Рахунки контрагентів встановлюються аналогічно. Список контрагентів знаходиться в меню «Основна діяльність - Довідники Контрагенти».
У формі елемента довідника «Контрагент» на закладці «Рахунки і Договори» в розділі «Банківські рахунки» встановлюється необхідна інформація. Основний банківський рахунок виділяють кнопкою «Основний» в екранній формі. Основний рахунок (підставляється в документи за умовчанням) буде виділений жирним шрифтом [35].
Дані про залишки коштів на рахунках у розрізі окремих грошових документів у хронологічному порядку подає звітна картка рахунка (Аналіз руху коштів). На закладці «Налаштування» можна задати відбір даних щодо конкретного рахунка організації. «Картка рахунку» 31 представлена у додатку М.
Зведені дані про рух коштів за банківськими рахунками подає звіт «Аналіз субконто». Але важливіші дані про джерела і напрями руху коштів можна отримати у разі належної організації другого субконто, аналогічно аналізуючи субконто «Статті руху грошових коштів». Аналіз рахунку 311 представлений в додатку Н.
Для забезпечення керівництва підприємства належними обсягами інформації щодо стану розрахунків підприємства та поточної наявності грошових коштів слід скористатися такими звітами:
. Cтандартні звіти призначені для аналізу бухгалтерських підсумків та руху коштів по рахунках в цілому по підприємству. Зазначені звіти знаходяться в пункті головного меню «Звіти» і поділяються на звіти з бухгалтерського обліку та звіти за податковим обліком.
Найбільш застосовувані звіти цієї групи:
− оборотно-сальдова відомість;
− оборотно-сальдова відомість по рахунку;
− аналіз рахунку;
− картка рахунку;
− шахова відомість;
− звіт по проводках;
− головна книга (додаток И).
Звіти використовують синтетичні та аналітичні дані бухгалтерського обліку. При формуванні стандартного звіту «1С: Бухгалтерія 8.0» вибирає з відповідного журналу проводок тільки ті проводки, які відносяться до вибраної організації та до вибраного періоду часу.
При відкритті будь-якого стандартного звіту «1С: Бухгалтерія 8.0» підставляє вихідні дані за замовчуванням: вибирається організація, яка встановлена в якості основної (меню «Підприємство» - «Організації»), в якості періоду часу - період часу, останній раз використовувався для формування звіту.
Оборотно-сальдова відомість є одним з найбільш часто використовуваних звітів в бухгалтерській практиці. Звіт «Оборотно-сальдова відомість» формується у вигляді таблиці, по кожному рядку якого виведена інформація, що відноситься до певного рахунку бухгалтерського обліку. Рахунки впорядковані в порядку зростання номерів.
Для кожного рахунку бухгалтерського обліку в таблиці показані суми залишків на початок і на кінець періоду (дебетового і кредитового) та суми оборотів по дебету і кредиту за встановлений період.
Звіт надає користувачеві кілька варіантів розшифровки. Якщо двічі клацнути мишею по рядку із записом рахунки, то «1С: Бухгалтерія 8.0» виведе на екран комп’ютера список для вибору одного з декількох інших звітів, які вона може сформувати для обраного рахунку. Командна панель звіту надає різні можливості для його налаштування.
Зокрема, можна встановити або скасувати висновок субрахунків, субконто, валютних сум (за рахунками, для яких встановлено ознаку ведення валютного обліку), висновок розгорнутого сальдо. Причому ознака виведення розгорнутого сальдо можна встановлювати як для звіту в цілому, так і для окремих рахунків.
Шахова відомість містить табличне представлення оборотів між рахунками за вибраний період часу. Рядки таблиці відповідають дебету рахунків, стовпці - кредиту. У осередку (клітці) сформованого звіту на перетині рахунків дебету і кредиту виводиться оборот між ними за обраний період: оборот з дебету рахунку, зазначеного ліворуч, в кредит рахунку, зазначеного зверху.
Якщо двічі клацнути мишею по такій комірці, то «1С: Бухгалтерія 8.0» виведе поверх сформованого звіту «Шахова відомість» розшифровку - «Звіт по проведеннях», який міститиме проведення з відповідною кореспонденцією рахунків. Для початкового формування даного звіту слід скористатися меню «Звіти» - «Шахова відомість». Для податкового обліку аналогічний звіт не передбачений.
Оборотно-сальдова відомість по рахунку показує початкові і кінцеві залишки, а також обороти за період для обраного рахунку. Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, можна отримати залишки і обороти роздільно по об’єктах аналітичного обліку (субконто). Якщо вибраний рахунок містить субрахунки, то звіт можна сформувати з деталізацією по субрахунках.
У налаштуваннях звіту можна встановити ознака виведення розгорнутого сальдо для обраного рахунку, у нашому випалку це рахунок 31 «Рахунки в банках». При цьому розгорнуте сальдо розраховується для кожного рівня угруповання і по рахунку в цілому. Якщо ознака виведення розгорнутого сальдо встановлений, то в рядку «Разом розгорнуте» виводиться розгорнуте сальдо по рахунку 31, а в рядку «Разом» - згорнута сальдо.
По складу виведеної інформації звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 31» нагадує фрагмент звіту «Оборотно-сальдова відомість».
Для початкового формування даного звіту можна скористатися меню «Звіти» - «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 31». Крім того, звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 31» можна сформувати наступною послідовністю дій: заздалегідь сформувати звіт «Оборотно-сальдова відомість», в його формі двічі клацнути мишею на рядку потрібного рахунку і в списку вибрати назву звіту «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 31» (додаток П).
Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» - «Оборотно-сальдова відомість по рахунку (податковий облік)».
. Cпеціалізовані звіти. Вони орієнтовані на відображення інформації за певними розділами (ділянках обліку). Викликають зазначені звіти з тих же пунктів головного меню, де знаходяться відповідні документи («Банк», «Каса», «Купівля», «Продаж»).
Наприклад, із коштами - касова книга, визначення поточної суми заборгованості підприємства перед бюджетом та органами соціального страхування і пенсійним фондом - «Зведення відрахувань в фонди».
. Pегламентовані звіти («Баланс», «Звіт про рух грошових коштів»). Форми встановлені нормативними правовими актами і дані звіти призначені для зовнішніх користувачів звітної інформації (Податкова інспекція, Органи статистики, Казначейство, Пенсійний фонд і т.д.).
Регламентовані звіти викликають з пункту головного меню «Звіти» - «Регламентовані звіти».
Перед побудовою будь-якого звіту по закінченні звітного періоду користувач повинен вказати період розрахунку підсумків. Для цього в пункті головного меню «Операції» обирають команду «Управління підсумками». У діалозі «Управління підсумками» у графі «Встановити по» необхідно вказати останню дату звітного періоду, за який проводиться побудова звітів. Далі в правій нижній частині вікна натискають кнопку «Виконати», потім кнопку «Закрити».
З погляду звітності НП(С)БО 1 «Звіт про рух грошових коштів» передбачає розподілення потоку коштів за видами діяльності - операційною, інвестиційною і фінансовою ( додаток А.3, Б.3, В.3 ).
Перед побудовою звітів рекомендується перевірити наявність помилок в інформаційній базі. Спеціальна обробка програми дозволяє виявити наступного роду помилки:
− невідповідність сальдо за рахунком використовуваному типом рахунки по відношенню до балансу;
− некоректне складання бухгалтерської проводки;
− відсутність закриття рахунків, які підлягають такому закриття після закінчення звітного періоду;
− відсутність вказівки кількостей або валютної суми по рахунках з ознакою кількісного і валютного обліку [28].
Для виклику обробки в пункті головного меню «Операції» - «Регламентні операції» - «Аналіз стану бухгалтерського обліку».
При застосуванні загальної системи оподаткування також проводиться порівняльний аналіз даних бухгалтерського та податкового обліку. Це дозволяє виявити постійні та тимчасові різниці, відкладені податкові активи і зобов’язання, відобразити їх відповідно до вимог П(C)БО 17 «Облік розрахунків з податку на прибуток». У програмі в пункті головного меню «Операції» - «Регламентні операції» - «Зіставлення даних бухгалтерського та податкового обліку» [47].
Незважаючи на значне число стандартних і спеціалізованих звітів, загальні правила побудови та аналізу їх приблизно однакові. Після виклику діалогового вікна побудови звіту бухгалтер задає загальні параметри побудови даного звіту: період побудови; назва організації; рахунок або субрахунок, за якими будують звіт.
Після вказівки загальних параметрів можна задати додаткові параметри, зазвичай відповідають потребам користувача в плані звітної інформації. Завдання додаткових аналізів проводиться натисненням кнопки «Налаштування».
Незалежно від звіту при встановленні додаткових параметрів використовують вкладки: загальне; деталізація; відбір. Після встановлення всіх параметрів, натискають кнопку «Сформувати».
Унікальною властивістю звітів програми «1С: Бухгалтерія 8.0» є деталізація звітів (розшифровка яких даних поточного звіту шляхом побудови додаткових звітів). При цьому додаткові звіти можуть бути також деталізовані. У будь-якому випадку, кінцевим пунктом деталізації є конкретна операція, введена вручну або способом типової операції, або документ.
Для задоволення додаткових інформаційних потреб керівництва підприємства слід використовувати додаткові звіти, розроблені відповідно до потреб керівництва підприємства [67].
Отже, для отримання результатної (звітної) інформації в інформаційній системі «1С: Бухгалтерія 8.0» використовуються об’єкти, які називаються «Звіти» та «Оброблення».
Назви «Звіти» та «Оброблення» відображують два типи задач, які розв’язуються в системі. До першого типу належать задачі, при розв’язуванні яких формується різноманітна звітність: бухгалтерська, фінансова, податкова, статистична тощо.
До другого - задачі, пов’язані з виконанням різноманітних дій з інформацією (наприклад, вилучення з системи застарілих даних, імпорт інформації із однієї системи в інші). Характер виконуваних у такому разі дій відображає назву об’єкта. Наприклад, «Оброблення» - це задача, в результаті розв’язування якої інформація, що зберігається в системі, змінюється [43].
Згідно з визначенням П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», комп’ютерна програма в бухгалтерському обліку визнаютєся нематеріальним активом за умови, якщо воно використовується протягом періоду, який перевищує один рік (один операційний цикл) [58].
Отже, практичне ознайомлення допомогло мені дізнатися про різноманітні можливостях програми «1С: Бухгалтерія 8.0», зокрема й банківських операціях, видах документів, засобах їх оформлення і заповнення. У «1С: Бухгалтерія 8.0» реалізований облік руху безготівкових коштів.
Місця зберігання безготівкових коштів підприємства - розрахункові рахунки банках, які відбиваються у інформаційній базі як елементи списку банківських рахунків підприємства.
Програма «1С: Бухгалтерія 8.0» варта бухгалтерів, проте дозволяє: зробити ефективнішою роботу як бухгалтерії, так й інших. Керівник має можливість регулярного аналізу та контролю фінансової інформації, завдяки прозорості обліку всіх його етапах. У цьому програма дає можливість обмеження доступу до даних відповідно до посадовими обов’язками співробітників. Використання такої можливості сприяє збереженню комерційної таємниці.
З іншого боку програма завжди актуальна, бо за зміні законодавства і методологію обліку випускаються відновлення конфігурації, які безплатно поширюються серед зареєстрованих користувачів. Режим відновлення дозволяє завантажити нові можливості без втрати запроваджених користувачем даних.
«1С: Бухгалтерія 8.0» є готовим рішенням, що дозволяє вести облік без додаткових доробок і настройок. У цьому система адаптована до будь-яких особливостям обліку на конкретному підприємстві.
Більшість операцій, що здійснюються на підприємстві, пов’язані з рухом грошових коштів, проведенням розрахунків між підприємствами. Особливо це стосується готівки, яка має здатність швидко обертатись, у зв’язку з чим ступінь ризику розкрадань є дуже високим. Тому аудит і ревізія операцій з рухом коштів, інших активів та стану розрахунків є дуже важливими.
Згідно МСА 200 «Мета та загальні принципи аудиторської перевірки фінансових звітів», метою аудиту є встановлення об’єктивної істини щодо достовірності, об’єктивності, правдивості й законності відображення в бухгалтерському обліку й фінансовій звітності господарських операцій і донесення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів інформації.
Метою аудиту операцій з коштами, та стану розрахунків є встановлення достовірності даних відносно наявності та руху грошових коштів, повноти і своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку грошових коштів і розрахунків у відповідності до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб’єкта [77].
При проведенні аудиту операцій з коштами, станом розрахунків та інших активів сформульовані такі завдання:
– перевірка стану збереження готівки в касі;
– дотримання правил обліку грошових коштів та їх витрачання;
– вивчення законності і доцільності проведення операцій з грошовими коштами та грошовими документами;
– своєчасності і повноти оприбуткування та витрачання грошових коштів;
– перевірка законності відкриття підприємством рахунків у банку, своєчасності одержання і обробки виписок банку по всіх відкритих рахунках; стану грошових коштів на рахунках на день аудиту або ревізії за даними виписок банку і за балансом підприємства; чи не допускались зловживання при проведенні розрахунків через банк з метою привласнення коштів;
– перевірка правильності документального оформлення операцій з коштами, розрахунками та іншими активами та відображення цих операцій в обліку і звітності;
– оцінка стану синтетичного та аналітичного обліку коштів, розрахунків та інших активів на підприємстві, яке перевіряється; якості відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку, облікових регістрах та звітності;
– перевірка дотримання підприємством податкового законодавства по операціях, пов’язаних із рухом грошових коштів розрахунками з різними дебіторами;
– перевірка: наявності, своєчасності і правильності укладання договорів;
– аналіз динаміки заборгованості та виявлення простроченої і безнадійної заборгованості;
– перевірка дотримання розрахункової та платіжної дисципліни, порівняння сум дебіторської та кредиторської заборгованостей в балансі на відповідну дату в Головній книзі.
Крім перевірки системи бухгалтерського обліку та підтвердження реальності і достовірності фінансової звітності, як зовнішні, так і внутрішні аудитори виконують різного роду послуги. Це, зокрема, аналіз системи обліку і внутрішнього контролю, консультації з питань менеджменту, маркетингу й оподаткування, розробка проектів управлінських рішень, проведення оперативного, ретроспективного і стратегічного аналізу, розробка фінансових прогнозів, аналіз фінансового стану та ін [12].