Эти ошибки составляют 1% от общего объема. Не всегда на предприятиях коды проставляются разборчиво, что затрудняет считывание данных операторами видеотерминалов на этапе ввода УБ в ЭВМ. В цифровой части УБ имеется 5% ошибок. Этих ошибок могло бы и не быть, если в форме УБ имелось бы субполе «контрольная сумма», позволяющая применить программные методы контроля путем суммирования реквизитов-оснований и последующего сравнения полученной суммы с контрольной суммой. Данная программа могла бы освободить от необходимости сплошного визуального контроля каждого УБ.
Недостаточный уровень контроля на предшествующих этапах обработки обусловил 14,6% дефектов, в том числе по полноте 11,8%, по достоверности 0,2%. Качество обработки снижается также по причине отсутствия технологических карт, в которых содержатся, в частности, схемы контроля правильности данных, время обработки и другие параметры технологии.
Содержание причины «неисправность клавиатуры» рассмотрена выше. Причина «нерегулярность инструктажа по контролю качества» объясняет 0,8% дефектов, допущенных на этапах выдачи УБ предприятиями и индексаторами. Недостаточность профессионального опыта операторов ввода обусловила 0,2% ошибок. Большинство операторов ввода данных в основном молодые люди и сравнительно недавно закончили курс профессионального обучения. С целью подсчета частоты факторов-причин, обусловивших появление дефектов, были получены по указанной программе данные частотности причин. Поскольку массивы А и В имели модификации по видам дефектов, то в соответствии с кодами дефектов были получены также частотности дефектов.
Самой значительной проблемой по объему дефектов является «невнимательность контролеров (операторов) ввода» (22,9%). Если ошибки достоверности составили здесь 20%, то дефекты полноты только 2,9%. Фактор-причины «недостаточная технологическая дисциплина» составляет 12,6% и наблюдается на всех этапах обработки, по всем видам дефектов. Больше половины здесь составили дефекты своевременности (6,6%), причем 4,1% за счет несвоевременного кодирования и выдачи УБ от этапа индексирования (кодирования) на этап ввода документов в ЭВМ для дальнейшей обработки. Недостаточный уровень диспетчеризации технологического процесса обусловил 1,9% дефектов из-за запаздывания передачи УБ от индексаторов на следующий этап. Отсутствие системы управления качеством обусловило 9,1% дефектов, при этом 6,0% по полноте, 2,7% по своевременности и 0,4% по достоверности. Недостаточное знание применяемых в технологии классификаторов составило 0,2% дефектов и относится к полноте, так как в данном случае кодировщики этапа индексирования затруднялись в идентификации кодируемых признаков.
Довольно значительный объем дефектов (9,3%) объясняется недостаточным уровнем форм материального стимулирования труда по всем этапам обработки. Сотрудники, занятые в технологии, не имеют нормативной базы поощрения за качество труда, например, по показателям своевременности, полноты, достоверности обрабатываемой документации. Вторым по объему дефектов (21,6%) является фактор-причина «недостаточный уровень прямоточности технологического процесса». При этом основной объем (21,0%) дефектов падает на своевременность, то есть запаздывание в выдаче УБ от этапа индексирования на этап ввода в ЭВМ. В силу сложившихся обстоятельств функции кодирования были поручены сотрудникам, которые не всегда и не везде могли обеспечить кодирование УБ с необходимым качеством.
Общий объем дефектов, связанный с несвоевременностью представления УБ составляет 37,9%. Второе место по объему дефектов занимают факторы-причины по полноте - 32,2% и третье - 29,9% факторы-причины, связанные с достоверностью.
Если классифицировать факторы-причины по содержательному признаку, то можно условно выделить класс документационно-информационных факторов. Сюда можно отнести факторы-причины, имеющие коды 108, 110, 202. Затем можно выделить класс технологических факторов - 204, 231, 308, 311, 336. К организационным факторам можно отнести факторы - 304, 306, 307, 312, 318, 333. Разумеется, подобная классификация условна, так как на практике каждый фактор одного класса может пересекаться с факторами других классов.
Особое внимание следует обратить на фактор-причину «отсутствие системы управления качеством». По существу управление таким сложным объектом как ИС требует включения и активного использования всего комплекса факторов, воздействующих на качество. Традиционная диспетчеризация технологии и автономные схемы контроля по отдельным этапам с позиций современных требований к качеству должного эффекта не дают.
По существу большинство рассмотренных факторов (таблица 4.17) прямо или косвенно относятся к системе управления качеством и являются ее элементами. Поэтому каждая из мер, направленная на нейтрализацию негативных факторов и достижение положительного эффекта в общем комплексе работ по улучшению качества ИС целесообразно идентифицировать как логический этап разработки и реализации управляющих воздействий системы управления на качество ИС. В связи с этим, одной из важных задач в улучшении качества обработки данных следует признать устранение отрицательного влияния факторов документационно-информационного, технологического и организационного характера.
С целью обеспечения достоверности информационной части документов, обрабатываемых в ИС, целесообразна разработка программы балансового контроля кодового столбца УБ, что в определенной мере освободит технологию от необходимости сплошного визуального контроля УБ на этапе их ввода в ЭВМ. Весьма кстати в данном случае представляется возможность применения функциональной программы автоматического индексирования признаков УБ, что позволит отказаться от довольно критического и трудоемкого этапа технологии, как кодирование УБ. Реализация подобной модели в определенной мере может нейтрализовать факторы 108, 110, 204, 308, 311, 318, 336 (таблица 4.17). В документационном отношении форму УБ следует доработать, как в содержательном, так и в формальном отношениях. Доработку целесообразно проводить с учетом обеспечения возможности применения в обработке УБ программ контроля достоверности и полноты данных. При этом следует учитывать необходимость и возможность управления технологическим процессом со стороны КС УКИС.
В технологическом отношении следует обеспечить реализацию принципа прямоточности и централизации обработки УБ. В этом плане целесообразно передать функцию кодирования от ИВЦ на подведомственные предприятия. Поскольку предприятия как никто лучше представляют содержание собственной документации, то априори можно предположить, что качество индексирования будет лучше, если в адрес предприятий направить соответствующие классификаторы и инструкции по индексированию документов.
С целью нейтрализации факторов, отрицательно воздействующих на полноту, необходимо усилить контроль за правильностью заполнения УБ на предприятия, как по достоверности, так и по своевременности. Кроме того, конкретные требования по каждому из этапов технологии необходимо оформить в виде рабочих инструкций для соответствующих категорий исполнителей, а также разработать технологические карты.
В организационном отношении необходимо усилить внимательность, например, операторов ввода УБ, контроль за технологической дисциплиной, четкость взаимодействия участков, участвующих в технологии обработки документов. С этой целью необходимо регулярно проводить инструктаж и разбор ситуаций, снижающих качество работы. Для снятия психомоторного напряжения операторов в группе ввода документов в ЭВМ в рамках рабочей смены составить и реализовать график труда и отдыха с обязательными паузами «разгрузки» - производственная гимнастика, отдых от дисплея и другое. Отдел технического обеспечения комплекса ЭВМ должен устранить сбои в работе аппаратных средств, в частности, клавиатуры и устранить тем самым соответствующие дефекты по достоверности.
Одним из эффективных методов улучшения качества обработки документации следует признать внедрение прогрессивных форм материального и морального стимулирования труда на основе достигнутых показателей качества. Целесообразно, например, операторов ввода данных в ЭВМ перевести с повременной на повременно-сдельную оплату труда, то есть поставить уровень зарплаты в зависимость от уровня качества результатов работы. Такие формы стимулирования являются эффективными и для других участков технологического процесса ИС.
Периодичность оценки качества работы исполнителя, этапов в отдельности и ИС в целом следует принять не менее одного раза в квартал перед подведением итогов работы. В рамках технологического контроля сбор сведений по этапам технологии обработки УБ можно проводить по мере необходимости - 1-2 раза в месяц. В общем случае периодичность сбора зависит от состояния работ по качеству на том или ином участке технологии. В подобных случаях объем выборок может быть уменьшен до 30-50 документов по каждой выборке. Это обеспечит достаточно эффективную оценку и систематический контроль за состоянием технологического процесса и вместе с тем не повлечет принципиальных трудозатрат. Накопленная таким образом статистика оценок будет способствовать, в конечном итоге, объективности, достоверности значений показателей качества. При разработке перспективных планов оргтехмероприятий по улучшению качества ИС и кардинальной модернизации технологии может появиться необходимость в более глубокой оценке и привлечении выборок соответствующего объема.
Действенность плана оргтехмероприятий по улучшению качества зависит во многом от того, насколько полно выявлены факторы, влияющие на тот или иной параметр качества технологии. План должен учитывать документационно-информационные, технологические, организационные и другие факторы. Критерием значимости того или иного фактора, их ранжирование, целесообразно принимать степень влияния фактора на уровень качества технологии, например, относительный уровень производительности, себестоимости, абсолютную и относительную меры дефектов и др.
Оценку эффективности программных и алгоритмических средств можно выполнить в качественном и количественном аспектах. В аспекте качества данный алгоритм существенно расширяет функциональные возможности методических средств программного контроля входных документов сравнительно широкого класса - документы табличной структуры с цифровым наполнением. Кроме того, алгоритм обладает функцией вычисления и восстановления достоверности значений показателей путем замены соответствующего ошибочного значения. По сравнению с существующими средствами контроля рассматриваемая программа обнаруживает такие ошибки, которые в принципе не могли быть обнаружены средствами традиционных программ входной диагностики документов, например, перестановки значений показателей по строкам. Кроме того, возможность автоматического исправления ошибок обеспечивает восстановление пропущенных значений в строке или графе. Все это в конечном итоге повышает уровень качества технологического процесса, снижает трудоемкость на таких трудных участках технологии, как ввод и корректировка первичных документов. Снижение трудоемкости обеспечивает реализацию требований, предъявляемых к информационной технологии - перевод ручных операций на ЭВМ, улучшение устойчивости технологии, улучшение показателей качества ИС и др.
При рассмотрении количественных параметров оценки эффективности программы необходимо отметить следующее. Эксперименты показали, что общее время работы программы, как с включением программы в СПД, так и без включения, одинаково и составило 2 минуты на обработку 20 отчетов (таблица 4.11). Однако время работы процессора ЭВМ по реализации операций входного контроля отчетов не равнозначно относительно указанных вариантов контроля. Так, например, время работы процессора с включением программы в СПД по данным протокола ввода и контроля документов составило 38,02 сек. Процессорное время контроля без применения рассматриваемой программы (только средствами СПД) составило 44,98 сек. Таким образом, применение программы сократило время работы процессора на 6.96 сек., то есть на 15,5 %. Вместе с тем, взаимодействуя с СПД, программа освобождает от необходимости объемной распечатки диагностики ошибок. В любом случае посредством рассматриваемой программы на принтер выдаются более краткие и вместе с тем более информативные сообщения об адресе, исправлении и модификации ошибок. Так, например, распечатка диагностики ошибок по протоколу ввода и контроля 20 отчетов при условии включения рассматриваемой программы в СПД заняла 8 листов бумаги формата 207х210 мм. Распечатка диагностики указанных отчетов без включения программы, то есть только средствами СПД, заняла 14 листов бумаги указанного формата. Таким образом, применение программы уменьшает расход бумаги при выполнении этапа ввода и контроля документации ориентировочно до 40%.
По результатам работы ИВЦ среднее время корректировки одной ошибки на технологическом уровне средствами СПД составляет около 5 минут. С учетом машинного времени и времени на передачу протоколов ввода из машинного зала на корректировку и других видов подготовительно-заключительного времени среднее время на корректировку одной ошибки составляет около 6 мин. Для обеспечения работы программы необходимо выполнить подсчет контрольных сумм по строкам отчета. Опытным путем установлено, что среднее время подсчета контрольной суммы по строке составляет 0,5 мин. Количество строк в отчете в среднем равно 10. Отсюда трудоемкость подсчета контрольных сумм составляет по отдельному документу около 5,0 мин. Таким образом, на основании вышеизложенного представляется целесообразным и во временном отношении применение рассматриваемой программы в структуре СПД. При условии невозможности подсчета контрольных сумм, например, в форме документа не предусмотрено специальных полей, то можно в роли контрольных сумм на этапе эксперимента использовать показатели типа «всего» и (или) «итого», что вообще устраняет необходимость подсчета контрольных сумм по строкам. Но в этом случае автоматическое исправление может быть реализовано только по субполю матрицы отчета.