Материал: Структура автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи

Введение

Бизнес живет в постоянном круговращении документов. В такой огромной, разветвленной и распределенной системе, как железнодорожный транспорт, полное, точное и своевременное информационное отражение реально происходящих технологических и управленческих процессов критически важно. Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «РЖД».

Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач в ОАО «РЖД» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Результаты опытной эксплуатации и перспективы развития автоматизированной системы «Электронный технологический документооборот» с применением электронной цифровой подписи» были рассмотрены на заседании Правления ОАО «РЖД». Предваряя рассмотрение этого вопроса, президент компании В.И. Якунин подчеркнул, что этот проект, без преувеличения, должен радикально изменить работу управленческого аппарата компании. Необходимо, чтобы эта система стала частью технологической системы управления. И только в этом случае удастся уйти от бюрократизации и очень медленного прохождения решений.

С подробными докладами о структуре автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи, результатах ее эксплуатации и перспективах дальнейшего развития выступили начальник Департамента информатизации и корпоративных процессов управления А.В. Илларионов и директор ГВЦ ОАО «РЖД» В.Ф. Вишняков. Затем состоялся обстоятельный обмен мнениями, принято решение о дальнейшем развитии системы и тиражировании полученных результатов на всю сеть железных дорог.

На заседании Правления отмечалось, что технический и технологический уровень развития информационно-коммуникационных технологий, достигнутый в компании, выводит ее в число лидирующих в стране. Она становится важным звеном единого пространства электронного документооборота, ее возможности выходят далеко за границы собственно железнодорожной отрасли. Нет сомнений в том, что информационные системы ОАО «РЖД» могут быть задействованы в реализации различных программ федерального уровня, в том числе федеральной целевой программы «Электронная Россия».

Назначение и функции системы АС ЭТД с применением ЭЦП

Предпосылки создания системы АС ЭТД

Важнейшей задачей ОАО «РЖД» является обеспечение полного, точного и своевременного информационного отражения реально происходящих технологических и управленческих процессов компании. Методологической проблемой применения информационных систем для автоматизации эксплуатационной работы ОАО «РЖД» является то, что при их разработке и внедрении сами процессы управления эксплуатационной работой практически не претерпели изменения. Анонимность информационных сообщений, наполняющих базы данных, позволяет манипулировать данными автоматизированной отчётности, передавая сообщения без оформления соответствующих учётных документов.

Подключение электронных таблиц к закрытому коду информационных систем недавно было «хорошим тоном» при написании программных комплексов, так как, с одной стороны, снимало ответственность с разработчиков за данные, получаемые при эксплуатации информационных систем, а с другой - давало возможность железнодорожникам корректировать данные с целью получения необходимых показателей.

Данные некоторых полей бумажных документов передаются в центры сбора информации с помощью сообщений, ряд документов оформляется на рабочих местах специалистов с помощью АРМ. Несмотря на проверку введенных данных с использованием форматных и логических методов, возникают рассогласования между оформляемыми документами и документами-сообщениями, поступающими в информационные системы как по содержанию, так и по времени регистрации. Это обусловлено рядом причин, одной из которых является преднамеренное искажение показателей работы предприятия с целью выполнения плановых показателей.

Следовательно, остается возможность вносить изменения при необходимости в любой документ, полученный с помощью информационных систем, алгоритм которых тщательно выверен и согласован с нормативами технологического процесса.

Юридическим же является только бумажный документ с подписью того или иного руководителя или специалиста железнодорожного транспорта. Для достижения действительно существенного прогресса в автоматизации управления эксплуатационной работой необходимо пересмотреть ее принципы.

Информационные системы должны стать непосредственной частью технологического процесса, обеспечивающей контроль технологической дисциплины и отражение всех операций в реальном масштабе времени. При этом получаемая из информационных систем отчетность для всех уровней управления должна формироваться централизованно, на основе первичной информации о технологических операциях и предоставляться всем уровням управления сверху вниз из единого хранилища данных.

Работа со всеми первичными документами в информационных системах должна вестись с применением электронно-цифровой подписи, обеспечивающей фиксацию сведений о сотрудниках, производивших ввод или изменение электронных документов.

Назначение и цель создания системы АС ЭТД

Полное наименование системы Автоматизированная система «Электронный технологический документооборот с применением электронной цифровой подписи» - условное обозначение системы АС ЭТД.

В целях дальнейшего совершенствования взаимодействия с клиентами и установления единого порядка организации электронного документооборота на Российских железных дорогах в 2008 году правлением ОАО «РЖД» было

принято решение о внедрении Автоматизированной системы электронного технологического документооборота (АС ЭТД). Система технологического

электронного документооборота (АС ЭТД), разработанная специалистами ОАО «НИИАС» и внедряемая в компании, предназначена для автоматизированного формирования, обработки и хранения первичных учетных документов в электронном виде с применением электронной цифровой подписи на всех организационных уровнях ОАО «РЖД» (линейные предприятия, службы регионального подчинения и центральный аппарат).

АС ЭТД направлена на создание автоматизированной технологии, которая позволяет заменить бумажные первичные документы, констатирующие фактически произошедшие события в эксплуатационной работе, на электронные документы с ЭЦП, как эталонной версии произошедших событий, на основе которых автоматически формируются сообщения по наполнению баз данных.

Система предназначена для:

• - повышения достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», служащих основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании;
• - снижения количества непроизводительных операций при выполнении производственной деятельности на линейном уровне;
• - повышения качества профилактики аварийности во всех хозяйствах ОАО «РЖД»;
• - улучшения планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;
• - повышения информированности руководства ОАО «РЖД»;
• - улучшения технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;
• - повышения качества представления аналитической информации для всей вертикали управления.

Технологический документооборот ОАО «РЖД» является основой для контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности компании.

АС ЭТД разработана в централизованной архитектуре «клиент-сервер» с установкой на едином программно-техническом комплексе в ГВЦ - филиале ОАО «РЖД». АС ЭТД также обеспечивает возможность функционирования в