Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Используется по отношению к человеческим, финансовым, материальным ресурсам.
- Текущий контроль (промежуточный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы.
- Заключительный контроль. Его функция состоит в том, что дает руководству информацию, необходимую для коррекции планирования. Он способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность
Координация
Это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т. д.
Таким образом, менеджмент в здравоохранении дает возможность рационально руководить органами и учреждениями здравоохранения, перейти к рыночным условиям функционирования учреждений здравоохранения.
Многолетние наблюдения за деятельностью медицинских организаций дают возможность утверждать, что жизнедеятельность любой руководимой системы проходит определенные стадии. Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых в определенной последовательности. Последовательность действий, приводящих к цели, называют алгоритмом управления.
Разные авторы к этому процессу подходят по-разному. Одни в управленческий цикл включают:
выработку и принятие решений,
организацию, регуляцию и корректировку,
отчет и контроль.
Другие считают, что этот цикл состоит из:
прогнозирования,
планирования,
сбора и анализа информации,
подготовки и принятия решения,
организации,
корректировки и координации,
контроля и оценки результатов управленческих действий.
Японцы предлагают свою формулу: «планируй - выполняй – проверяй - влияй». Специфика такого подхода состоит из организации циклического управления ресурсами (персоналом, информационным обеспечением, запасами и др.), процессами (сбытом, материально-техническим снабжением, производством и пр.) и достигнутыми результатами (прибылью, затратами, производительностью и др.).
Мы предлагает технологию управления в системе здравоохранения представить в виде следующих операций (этапов):
1-й этап. Определение цели и задач медицинской организации.
Смысл управления состоит в достижении целей через преодоление проблем. При этом проблема рассматривается как препятствие в достижении цели, противоречие желаемого и действительного. Поэтому важным является сбор необходимой информации, выявление и определение проблем. Выделение, ранжирование проблем, выделение среди них приоритетных позволяет сформулировать важнейшие задачи, от решения которых зависит достижение поставленной цели, и правильно распределить ресурсы здравоохранения.
2-й этап. Определение путей достижения выбранной цели и задач.
Среди них – обоснование возможных вариантов управленческих решений на основе глубокого анализа собранной информации, подбор и расстановка кадров, повышение их квалификации, овладение персоналом новыми методами диагностики, лечения, реабилитации больных, новыми технологическими технологиями, новыми способами управления состоянием здоровья обслуживаемого населения, новыми методами профилактики заболеваний. Проведение широкой компьютеризации лечебно-диагностического процесса.
Наряду с этим, может совершенствоваться сама управленческая структура, методы, техника управления; проводиться автоматизация системы управления и автоматизация обработки управленческой информации, разрабатываться система контроля достижения поставленной цели и задач.
Важным на этом этапе является также установление текущих сроков достижения поставленной цели и задач, выбор показателей деятельности медицинской организации, уровня качества и эффективности. Все это должно быть оформлено документально в виде распоряжений, инструкций и т.п.
3-й этап. Реализация планов достижения поставленной цели и задач.
Для этого этапа характерным является определение способов экономического и морального стимулирования для достижения поставленной цели и задач. Внедряются методы текущего контроля. Мобилизуются все физические и духовные силы коллектива для выполнения поставленной цели и задач.
4-й этап. Обратная связь.
Этот этап необходим для изучения вопроса и оценки эффективности и корректировка результатов. Важно установить, что дало реальное выполнение поставленной цели и задач для обслуживаемого населения, для показателей деятельности медицинской организации, ее уровня качества и эффективности, для самих членов коллектива, улучшение качества жизни и качества работы каждого работника. оценка эффективности и корректировка результатов
Например, на стратегическом уровне управления здравоохранением (уровень государства) принято решение о введении в стране всеобщей диспансеризации населения. Были разработаны соответствующие приказы, инструкции, программы, которые дошли до оперативного уровня, т.е. к конкретному ЛПУ. Аппарат управления ЛПУ в лице главного врача и круга лиц, которые будут вместе с ним выполнять задание, должны сформулировать задачи, от решения которых зависит достижение поставленной цели, и правильно распределить ресурсы здравоохранения. В первую очередь, необходимо подготовиться к выполнению всеобщей диспансеризации. У субъектов управления есть необходимость четкого определения того, чего нет в медицинской организации для решения поставленной задачи: профессиональных кадров, структурных подразделений, материально-технических ресурсов и т.д.
Для этого должны быть созданы условия для реализации принятых управленческих решений, обеспечение необходимых для этого финансовых, материально-технических, информационных и других ресурсов. Например, провести персональный учет каждого жителя, проживающего на каждом территориальном участке, определить очередность прохождения медицинского осмотра, обязательного и индивидуального объема обследований, завести соответствующие документы для внесения данных медосмотра, продумать графики работы врачей и пр.
врачей, среднего и младшего медперсонала для реализации поставленной цели и задач. Для этого продумывают вопросы их поощрения, премирования.
Контроль за ходом подготовки к проведению диспансеризации всего населения, проживающего на территории обслуживания ЛПУ, позволяет осуществлять обратную связь, завершает цикл управления. Текущий контроль обеспечивает корректировку решений и их реализацию в соответствии с ситуацией.
На основании этого изучения могут быть приняты новые управленческие решения, т.е. начинаются новые циклы управления объекта в новых ситуациях:
- проведение медицинского осмотра всего населения, закрепленного за ЛПУ и распределение их по группам здоровья;
- определение характера и частоты динамического наблюдения за каждым жителем;
- оценка эффективности диспансеризации.
Эту последовательность действий можно связать с главными функциями управления – планированием, организацией, руководством и контролем.
Планирование включает сбор, хранение, обработку, анализ информации (первая часть управленческого цикла), разработку альтернативных решений, выбор и принятие оптимального решения (вторая часть управленческого цикла).
Особое внимание при планировании уделяют системному и ситуационному подходу и экономическому анализу. Современное планирование принято называть программно-целевым, так как в его основе должны быть целевая программа, конкретные обоснованные мероприятия, обеспечивающие достижение поставленной цели с минимальными издержками.
Организация - создание условий для реализации принятых управленческих решений, выполнения планов и программ, обеспечение необходимых для этого финансовых, материально-технических, информационных и других ресурсов.
Руководство – создание у людей, выполняющих управленческие решения, мотивов для их реализации. На этом этапе применяют организационно-распорядительные методы (приказы, рекомендации, указания, разрешения, санкционирование), экономические методы (премирование, различные формы хозрасчета), социально-психологические методы (поощрение, наказание, формирование общественного мнения и т.д.).
Контроль позволяет осуществлять обратную связь, завершает цикл управления, текущий контроль обеспечивает корректировку решений и их реализацию в соответствии с ситуацией.
Функции «планирование» и «контроль» связаны с информацией, ее сбором, хранением, обработкой, анализом.
Информация считается важнейшим ресурсом управления, а в условиях рыночной экономики она становится дорогим товаром. В управлении информацию используют для системного и ситуационного анализа, разработки и принятия управленческих решений, текущего и заключительного контроля и обратной связи. К информации предъявляют определенные требования: адекватность, достоверность, своевременность, достаточность, целенаправленность. Автоматизация информационной деятельности уменьшает риск принятия необоснованных управленческих решений, связанных с дефектами информации, а также увеличивает возможности своевременной коррекции процесса управления.
Сбор, хранение, обработку и анализ данных возможно и целесообразно автоматизировать, т.е. использовать автоматизированные системы управления (АСУ), электронно-вычислительные машины (ЭВМ), компьютерные системы, которые существуют на базе информатики. На базе персональных ЭВМ, объединенных в компьютерные сети, создаются «автоматизированные рабочие места» (АРМ) для большинства специалистов системы здравоохранения.
Первая стадия управленческого цикла обеспечена специальной наукой – информатикой, в которую и входят такие системы, как АСУ, ЭВМ, компьютерные системы.
Кроме этого, управление здравоохранением пользуется в своей деятельности данными областного информационно-аналитического центра, который выдает необходимую информацию для аппарата управления о состоянии амбулаторно-поликлинической, стационарной, специализированной, скорой и неотложной помощи, состоянии здоровья населения и другую информацию, которая необходима для эффективной деятельности аппарата управления области.
На уровне областных, городских, центральных районных ЛПУ существуют организационно-методические отделы, кабинеты или группы медицинской статистики, которые обеспечивают необходимой информацией руководителей учреждений. В свою очередь названные структурные единицы получают ежедневную, еженедельную, ежемесячную, поквартальную, полугодичную, 9-ти месячную и годовую информацию для управления учреждением.
Движение информации и сроки ее определяются в соответствующем приказе руководителя, где четко оговорено, когда, кто и как эту информацию дает.
Вся информация должна быть достоверной, в полном объеме, четкой, своевременной.
Ни у кого не возникает сомнений, что управление – процесс творческий. Он идет с помощью принятия менеджерских управленческих решений. Эти решения представляют собой организационный механизм заранее продуманного, спрогнозированного, многостороннего, т.е. планомерного и комплексного смягчения негативных факторов внешней и внутренней среды с использованием многообразных положительных факторов, влияющих на жизнеобеспечение организации. В основном, менеджерские решения в здравоохранении носят не коммерческий характер: т.е. не планируется получение прибыли.
Для современного управления характерны децентрализация и сосредоточение большей ответственности на низких уровнях управления, прежде всего на рабочих местах. В связи с этим знание основ технологии управления становится необходимым не только для профессиональных менеджеров, но и для рядовых сотрудников.
Но ответственность за принятие реализации управленческих решений все же несет руководитель.
Управление не может быть установлено раз и навсегда. Управление – это достаточно чуткий инструмент, который зависит от целого ряда внешних причин, в том числе и от вида управления. А оно может быть оперативным (быстрым), ситуационным и стратегическим.