Материал: Организация взаиморасчетов при продаже авиаперевозок

Учет выручки авиакомпании от продажи авиаперевозок агентствами

Учет полноты перечисления выручки от продажи осуществляется на основании агентских отчетов о продаже, отчетов о расходовании бланков строгой отчетности (БСО) и информации бланкового склада авиакомпании.

Учет выручки от продажи авиаперевозок может производиться отдельно по продаже на территории РК и за рубежом (включая СНГ).

Продажа на территории РК

Агенты авиакомпании по продаже перечисляют выручку и отчитываются перед авиакомпанией в соответствии с требованиями, предусмотренными заключенными агентскими соглашениями. Чаще всего выручка перечисляется ежедекадно.

Агентства отчитываются перед авиакомпанией в следующем порядке: выручка перечисляется на теньговый счет авиакомпании платежными поручениями за минусом агентских комиссионных, размер которых обусловлен договором. При этом оформляется отчет о продаже и реестр документов, первый и второй экземпляры которого направляются в авиакомпанию с приложением соответствующих оправдательных документов:

• -контрольных купонов пассажирских авиабилетов и квитанций платного багажа;
• -первого и девятого экземпляров грузовых накладных;
• -принятых к обмену документов;
• -расчетного и контрольного экземпляров универсальных форм кредитных карточек;
• -копий контрактов на выполнение чартерного рейса.

К каждому реестру прикладывается копия платежного поручения со штампом обслуживающего банка об исполнении перевода на счет авиакомпании суммы, соответствующей сумме по реестру, уменьшенной на процент агентских комиссионных.

Третий экземпляр реестра, агентские купоны авиабилетов, багажных квитанций, грузовых накладных и универсальных форм кредитных карточек остаются у продавца авиаперевозок.

Продажа за рубежом

Выручка от продажи перевозок агентами авиакомпании за границей перечисляется на валютный счет авиакомпании или представительства авиакомпании в соответствии с заключенными соглашениями. Представительства авиакомпании перечисляют выручку и отчитываются перед авиакомпанией по продаже в установленные сроки.

Учет выручки по предъявленным счетам производится ежемесячно на основании счетов, выставленных иностранным авиакомпаниям, фирмам, ведомствам гражданской авиации и другим организациям в сроки, предусмотренные международными правилами и соглашениями, и в соответствии с действующей в авиакомпании технологии.

Особенности взаимодействия перевозчиков с агентами при использовании собственного стока электронных билетов авиакомпании

Авиакомпании могут организовать продажу собственных электронных билетов, т.е. производить их оформление без использования систем взаиморасчетов ARC/BSP/ТКП. Такую возможность предоставляют перевозчикам все крупные инвенторные системы бронирования посредством сервера электронных билетов авиакомпании - программно-технического комплекса, где хранится база данных обо всех операциях с электронными билетами авиаперевозчика. Все ведущие GDS поддерживают данную технологию. В случае продажи агентом билета на рейс такой авиакомпании номер авиабилета берется GDS не из динамического стока BSP, а из диапазона номеров электронных билетов, выделяемого самой авиакомпанией.

Авиакомпании стран СНГ, оперирующие на Казахстанском рынке авиаперевозок, в качестве собственной системы бронирования используют преимущественно мультихостовую систему Gabriel. Для авиакомпаний и агентов, выполняющих продажу электронных авиабилетов в системе бронирования Gabriel, SITA разработала систему SKY AGENT. Данная система автоматически контролирует продажу в Gabriel всех электронных билетов авиакомпанией, агентствами и субагентами, выполняет расчет и начисление комиссий и генерирует автоматическую отчетность о продажах.

Функциональные возможности SKY AGENT

1. Автоматический сбор данных обо всех операциях с электронными билетами в системе GABRIEL.

Оперативный контроль продажи осуществляется на всех уровнях продажи: авиакомпания, агентство, субагент или офис продажи, кассир. Персонал, работающий с системой, имеет полную информацию по всем операциям с электронными билетами, практически в реальном режиме времени.

• 2. Представление информации об электронных билетах:
  • · В сводном виде - всего билетов, по агентствам, по офисам, по кассирам, по датам, по операциям.
  • · В развернутом виде - по каждому офису, по каждому агентству, по каждому кассиру, по каждому рейсу, за любой период, за любые сутки, по каждой операции.
  • · По каждому билету - номер, дата, операция, пассажир, полетные сегменты,RBD, тариф код тарифа, таксы, общая стоимость, валюта, процент и сумма комиссии, кассир, туркод,PNR, валидатор, агентство.
• 3. Автоматический контроль количества проданных электронных билетов на уровнях:
  • · авиакомпания - агентство (лимиты выписки ETK для агентства);
  • · агентство - субагенты (пороговые значения для валидаторов).

SKY AGENT aавтоматически контролирует величину стока электронных билетов (лимит), назначенного авиакомпанией для конкретного агентства. В случае приближения уровня продажи к пороговому значению, SKY AGENT aавтоматически предупреждает об этом персонал авиакомпании и агентства. А в случае исчерпания разрешенного лимита - автоматически блокируется продажа электронных билетов. Для продолжения продажи потребуется ввод нового лимита для агентства или полная отмена лимитов персоналом авиакомпании.

Агентство может назначить пороговые значения для валидаторов. Порог для валидатора - это суммарное количество ETK для конкретного валидатора за определенное число последних дней (скользящая сумма). При пpевышении порога агентству будет отправлено сообщение на e-mail.

4. Автоматическое начисление комиссий.

Комиссионное вознаграждение агентства начисляется автоматически для каждого электронного билета после его продажи. Персонал авиакомпании может назначать базовые комиссии для всех агентств или для любого агентства индивидуально 10 видов комиссий. Установка новых значений комиссионного вознаграждения возможна в любое время с началом действия в любой другой день.

5. Aавтоматическая генерация отчетности по всем операциям с электронными билетами, произведенными в системе GABRIEL.

Система генерирует по запросу пользователя декадные реестры электронных билетов для сдачи в авиакомпанию.

Отчеты и реестры формируются в согласованном с авиакомпанией виде и предназначены для сдачи в ЦВР авиакомпании. Ручная обработка данных для формирования отчетности не требуется.

Реестры содержат полную информацию по всем видам операций: продажа, возврат, обмен на электронный, обмен на бумажный, аннуляция системная, аннуляция агентская.

Реестры для сдачи в авиакомпанию автоматически формируются за отчетную декаду. В процессе генерации и распечатки реестров, реестры автоматически «передаются» в авиакомпанию в электронном виде. Сдача бумажных подписанных копий реестра, при необходимости, производится по правилам авиакомпании.

Реестры содержат полную финансовую информацию по суммам выручки, комиссионного вознаграждения и НДС.

Информация в реестрах сгруппирована:

• · По типам рейсов( внутренний, международный).
• · По величинам комиссионного вознаграждения.
• · По валютам продажи.
• · По видам операций с электронными билетами.
• · По номерам электронных билетов

Система также генерирует различные справки по продажам электронных билетов по субагентам и по кассирам за любой период.

Для отчетов за перевозки на блок - чартерных рейсах SKY AGENT генерирует реестры продаж по вылетевшим в течении отчетной декады рейсам. В процессе генерации и распечатки реестров реестры по блок- чартерным рейсам также автоматически «передаются» в авиакомпанию в электронном виде. Сдача бумажных подписанных копий реестра производится по правилам авиакомпании

Выполняется статистическая группировка информации по всем электронным билетам, созданным в системе GABRIEL: по рейсам, по датам вылета, датам продажи, по агентствам и др.

Экспорт данных: данные о проданных электронных билетах могут быть выгружены агентством или авиакомпанией для последующей обработки.

6. Автоматическая рассылка уведомлений и телеграмм.

В процессе работы системы могут наступать различные события, важные как для персонала авиакомпании, так и агентства (назначение комиссий, лимитов, срабатывание ограничений и др.). Любой пользователь может быть подписан на получение сообщений определенных типов на e-mail или другим способом.

Система настроек позволяет агентствам отразить реальную конфигурацию сети продаж и организовать безопасную продажу электронных билетов в субагентской среде. Администраторы авиакомпании и агентств могут регистрировать пользователей системы самостоятельно, назначая каждому пользователю соответствующие роли. Количество пользователей в авиакомпании или в конкретном агентстве - не ограничено.

Особенности организации взаиморасчетов при использовании нейтральных электронных билетов системы BSP

С декабря 2007 года на территории Республики Казахстан действует система взаиморасчетов BSP. Для IATA организация в Казахстане BSP явилась уникальным проектом, так как организация в стране BSP сразу началась с внедрения электронного билета. В июле 2008 года стандартный электронный билет IATA полностью вытеснил бумажные нейтральные БСО, использовавшиеся BSP во всех регионах мира.

При работе системы BSP на территории страны, Авиакомпании - участники системы BSP, как правило, прекращают продажу своих услуг через агентскую сеть на собственных бланках. Вместо бланков авиакомпаний агенты оформляют стандартные электронные билеты IATA и виртуалные MCO.

Продажа перевозок с использованием электронных билетов в системе BSP позволяет агентам и авиакомпаниям значительно сократить административные затраты, упростить процессы оформления билетов, контроля и отчетности о продажах, перечисления вырученных денежных средств.

Для агентов система BSP:

• *Упрощает технологию оформления авиабилетов от имени всех Авиакомпаний - участников системы BSP благодаря использованию единого электронного авиабилета.
• *Снимает необходимость предоставления отчетов о продажах в Авиакомпании, так как вся отчетность формируется автоматически и поступает в Авиакомпании без участия Агента.
• *Снижает затраты и упрощает процедуру осуществления платежей. Перевод средств, причитающихся авиакомпаниям, производится единым платежом за каждый отчетный период.
• *Дает возможность продажи электронных билетов непосредственно в офисе Агента без участия Авиакомпании в процессе оформления билета.

Высокую надежность работы BSP обеспечивает соответствие агентств строгим финансовым критериям. Каждый новый агент предоставляет банковскую гарантию, покрывающую 100% предполагаемого 22-дневного объема продаж. Причем, гарантия не может быть меньше $100 тыс. Для агентов старше 2 лет (при отсутствии финансовых замечаний) расчет гарантии производится в соответствии со шкалой, утвержденной авиакомпаниями - участниками системы BSP. После одного случая неоплаты или неполной оплаты агент должен предоставить полную банковскую гарантию. У BSP нет жесткого списка рекомендованных банков. Важно, что гарантия предоставляется одна на юридическое лицо, независимо от количества зарегистрированных на него аккредитованных IATA офисов продажи.

Как работает система BSP Kazakhstan (рис.9-10)