Материал: Структура автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи

Целью создания системы ЭТРАН является переход на использование электронного документооборота при взаимодействии с пользователями железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов.

Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН разработана в строгом соответствии с утвержденными нормативными документами и обеспечивает качественно новый подход к оформлению грузовых перевозок, ведению лицевых счетов, составлению отчетов по погрузке и выгрузке грузов.

Система ЭТРАН включила клиента (грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечив ему возможность оформления электронных заявок на перевозку грузов, подготовки электронной накладной - договора на перевозку груза, получения итоговых документов, просмотра результатов расчетов провозной платы по перевозкам, отслеживания хода перевозок его грузов со своего рабочего места. Также клиенту представилась возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

Внедрение системы ЭТРАН позволило решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований. Структура и технология данной системы позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, так как использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, и раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.

Одновременно исключаются:

• - затраты на подготовку и пересылку документов на бумажных носителях за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования;
• - затраты на ручной труд работников массовых профессий (товарные кассиры, агенты ЛАФТО, работники станций - перехода вагонов, работники

ТЦФТО) по проверке и внесению изменений в расчеты;

- затраты на устранение ошибок и на взаимодействие с плательщиками (экспедиторами), грузоотправителями и грузополучателями.

Система ЭТРАН использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке, а также осуществлять контроль исполнения заявок.

Еще один принцип работы ЭТРАН - расчет провозной платы и тарификация одной программой в одном месте. Данный принцип позволяет не проводить повторный контроль расчетов отправления и прибытия.

Информация, введенная по прибытии (при раскредитовании перевозочных документов), является дополнением к той информации, которая была введена при отправлении груза и получена в пути следования. Единственность базы данных позволяет всем пользователям системы получать одинаковую информацию (на станции, у клиента, в ТЦФТО, в финансовой службе, в ОАО «РЖД»).

Система ЭТРАН реализована на принципах централизации базы данных перевозочных документов, создания сквозной комплексной информационно-технологической «вертикали» ? от линейного уровня до уровня ОАО «РЖД», что позволяет автоматизировать документооборот, производить взаиморасчеты с экспедиторскими организациями и обеспечивает:

• - ведение грузовой модели перевозочного процесса (МПП АСО УП) в части данных о заявках, отправках грузов, их раскредитовании и событиях в пути следования;
• - ведение лицевого счета плательщика совместно с ЕК АСУФР, а доступ к его состоянию осуществляется через процессинговый центр (ПЦ) посредством авторизации запросов, в том числе на блокирование и списание сумм, формируемых системой ЭТРАН;
• - переход на подготовку перевозочных документов в системе электронного технологического документооборота, а именно: перевозочные документы на всех этапах грузовых перевозок оформляются на единой информационной базе (электронная накладная, единая нормативно-справочная система (ЕНСИ) и т.д.). Обработку информации по прибытии/сдачи груза необходимо осуществлять как сверку и дополнение информацией электронного документа, сформированного при отправлении и дополненного в пути следования;
• - расчет провозной платы производится центральным модулем расчета провозной платы (ЦРПП) в реальном режиме времени, при этом используется база исключительных тарифов.

Главным вычислительным центром ОАО «РЖД» ведется распределение доходов и формирование аналитической информации по перевозкам.

Виды услуг, предоставляемые системой ЭТРАН различным категориям пользователей

Система предоставляет клиенту возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес. Организация обмена информацией с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а также права на доступ к системе со стороны клиента. Разделение функций и включение клиента в процесс оформления документов исключает затраты времени на выполнение работниками железной дороги несвойственных им функций.

Система ЭТРАН предоставляет клиенту возможности, позволяющие минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:

• - подачу заявки на перевозку;
• - получение результата согласования заявки;
• - оформление накладной на основе заявки;
• - оформление результатов погрузки;
• - получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;
• - получение информации о нештатных ситуациях.

Использование данных заявок и данных накладной, оформленной клиентом, дает возможность товарным кассирам, агентам ЛАФТО избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам. Товарным кассиром или агентом ЛАФТО реализуются функции различных проверок:

• - соответствие информации по заявке;
• - наличие денег на счете клиента;
• - наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.

Товарный кассир или агент ЛАФТО на станции назначения выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытии: добавление сведений по перевозке, которые возникли в пути следования; окончательный расчет за перевозку.

Данная система четко закрепляет полномочия должностных лиц «вертикали» Системы фирменного транспортного обслуживания (СФТО) по отношению к своим функциям и организует взаимодействие со смежными автоматизированными системами в рамках интегрированных проектов. Система ЭТРАН дает работникам ТЦФТО возможность получения информации о выполнении заявок (в объеме учетных карточек) для контроля исполнения заказов, а для ЦФТО - возможность получения полной информации по всем видам деятельности:

• - объемам отправления;
• - объемам прибытия;
• - состоянию расчетов (сколько денег получено за перевозки);
• - о нарушениях в процессе работы.

Смежным информационным системам система ЭТРАН передает следующую информацию:

• - результаты погрузки/выгрузки;
• - переоформление документов;
• - результаты расчетов по перевозкам.

Также сохраняется возможность обеспечивать экспедиторов информацией и организовывать расчеты с ними.

В систему ЭТРАН попадает вся информация по импортным и транзитным перевозкам с момента пересечения границы, что позволяет взять под контроль эти перевозки и организовать необходимую работу с экспедиторскими организациями:

• - рассчитать деньги на предстоящие перевозки, принятые из-за границы;
• - проверить платежеспособность экспедиторов.

Схема взаимодействия категорий посетителей системы ЭТРАН представлена на рисунке 2.1.

Функции системы ЭТРАН.

Подготовка перевозочных документов.

Формирование перевозочного документа.

Съем информации с перевозочных документов на пограничных станциях.

Учет дополнительных сборов.

Тарифы и централизованный расчет провозной платы.

Учет выполнения заявок на перевозку грузов.

Взаимодействие с таможенными органами при таможенном оформлении грузов.

Ведение оперативной отчетности на всех уровнях управления.

Ведение статистической отчетности на всех уровнях управления.

Организация хранилища данных по перевозкам и состоянию расчетов за перевозки.

Нормативно-справочная информация системы ЭТРАН.

Ведение реестра пользователей услуг железнодорожного транспорта (БД ПУЖТ).

Использование согласованных заявок на перевозку при контроле перевозочных документов.

Контроль условий перевозки грузов.

Контроль конвенционных запрещений.

Контроль условий охраны грузов

Взаимодействие с другими информационными системами

Система ЭТРАН представляет собой распределенную информационно- вычислительную систему, функционирование которой связано с организацией обмена данными между ее различными компонентами. Основным компонентом системы являются вычислительный комплекс ? Центр обработки информации (ЦОИ), предоставляющий необходимую оперативную и аналитическую информацию, и различные группы абонентов, использующие эту информацию.

Центр обработки информации системы ЭТРАН (ЦОИ) реализует технологические и информационные процессы (включая электронный оборот перевозочных и других документов) по обслуживанию клиентов и обеспечения функционирования низового уровня сквозной вертикали. Полный набор информационно-технологических функций (а не АРМ), реализуемых на базе ЦОИ, распределяется между персоналом в соответствии с должностными инструкциями (функции товарной конторы станций, функции АФТО-ЛАФТО, ТЦФТО, ТехПД и т. д.). В ЦОИ включены функции ТехПД по расчету с клиентами, по обеспечению взимания платежей, агента СФТО по маркетингу, по приему заявок, расчетам тарифов, контроля подачи вагонов, информированию клиентуры и другие.

Основой для регистрации клиентов, грузоотправителей, грузополучателей и плательщиков для системы ЭТРАН является Единая база данных грузоотправителей и грузополучателей (ЕГРПО) Госкомстата России с кодом ОКПО и база данных пользователей услуг железнодорожного транспорта (БД ПУЖТ) с уникальными кодами регистрации и однозначными сведениями.

При подготовке международных и межгосударственных перевозок контроль платежеспособности экспедитора должен быть осуществлен ЦОИ в реальном времени (наличии экспедитора, наличие перевозки в плане, текущее выполнение объема, проверка платежеспособности на базе информации из внешних систем (по мере готовности), наличие запретов на перевозки и др.).

Также обеспечены:

• - формализация и централизация ведения нормативов, справочников, общих и исключительных тарифов, спецставок, разрешений и запретов на перевозки, перечня клиентов, плательщиков, экспедиторов, договоров и др. на уровне ОАО «РЖД»; формирование службы поддержки и управления распределением НСИ;
• - централизованное ведение актуального фонда алгоритмов и программ;
• - функционирование системы на основе технологии электронного обеспечения и передачи электронных перевозочных документов с обязательным оформлением и печатью на ЭВМ перевозочных документов;
• - централизованное управление техническими, программными и информационными средствами системы;
• - оперативное взаимодействие с электронными системами плательщиков (экспедиторов);
• - обеспечение уникальной нумерации перевозочных документов;
• - обеспечение каждого участника электронной системы при заключении договора на обслуживание в системе ЭТРАН персональным ключом, однозначно идентифицирующим участника;
• - централизованный учет услуг клиентам в рамках системы ЭТРАН;
• - формирование базы договоров о порядке расчетов за перевозки;
• - заблаговременное централизованное подтверждение согласия оплаты перевозки по заявке (накладной) экспедиторскими организациями и плательщиками в режиме реального времени ЦОИ и Internet.