Застосування комп’ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Досвід комп’ютеризації бухгалтерського обліку підприємств дозволяє виділити дві передумови характерні для організації комп’ютеризованого обліку:
1. Наявність грошових коштів для інвестицій у створення та експлуатацію інформаційної системи.
. Зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем [2].
Бухгалтерський облік в ТОВ «Бурат-Агро» є автоматизованим і ведеться за допомогою програми «1С: Бухгалтерія 8.0», яка має істотні переваги:
− «1С: Бухгалтерія 8.0» полегшує роботу бухгалтера, автоматизуючи самі трудомісткі і рутинні процеси;
− спрощує підготовку бухгалтерської та податковою звітності;
− забезпечує прозорий і зрозумілий облік згідно із законодавством і потребами реального бізнесу.
Відмінності між журнально-ордерною і автоматизованою обліковими формами полягають у послідовності виконання операцій і збереження даних. Найбільша кількість помилок в обліку при «паперовій» формі виникає на етапі перенесення даних з одного первинного документа до іншого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Застосування автоматизованого обліку дозволяє повністю позбутися помилок такого типу.
При автоматизованій формі процес ведення вхідної інформації проводиться тільки один раз і частково контролюється програмним забезпеченням, решта процесів - складання реєстрів, звітності тощо - проводиться автоматично. Тим більше, що програмне забезпечення дозволяє перевірити повноту, правильність заповнення реєстрів відповідно до нормативних актів, швидко виявити помилку і вказати способи її виправлення.
Таким чином, підвищується достовірність та оперативність інформації. Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі [9].
Також важливою рисою інформаційної системи обліку є можливість формувати велику кількість звітів, розрахунків, проводити економічний, фінансовий аналіз діяльності підприємства. Вартість і витрачений час на складання зазначених форм незначна, що дає змогу повністю задовольнити інформацією різноманітного характеру управлінський персонал, скласти прогнозні розрахунки для прийняття ефективних рішень.
При формуванні первинних даних по банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології обробки даних як і по касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів [20].
Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків. Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються.
Одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі [21].
Грошові кошти є обмеженим ресурсом, і успіх підприємства багато в чому визначається здатністю їх раціонально розподіляти і використовувати. Для цього потрібно мати можливість отримати інформацію про їх залишки, джерела, напрями використання [68].
Автоматизована форма обліку рівня «1С: Бухгалтерія 8.0» в ТОВ «Бурат-Агро» на ділянці обліку руху коштів і розрахунків дозволяє отримати:
− оперативні дані про потік коштів;
− інформацію про матеріальний потік, пов’язаний із фінансовим потоком, і навпаки;
− зведену інформацію для аналізу за минулі періоди стандартними засобами;
− зменшити витрати часу і праці на підтримку стандартного документообігу.
Все це, своєю чергою, дозволяє управляти фінансовим потоком (рухом коштів) і вийти на рівень балансування комерційних, виробничих і фінансових цілей підприємства з меншими технічними зусиллями з боку персоналу [40].
Розглянемо організацію бухгалтерського обліку на цій ділянці в конфігурації «1С: Бухгалтерія 8.0».
У довіднику «Рахунки нашої фірми» зберігають інформацію про всі банківські рахунки i каси організації. Довідник використовують як для редагування документів, так i для аналітичного обліку на рахунках бухгалтерського обліку 30 «Каса» і 31 «Рахунки в банках» (додаток К).
Дворівнева реалізація довідника дає змогу створити в ньому групи для розрахункових банківських рахунків у гривнях, банківських рахунків у валюті i готівкових рахунків. Для банківських рахунків у гривнях i валюті потрібно задати прапорець «Безготівковий рахунок», а також банківські реквізити [72].
Господарські операції, пов’язані з банком і розрахунковими рахунками, в «1С: Бухгалтерія 8.0» подані документами, зібраними в меню «Головне меню» - «Банк і каса».
У конфігурації порядок реєстрації надходження і списання коштів, операції реєструються під час проведення документів «Платіжне доручення вхідне», «Платіжне доручення вихідне» (а також «Платіжний ордер вхідний», «Платіжний ордер вихідний»). У конфігурації «Банківська виписка» є обробкою, що збирає всі форми, які належать до конкретного банківського рахунка.
У конфігурації платіжне доручення від платіжного ордера відрізняється тим, що останній не має друкованої форми, ним оформляють платежі, що здійснюються банком згідно з наявними договорами тощо, послуги, розрахунково-касове обслуговування та інше.
Платіж оформляється в два етапи. На першому оформляється сам документ на оплату податку. Вводимо новий документ «Платіжне доручення» і програма автоматично підставляє номер документа і дату, основний розрахунковий рахунок, обчислює новий номер платіжного доручення для цього рахунка.
Екранна форма документа змінюється залежно від вибраної операції. Якщо платіж належить до розрахунків з контрагентами, з’являється таблична частина, в якій вказується замовлення, що оплачується, ПДВ, вид податкової діяльності і т.д. Оскільки сплачується податок, вибираємо казначейський рахунок, на який він надходить. Аналогічно створюється платіжне доручення в іноземних валютах яке наведено в додатку Л.
Для зручності заповнення призначення платежу можна скористатися кнопкою «Заповнити». При цьому автоматично підставляється інформація, введена при заповненні до форми рахунка з короткою назвою «Податок на прибуток», - бюджетний код платежу і зміст, який підставлятиметься у платіжне доручення. Кодовий рядок для бюджетного платежу буде виведений на закладці «Друк». Залишиться доповнити її відповідно до вимог банку і одержувача [40].
Кнопка «Друк» дозволяє сформувати і роздрукувати у потрібній кількості примірників форму платіжного доручення. Кнопка «Записати» потрібна для збереження в базі неоплачених документів, прапорець «Оплачено» ставиться після отримання із банку виписки, що підтверджує проходження платежу. Дати формування доручення та його оплати можуть відрізнятися. Документ можна заповнити, скориставшись механізмом «введення на підставі» за документами «Надходження товарів і послуг», «Надходження додаткових витрат», «Звіт комітента про продажі», «Повернення товарів від покупця» (додаток Ж.1).
Аналогічно заповнюються вхідні платіжні доручення. В екранній формі цих документів ставиться вхідний номер вихідних документів і дата (заповнюються за випискою банку). Крім того, вхідні платіжні доручення можна заповнити на підставі документів «Рахунок на оплату покупцеві», «Звіт комісіонера», «Реалізація товарів і послуг» і т.д.
Факт руху грошей по розрахунковому рахунку в типовій конфігурації відображається документом «Банківська виписка». При внесенні змін у конфігурацію цього документа, можна здійснювати контроль за оплатою оформлених замовлень. Для цього в документі «Банківська виписка» створюється додатковий стовпчик, у якій поруч із замовником готової продукції підприємства відображається номер замовлення, по якому пройшла оплата. Банківська виписка ТОВ «Бурат-Агро» наведений в додатку Ж.2.
Після отримання з банку виписки за розрахунковим рахунком за день платежі реєструють у програмі. Для групової реєстрації відомостей використовується обробка «Виписка банку», що вводиться датою паперового документа.
Документ вводиться для кожного розрахункового рахунку окремо. Кожен рядок табличної частини відповідає одному платіжному дорученню. За допомогою кнопки «Заповнити» у виписку підставляються платіжні доручення за вказану дату. А наявні несплачені, ті, що сплачені за даними виписки, зазначаються прапорцем. Сюди ж додають документи, проведені згідно з випискою (паперовим документом), відомості про які ще не реєструвалися в базі. Виписку проводять. Всі платіжні доручення отримують статус «Оплачено». Сформовані проведення пов’язуються лише зі своїм документом «Платіжне доручення». Документ також використовується для перевірки раніше зареєстрованих виписок [40].
Для ведення обліку операцій купівлі іноземної валюти використовується документ «Купівля валюти», який містить інформацію про суму придбаної валюти, суму витрачених коштів в національній валюті, курси валюти, суму витрат, пов’язаних з придбанням валюти, суму обов’язкових платежів, пов’язаних з операцією придбання валюти. Документ не має друкованої форми, формує проведення, пов’язані з одержанням валюти за рахунок коштів в національній валюті, попередньо переведених на спеціальний рахунок.
Для ведення обліку операцій продажу іноземної валюти використовується документ «Продаж валюти», який містить інформацію про суму проданої валюти, суму одержаних коштів в національній валюті, курси валюти, суму витрат і суму обов’язкових платежів, пов’язаних з продажем валюти. Документ не має друкованої форми, формує проведення, пов’язані з одержанням коштів в національній валюті за рахунок валютних коштів, попередньо переведених на спеціальний рахунок [22].
Особливістю відображення в обліку операцій з купівлі-продажу іноземної валюти є необхідність попереднього списання коштів на спеціальний рахунок з використанням документа «Банківська виписка».
Для переоцінки валютних активів підприємства використовується документ «Переоцінка валюти», який має регламентний характер, не має друкованої форми, може бути проведений на дату виконання переоцінки валютних активів підприємства, формує проведення за автоматично розрахованими сумами курсових різниць по кожному об’єкту валютних активів. Проведення відображаються за сумами в національній валюті по рахунках обліку валютних активів підприємства, його доходів та витрат.
Перед реєстрацією даного документа слід внести інформацію про поточний курс всіх іноземних валют, за якими на підприємстві є валютні активи, до довідника «Валюти». При веденні обліку операцій в іноземні валюті слід постійно контролювати зміст періодичного реквізиту «Курс» довідника «Валюти», оскільки явно поточний курс іноземної валюти в більшості документів не зазначається [40].
Бухгалтерський облік ведеться на рахунках 3-го класу «Кошти, розрахунки та інші активи». Для обліку безготівкових коштів у національній валюті та їх руху використовуються субрахунки 311 «Поточні рахунки в національній валюті» та 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті».
Це активні бухгалтерські рахунки, у дебеті яких відображують будь-які надходження грошей на розрахунковий рахунок, а у кредиті - перерахуваннят і виплати готівки з розрахункового рахунку. Дебетове сальдо відображує залишок грошових коштів на розрахунковому рахунку на даний момент часу. Кредитового сальдо по рахунку 311, як і по будь-якому активному рахунку, бути не може.
Операції по рахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті» відображують на підставі перевірених виписок банку і грошових документів, прикладених до них. Якщо в виписках банку виявляються операції, помилково проведені по розрахунковому рахунку підприємства, то вони відображуються на рахунку 311 відповідно у дебеті або кредиті в кореспонденції з рахунком 374 «Розрахунки за претензіями».
Про помилки письмово сповіщають установу банку і вимагають їх виправлення. Помилки, допущені в операціях по розрахунковому або інших рахунках в банку, необхідно вчасно виявити і слідкувати за їх обов’язковим і точним виправленням установою банку. Не виявленні або не виправлені помилки тягнуть за собою збитки підприємства [79].
На рахунку 311«Поточні рахунки в національній валюті» залишок на кожний даний момент часу має відповідати залишку грошей, зафіксованому у виписці банку по розрахунковому рахунку підприємства [23].
Періодично (як правило кожного дня) банк видає власникам рахунків виписки з рахунку з копіями розрахункових документів. Виписка обов’язково подається на перше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюється, чи всі записи належать до підприємств-власників рахунку.
Виписка є основою для записів у реєстрах операцій на розрахунковому рахунку. Записи банку і підприємства мають бути ідентичними, але потрібно урахувати, що рахунок 311 підприємства є активним, а для банку розрахункові рахунки підприємств - є пасивними рахунками. Тому в дебеті у виписці банку буде показана сума коштів, що списана з розрахункового рахунку, а в кредиті - зарахована на нього, відповідно сальдо у виписці буде по кредиту рахунку.
Сальдо розрахункового рахунку завжди повинно бути оданковим як в обліку банку, так і підприємства [45].
Аналітичний облік на рахунку 311 здійснюється за виписками банку, і тільки за наявності на підприємстві розрахункових субрахунків відкривають окремі аналітичні рахунки для обліку операцій по розрахунковому рахунку і кожному розрахунковому субрахунку. За необхідності деталізація кожного аналітичного рахунку здійснюється за виписками банку.
Так як виписка банку замінює реєстр аналітичного обліку по розрахунковому рахунку, тому вона обов’язково повинна містити дату, номер документу, короткий зміст операції і суми записів по дебету і кредиту, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.
Аналітичний облік на цих рахунках організований за допомогою субконто «Банківські рахунки» і «Статті руху грошових коштів».
Звернемося до Методичних рекомендацій щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку № 356 від 29.12.2000 р. Вони присвячені застосуванню журнально-ордерної системи, проте, крім форми, також містять збалансовані вимоги щодо аналітичного подання облікової інформації.
Інформація про наявність і рух коштів і грошових документів у касах, на розрахункових, поточних та інших рахунках у банках узагальнюється на підставі грошових документів у хронологічному порядку окремо за кожною валютою [36].
Таким чином обліковується рух коштів за різними рахунками підприємства окремо, що забезпечує перше субконто.
Другий аналітичний розріз отримують на підставі субконто «Статті руху грошових коштів». З погляду звітності НП(С)БО 1 «Звіт про рух грошових коштів» передбачає розподілення потоку коштів за видами діяльності - операційною, інвестиційною і фінансовою [44].
Облік починається зі встановлення відомостей про банківські рахунки своєї організації. Відомості про банківські рахунки знаходяться в меню «Підприємство - Організації». В екранній формі вибраної організації у полі «Основний банківський рахунок» потрібно вказати банківський рахунок, який підставлятиметься в банківські документи за умовчанням. Зі списку можна вибрати і встановити інший рахунок за допомогою кнопки вибору в поле або кнопки «Перейти». До списку можна додати відомості про інші рахунки підприємства (клавішею INS або кнопкою). Відомості про банк, в якому відкрито рахунок, додають із довідника «Банки».