Материал: Организация взаиморасчетов при продаже авиаперевозок

Центр взаиморасчетов авиакомпании

Основной целью деятельности ЦВР является обеспечение контроля продажи авиаперевозок авиакомпании, своевременности и полноты получения выручки, учета доходов и расходов, связанных с авиаперевозками, ведение взаиморасчетов с партнерами по авиабизнесу, предоставление статистической отчетности.

Основные задачи ЦВР

• 1. Контроль продажи авиаперевозок всех категорий (пассажиры, платный багаж, груз, почта) подразделениями Авиакомпании, Представительствами и независимыми фирмами.
• 2. Учет доходов от перевозок на воздушных (внутренних и международных) линиях Авиакомпании, на регулярных и чартерных рейсах.
• 3. Учет прямых расходов, связанных с обслуживанием воздушных судов на линиях Авиакомпании на регулярных и чартерных рейсах.
• 4. Обработка первичной расчетно-финансовой документации для ведения взаиморасчетов с партнерами по авиабизнесу.
• 5. Ведение архивов перевозочной и расчетно-финансовой документации, относящейся к деятельности Центра расчетов.
• 6. Учет и контроль финансовой деятельности Представительств Авиакомпании.
• 7. Участие в разработке документов, регламентирующих деятельность подразделений Авиакомпании и взаимодействие Авиакомпании с другими авиакомпаниями, фирмами и организациями в части, касающейся компетенции Центра расчетов.
• 8. Ведение методологической работы, оказание методологической помощи подразделениям Авиакомпании, разработка правил, процедур контроля, учета и взаиморасчетов в части, касающейся компетенции Центра расчетов.
• 9. Выдача по запросам подразделений Авиакомпании статистической информации, связанной с работой подразделений.

Регламентация технологии работы ЦВР

Ниже представлен далеко не полный перечень Положений, регламентирующих деятельность Авиакомпании в целом и ее Центра расчетов:

• · Положение о Центре расчетов;
• · Положение об учете перевозочной документации Авиакомпании;
• · Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов отчетности о продаже пассажирских и грузовых авиаперевозок на бланках Авиакомпании (в случае использования авиакомпанией бумажных БСО);
• · Положение о контроле отчетов о продаже пассажирских и грузовых перевозок;
• · Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов перевозочной документации с рейсов Авиакомпании;
• · Положение о порядке оформления и поступления в Центр расчетов полетной и иной расчетной документации, связанной с выполнением и обслуживанием рейсов Авиакомпании;
• · Положение по обработке расчетно-финансовой документации по операциям с кредитными карточками и взаиморасчетам с кредитными фирмами;
• · Положение о предотвращении злоупотреблений с перевозочными документами;
• · Положение об обработке первичных счетов за перевозки, предъявленных Авиакомпании другими авиакомпаниями;
• · Положение об организации архивов физических экземпляров перевозочной и полетной документации Авиакомпании.

Естественно, каждая авиакомпания разрабатывает собственный комплект технологических документов для организации взаиморасчетов. Однако их общая направленность будет соответствовать перечисленным документам.

Автоматизация работы ЦВР

С начала деятельности Авиакомпании поток требующей обработки информации быстро нарастает и спустя несколько месяцев становится на столько большим, что его обработка в полном объеме без использования современных компьютерных средств становится практически невозможной.

Большинство зарубежных авиакомпаний, выполняющих регулярные перевозки на внутренних и международных воздушных линиях с применением перевозочной документации международного образца, еще в 70-х годах внедрили автоматизированные системы обработки информации, контроля продажи, учета доходов и финансовых расчетов (Revenue Accounting System). Стоимость программно-аппаратного обеспечения таких систем достигает нескольких сотен тысяч долларов США. Работа над развитием систем продолжается и в настоящее время.

Основные направления автоматизации взаиморасчетов в авиакомпании рассмотрены ниже на примере систем «ASIA» (Automated System International Accounting) и «СОФИ - Авиакомпания».

Система «Центр расчетов Авиакомпании» /АСУ «ASIA»

В 1992 году российская фирма ГиперСофт (Москва) предложила Авиакомпаниям России и СНГ систему «Центр расчетов Авиакомпании» АСУ «ASIA», которая полностью удовлетворяла международно-признанным требованиям, обычно предъявляемым к системам Revenue Accounting System.

Основными функциями системы «ASIA» являются:

• 1. Учет движения бланков перевозочной документации (далее БСО):
  • · ведение Базы данных (с момента образования Авиакомпании) по учету движения БСО;
  • · учет движения БСО с момента поступления от Поставщика до момента выписки у Агента;
  • · автоматизация учета на Складе БСО, включая обеспечение инвентаризации Склада;
  • · ведение Базы данных по БСО и отдельным купоном, объявленным утраченными, похищенными.
• 2. Учет продажи перевозок Пассажиров и сверхнормативного багажа с применением БСО Авиакомпании и нейтральных перевозочных документов:
  • · ведение Базы данных по каждому выписанному Агентом авиабилету (далее ТСТ), квитанции сверхнормативного багажа (ЕВТ), ордеру разных сборов (МСО);
  • · учет и контроль продажи/возврата по формам оплаты;
  • · загрузка отчетов BSP/ARS/ТКП.
• 3. Учет перевозки пассажиров, сверхнормативного багажа, груза и почты на рейсах Авиакомпании:
  • · ведение Базы данных по каждому перевозочному (ТСТ, ЕВТ, МСО, AWB и почтовые авианакладные) документу (БСО Авиакомпании, Других авиакомпаний, ЗАО “ТКП”), поступившему с рейсов Авиакомпании (международные и внутренние, регулярные и чартерные);
  • · контроль полноты и своевременности поступления перевозочной документации.
• 4. Финансовые расчеты с Другими авиакомпаниями:
  • · формирование первичных и претензионных счетов за пассажирские и грузовые перевозки от Авиакомпании Другим авиакомпаниям;
  • · ведение Базы данных всех первичных и претензионных счетов за пассажирские и грузовые перевозки, предъявленных Другими авиакомпаниями;
  • · контроль двойного дебета перевозочной документации.
• 5. Учет услуг по обеспечению выполнения рейсов Авиакомпании:
  • · ведение базы данных по каждому выполненному вылету на основе полетной документации, включая информацию по заправке и расходу авиатоплива, коммерческой загрузке, налету и др.;
  • · ввод в базу данных информации по всем актам обслуживания каждого выполненного вылета фирмами по обслуживанию воздушных судов;
  • · детальный контроль счетов фирм по обслуживанию ВС.
• 6. Специальные процедуры контроля:
  • · контроль использования (перевозка, возврат, обмен) купонов БСО, числящихся в остатках на Складе БСО и у Агента или числящихся утраченными, похищенными;
  • · контроль соответствия данных по учету движения БСО и данных по использованию (перевозка, возврат, обмен) купонов БСО;
  • · контроль соответствия данных по контрольному и полетным купонам;
  • · контроль соответствия данных контрольных, обменных купонов МСО, соответствующих РТА (уведомления о предварительной оплате) или перевозочных документов.
• 7. Статистика:
  • · имеется доступ в виде SQL- запросов ко всей необходимой информации для формирования требуемых статических отчетов.

Функционирующая в настоящее время новая версия системы «ASIA-next» - это перенос системы «ASIA» на более совершенную техническую платформу. «ASIA-next» построена по архитектуре «клиент-сервер», в среде OC Windows, что дает следующие преимущества:

• -удобный и понятный графический интерфейс;
• -возможность активного использования средств телекоммуникаций (SITA, Internet) для удаленного доступа;
• -доступность данных при помощи языка вопросов SQL;
• -изящные выходные печатные формы;
• -отчетность о продаже электронных билетов.

Система обработки финансовой информации «СОФИ - Авиакомпания»

Институт автоматизированных технологий на воздушном транспорте (ИАТВТ, Москва) - ведущий отраслевой разработчик информационных технологий для гражданской авиации, предлагает для авиакомпаний комплексную информационную систему «СОФИ-Авиакомпания».

«СОФИ - Авиакомпания» предназначена для обеспечения учета выручки (дохода) авиакомпании по выполненным перевозкам, учета и контроля выручки от продажи перевозок на собственных бланках, бланках ТКП, BSP, ARC, учета и контроля расходования собственных бланков авиакомпании, учета и контроля интерлайн-счетов авиакомпании, счетов других авиакомпаний, контроля поступления денежных средств и расчетов с организациями за оказанные услуги, учета расходов и анализа маржинального результата выполненных рейсов (рентабельности рейсов), планирования и анализа экономической эффективности выполнения рейсов, ведения договоров, планирования летной работы, учета налета, рабочего времени и расчета заработной платы летного состава и бортпроводников.

«СОФИ - Авиакомпания» состоит из подсистем:

• § СОФИ - Договорные отношения - Авиакомпания
• § СОФИ - Бланки - Авиакомпания
• § СОФИ - Продажа перевозок - Авиакомпания
• § СОФИ - Офис продаж - Авиакомпания
• § Интерфейс с системой СОФИ - Агентство
• § СОФИ - Перевозки - Авиакомпания
• § СОФИ - Электронные платежи - Авиакомпания
• § СОФИ - Интерлайн - Авиакомпания
• § СОФИ - Расходы - Авиакомпания
• § СОФИ - Финансы - Авиакомпания
• § Интерфейс с бухгалтерскими системами
• § СОФИ - Экономика - Авиакомпания
• § СОФИ - Бюджет - Авиакомпания
• § СОФИ - Бизнес-аналитика - Авиакомпания
• § СОФИ - Экипаж - Авиакомпания
• § СОФИ - Зарплата летного состава и бортпроводников - Авиакомпания
• § СОФИ - Полеты - Авиакомпания.

Структура комплексной системы «СОФИ-Авиакомпания» и состав подсистем могут варьироваться. Конкретные проектные решения зависят от объекта автоматизации.

ИАТВТ специализируется на разработке систем обработки финансовой информации СОФИ не только для авиакомпаний, но и для агентств и аэропортов. Это системы СОФИ-Агентство и СОФИ-Аэропорт.

В случае использования агентами авиакомпании системы СОФИ - Агентство, имеются дополнительные возможности, позволяющие отказаться от бумажной технологии на этапе обработки отчетов этих агентов.

Контроль продаж авиаперевозок и учет выручки при использовании собственных бланков перевозочных документов авиакомпании

Учет БСО авиакомпании

В документообороте Центра взаиморасчетов авиакомпании участвуют перевозочные документы как самой авиакомпании, так и документы других авиакомпаний.

В свою очередь, документы авиакомпании (продажа которых подлежит контролю в ЦВР) делятся на документы, переданные агентам с бланкового склада авиакомпании (бланки авиакомпании), и на документы, полученные агентами по системе ТКП (нейтральные).

Собственные бланки авиакомпании, в отличие от нейтральных, полностью идентифицируют перевозчика, так как на них указывается название и логотип авиакомпании и расчетный код, присвоенный IATA и расположенный на бланке перед номером документа.

Перевозочные документы являются бланками строгой отчетности (БСО) и подлежат строжайшему учету в авиакомпании, так как, например, стоимость перевозки, оформляемой на одном бланке пассажирского билета, колеблется от нескольких десятков до нескольких тысяч долларов США. Легко подсчитать, к каким финансовым потерям приведет авиакомпанию неполное или несвоевременное перечисление выручки агентами или утрата даже небольшого количества бланков перевозочной документации (БПД), например, в результате хищения с последующей нелегальной продажей перевозок. Поэтому БПД снабжаются средствами защиты от подделки и имеют уникальные серийные номера, подобно денежным купюрам.

Авиакомпания должна знать, какова история движения каждого стока (диапазона номеров) бланков, т.е. где он в данный момент находится, и каким образом он оказался в данном месте. Сложность ситуации состоит в том, что после рассылки БПД со склада авиакомпании в пункты продажи возможны неоднократные передачи пакетов БПД между агентствами, включая возврат на склад.

Поэтому, заказывая собственные БПД, авиакомпания обязана позаботиться об их сохранности, движении и рациональном использовании. Центр взаиморасчетов авиакомпании должен постоянно иметь точную информацию о номенклатуре, количестве и диапазонах номеров, находящихся на складе БПД авиакомпании, числящихся за агентами по продаже, выбывших из употребления по разным причинам.

Учет БСО авиакомпании является одной из функций ЦВР и включает в себя:

• · учет поступлений БСО на склад авиакомпании от поставщика;
• · учет рассылки БСО подразделениям авиакомпании, представительствам и независимым фирмам;
• · контроль движения и остатков БСО на складе Авиакомпании;
• · учет движения и остатков БСО в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах;
• · ведение картотеки оправдательных документов рассылки БСО;
• · совместно с другими подразделениями Авиакомпании проведение инвентаризации БСО на складе, в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах.