тории страны неравномерно. Наиболее развитыми городами с точки зрения количества организаторов подобных мероприятий считаются Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Новосибирск. В них сосредоточены крупнейшие компании-организаторы: ЗАО «Экспоцентр», ОАО «ВДНХ»,
ООО «ЭкоЦентр «Сокольники», ЗАО «ЭкспоФорум» (оператор выставочного комплекса «Ленэкспо»), ООО «ВО «Рестэк», ЗАО «Нижегородская ярмарка», ООО «Сибирь Экспоцентр» и др. [2].
Ключевой проблемой многих организаторов выставочно-ярмарочных мероприятий сегодня по-прежнему остаётся проблема отсутствия современных конгессно-выставочных комплексов либо отсутствие специализированных помещений вовсе. Во многих регионах России выставки (ярмарки) проводятся на территории спортивных комплексов, конференц-залов. Например, в г. Хабаровске таковыми площадками выступают лёгкоатлетический манеж стадиона им. В.И. Ленина, спортивно-зрелищный комплекс «Платинум Арена». Отсутствие надлежащей материально-технической базы для проведения выставочно-ярмарочных мероприятий накладывает свои ограничения на спектр оказываемых организаторами услуг, а также на выставочный календарь мероприятий. Как правило, в Хабаровске выставки (ярмарки) проводятся в тот период, когда спортсмены начинают тренироваться на открытом воздухе (с мая по конец октября), а также в предновогоднюю декаду. Отвечающие требованиям современности конгрессно-выставочные комплексы функционируют в Москве и Санкт-Петербурге.
По данным на июль 2014 г. [2], в России функционируют 38 выставоч- но-ярмарочных комплексов, общая закрытая выставочная площадь которых составляет около 800 тыс. кв. м. Большая часть выставочных площадей располагается в Москве (62 %) и Санкт-Петербурге (11 %), на долю остальных регионов страны приходится всего 27 %.
Помимо проблем, связанных с инфраструктурой выставочно-ярмарочной деятельности нашей страны, можно выделить отсутствие системы подготовки специалистов с высшим образованием для организации выставок (ярмарок). Разработка федерального государственного образовательного стандарта высшего образования для профиля «специалист по выставочной деятельности» и отбор образовательных организаций высшего образования, которые будут го-
101
товить соответствующих выпускников, начаты только с 2015 года. До сегодняшнего момента образование в сфере выставочно-ярмарочной деятельности осуществлялось только в форме переподготовки.
2.Официальное объявление о проведении с указанием целей, тематики,
сроков работы и подачи заявок.
3.Приём заявок на участие.
Например, ООО «Хабаровская международная ярмарка» заканчивает приём заявок за два месяца до начала работы выставки (ярмарки).
Поиск экспонентов – одна из сложнейших задач, ставящихся на этапе подготовки выставки (ярмарки). Сегодня многие компании-организаторы с целью более эффективного управления взаимоотношениями с клиентамиэкспонентами внедряют в свою деятельность современные компьютерные CRM-системы. Так, выставочная компания «Экспо-Волга» (г. Самара) собственными силами разработала подобную систему. Функциональными возможностями внедрённой CRM-системы являются: ведение единой базы данных клиентов, планирование контактов с потенциальными потребителями, ведение истории взаимоотношений с клиентами, её анализ, поддержка документооборота [78].
4. Формирование структуры органов управления подготовкой и про-
ведением выставки (ярмарки).
Основные органы управления выставкой (ярмаркой) с указанием ключевых функций представлены в таблице 5.
Таблица 5 – Функции органов управления выставкой (ярмаркой) [54]
Орган управления |
Функции |
|
|
Организационный ко- |
– утверждает тематику |
митет |
– утверждает список организаций-участников |
|
– рассматривает и утверждает экспозиционный план |
|
– разрабатывает, утверждает и контролирует исполнение плана подготовки |
|
и проведения |
|
– утверждает регламент работы, процедуры официального открытия и за- |
|
крытия, проведения мероприятий (презентаций, конференций, симпозиу- |
|
мов) |
|
– подводит итоги |
|
|
Научно-технический |
– участвует в разработке тематического плана и отборе экспонентов |
центр |
– анализирует современные достижения в науке и технике и обеспечивает |
|
их высокий научный уровень |
|
|
102
|
– консультирование участников по отбору экспонатов для демонстрации |
|
– проведение научных мероприятий в рамках выставки (ярмарки) |
|
|
Коммерческий центр |
– обеспечивает условия для проведения коммерческих переговоров |
|
– собирает информацию о заключённых на выставке (ярмарке) сделках |
|
– привлекает представителей деловых кругов к посещению и участию |
|
– руководит рекламным отделом |
|
|
Рекламный отдел |
– организует освещение предстоящей выставки (ярмарки) в СМИ |
|
– разрабатывает и издаёт рекламные буклеты, листовки, плакаты и органи- |
|
зует их рассылку и расклейку |
|
– разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы |
|
– организует передачи во внутри выставочной сети; обеспечивает освеще- |
|
ние работы выставки (ярмарки) в СМИ |
|
– организует рекламные мероприятия по заявкам экспонентов |
|
– рассылает рекламные материалы потенциальным заказчикам |
|
|
Пресс-центр |
– организует пресс-конференции |
|
– аккредитует журналистов |
|
– подготавливает пресс-релизы |
|
– оказывает помощь аккредитованным журналистам в сборе материалов, |
|
проводит репортажи и интервью с участниками |
|
|
5.Проведение подготовительных организационно-технических мероприятий:
– распределение выставочных площадей между экспонентами;
– внесение предоплаты за участие;
– разработка транспортных инструкций (схем завоза экспонатов).
6.Монтаж экспозиции, который должен быть произведён не позднее чем за двое суток до начала работы выставки (ярмарки).
7.Торжественное открытие и официальный осмотр.
8.Открытие выставки (ярмарки) для посетителей. Как правило, это происходит на следующий день после торжественного открытия. Первую половину дня многие выставки (ярмарки) открыты для представителей деловых кругов, вторую – для широкой публики.
9.Обеспечение рабочей программы выставки (ярмарки).
10.Официальное закрытие.
11.Демонтаж выставочной экспозиции.
12.Проведение оргкомитетом итогов с точки зрения достижения по-
ставленных целей.
Процесс планирования участия компании в выставке (ярмарке) со-
стоит из трёх основных этапов:
– подготовительного;
– работы на выставке (ярмарке);
103
– послевыставочного (послеярмарочного).
Подготовительный этап – самый длительный, в ходе него компания определяет цели участия в выставке (ярмарке), осуществляет выбор выставки (ярмарки), оформляет необходимые документы, разрабатывает смету затрат, производит отбор экспонатов и персонала для работы, оформляет стенд, готовит коммуникационные материалы. Подготовку к выставке (ярмарке) следует начинать не менее чем за 2,5–3 месяца до её начала.
Цели участия компании в выставке (ярмарке) можно разделить на две группы – стратегические и тактические.
Первая группа целей определяет стратегию и политику участия в выставке (ярмарке). Таковыми целями могут быть, например:
–продемонстрировать специалистам продукцию, технологии и проинформировать общественность о потенциальных возможностях компании;
–воздействовать на создание или поддержание положительного имиджа;
–установить новые или углубить прежние контакты с покупателями;
–найти торговых посредников и т.д.
Тактические цели определяют линию поведения компании на выставке (ярмарке), как правило, они выражаются как качественными, так и количественными показателями, например:
–посетить конкретное число стендов компаний-конкурентов;
–выявить среди посетителей определённое число потенциальных потребителей и провести переговоры;
–оповестить об участии в выставке через конкретное число радио- и телепрограмм;
–провести в ходе выставки (ярмарки) мероприятия по стимулированию сбыта на определённую сумму рублей и т.д.
Выбор выставки (ярмарки) следует осуществлять, анализируя предложения по ряду критериев:
–соответствие целям участия. Важно оценить тип выставки (ярмарки), время её существования, общую площадь экспозиции и др.;
–сроки проведения. Необходимо отследить, чтобы выбранные даты не приходились на праздничные дни, в этот период не проводились городские (региональные) мероприятия, а также более крупные выставки (ярмарки);
104
–место проведения. Оценивается престижность места проведения, удалённость от центра города;
–характеристики экспонентов и посетителей выставки (ярмарки).
Рассматривается участие в прошедших выставках (ярмарках) лидеров рынка, конкурентов компании, их посещение руководителями города, региона, чиновниками, иностранными делегациями;
–отзывы. Анализируются материалы СМИ и отзывы экспонентов по итогам предыдущих выставок (ярмарок);
–стоимость участия. Сравнению подлежит стоимость квадратного метра выставочной площади;
–имидж компании-организатора.
В современных условиях выбор выставки (ярмарки) может быть осуществлён с помощью статистических данных, публикуемых Российским союзом выставок и ярмарок (РСВЯ) в ежегодном статистическом обзоре (распространяется только на платной основе) и ежегодном статистическом обзоре «Выставки, прошедшие аудит» (доступен на бесплатной основе, размещается на сайте РСВЯ). Данные издания содержат информацию об отдельных выставках, проводимых в нашей стране в течение последнего года членами РСВЯ, о составе экспонентов, количестве посетителей и пр.
Участие компании в выставке (ярмарке) сопряжено со значительными расходами. Например, в г. Хабаровске только стоимость аренды выставочного стенда на весь период работы выставки (ярмарки), в зависимости от его площади, варьируется от 36 тыс. руб. до 156 тыс. рублей. Примерная структура затрат на участие компании в выставке (ярмарке) представлена на рисунке 3.
Размер затрат на участие в выставке (ярмарке) во многом зависит от формы участия – самостоятельного или коллективного. При самостоятельном участии компания использует индивидуальный стенд, принимает на себя все организационные расходы, что приводит к росту затрат. Коллективное участие (например, за рубежом от имени страны или региона), как правило, дотируется государственными органами и даёт возможность компаниям поделить необходимые расходы.
105