это необходимые для выполнения процесса объекты. Ими могу быть те же объекты, что и входы, однако существенным отличием ресурсов от входов является то, что они не изменяются в течение процесса.

37

Владелец процесса – это тот человек, который назначен «руководителем», отвечающим за исходный результат того или иного процесса. Другими словами, им может быть как глава одного из ключевых департаментов организации, вовлеченных в осуществление процесса, так и просто ответственный за результат сотрудник. Владелец является одним из важнейших элементов процессного подхода; он обязательно должен быть у каждого процесса, и отвечать за процесс может только один владелец. У этого есть большое количество плюсов, среди которых наличие ч ткой взаимосвязи процессов и их результатов, а также простота выявления ошибок при их возникновении.

Поставщики в процессном подходе обеспечивают все входы процесса и его ресурсы; при этом поставщики могут быть как внешние (реальные поставщики материалов, инвесторы и т.д.), так и внутренние (сотрудники, подразделения и т.п.). Важно отметить, что если у процесса не существует поставщиков, то он не сможет существовать и достигать результатов.

Потребители – те, кто заинтересован в получении результатов процесса. Как и поставщики, потребители могут быть внешними и внутренними. К внешним могут относиться клиенты компании, покупатели и т.д., к внутренним – другие подразделения той же организации. Также при отсутствии потребителей процесс можно считать невостребованным.

Показатели процесса также являются важнейшей частью процессного подхода. Их вводят для контроля над процессом; показатели представляют собой информацию о работе процесса, достигнутых результатах, статистике и т.п. На основании показателей процесса руководители могут принимать решения относительно процессов, а также совершенствовать их.

Наконец, выход процесса – это результат, которым заканчивается процесс. Он может быть как материальным (продукция, предмет, документ), так и может быть представлен в виде услуги или какой-либо информации.

Применение процессного подхода имеет свои преимущества, которые были выделены как многими исследователя-

38

ми, так и руководителями предприятий. Среди главных плюсов можно назвать:

–прозрачность (разграничиваются все цели процессов, отслеживаются все действия, ресурсы и персонал);

–оптимизация бизнес-процессов (сокращается количество функций, выполняемых подразделениями, уменьшается время, потраченное на взаимодействие отделов);

–улучшение контроля над процессами;

–уменьшение количества ошибок работников;

–усиление организации (может выражаться как в поиске сильных сторон бизнеса с помощью показателей процессов, так

ивыявление возможностей для дальнейшего развития);

–увеличение привлекательности компании (как в глазах клиентов, так и для инвесторов).

Таким образом, подводя итог изучению понятия процессного подхода и его влиянию на систему контроля в организации, можно сказать, что данный подход действительно можно назвать одним из наиболее эффективным для применения компаниями на современном рынке.

2.2. Понятие и виды бизнес-процессов

Бизнес-процесс внутри организации является ключевым объектом процессного управления. В литературе выделяется большое количество различных определений понятия «бизнеспроцесс». А. Варзунов определяет бизнес-процесс как систему описанных миссией компании видов деятельности, имеющих собственные цели и определенную последовательность, которые позволяют превращать входы в выходы при помощи ресурсов. А. Громов предложил такое определение бизнеспроцесса: логически структурированные действия, выполняющиеся в определенном порядке, направленные на достижение поставленных организацией целей. Иное определение также можно встретить в работах В. Ефимова, где говорится о том, что бизнес-процесс – это абсолютно любые действия, выпол-

39