Материал: Структура автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи

Результатом внедрения системы электронного технологического документооборота должно стать:

• · повышение достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», являющихся основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании;
• · снижение количества непроизводительных операций при выполнении производственной деятельности на линейном уровне;
• · повышение качества профилактики аварийности во всех хозяйствах ОАО «РЖД»;
• · улучшение планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;
• · повышение информированности руководства ОАО «РЖД»;
• · улучшение технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;
• · повышение качества представления аналитической информации для всей вертикали управления;
• · появление возможности создания управляющих информационных систем нового поколения, на основе более достоверных данных, как часть реализации бизнес-целей компании в условиях ее реформирования.

Таким образом, внедрение качественно новых процессов автоматизации технологического документооборота приведет к повышению эффективности и управляемости компании.

Процессы электронного технологического документа оборота

Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Анализ процессов формирования этих документов показал, что они формируются схожим образом.

Способ формирования каждого технологического документа основан на обобщенном процессе технологического документооборота, который отражает основные особенности формирования и сбора первичных учетных документов и приведен на рисунке 3.3.

Следует отметить, что в сложных случаях требуется более гибкое управление маршрутами документов и их оптимизация. Правила маршрутизации могут быть заданы/оптимизированы во внешнем приложении с использованием ветвлений и точек принятия решений. Для этого используется специализированный программный продукт, позволяющий проектировать и модифицировать маршруты документов (потоки операций) при помощи визуальных средств.

Необходимость отражать изменения состояния/статуса объекта (вагон, локомотив, путь и т.д.), участвующего в эксплуатационной работе, является начальным этапом в процессе создания первичного электронного документа.

Завершение технологической операции или появление первичного электронного документа, может потребовать создания следующего: например, создание ВУ-23 с кодом повреждения потребует создания формы ВУ-25. Таким образом, большинство форм первичной документации содержат данные, которые необходимо получать на основании информации, введенной в соответствующие информационные системы ОАО «РЖД», в том числе в системы автоматической регистрации объектов эксплуатационной деятельности и системы регистрации событий.

Обычно используются два метода дополнения введенных данных.

• 1. Получение необходимой информации в режиме реального времени в ответ на введенные данные.
• 2. Предварительная загрузка всех данных.

Задание формируется в электронном виде, в рамках системы ЭТД, отображается на мониторе и распечатывается в бумажном виде с клиентского места системы ЭТД. Формирование задания необходимо совмещать с уведомлением о наличии нового задания по электронной почте или другим способом уведомления (оповещения).

Исполнение работ осуществляется в порядке, утвержденном технологическими картами и формализованными бизнес-процессами. Перед началом сеанса работы в системе ЭТД каждый пользователь должен пройти авторизацию для определения его прав при работе с электронными документами.

Результаты выполнения работ в установленном порядке заносятся в соответствующую учётную форму, имеющую вид отдельного документа или записи в контрольном журнале установленного вида.

Завершение технологической операции, или появление первичного электронного документа может потребовать создания следующего электронного документа.

Поскольку многие производственные процессы на железнодорожном транспорте относятся к категории повышенной опасности, то часть событий требует немедленной реакции, в целях обеспечения безопасности движения.

В ряде случаев критически важно, чтобы информация о событии, как можно скорее, попала в информационные системы ОАО «РЖД» с тем, чтобы можно было принять необходимые меры по предотвращению последствий события. В связи с этим возникает временное ограничение. Например, информация о неисправном вагоне должна быть доступна диспетчеру не позднее чем через 1-3 мин. после оформления соответствующего документа работником вагонного хозяйства, чтобы неисправный вагон не мог быть отправлен в составе поезда, кроме случаев пересылки неисправного вагона к месту проведения ремонта с оформлением соответствующего первичного документа.

Технология электронного документооборота при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом

Электронный документооборот в грузовой работе, в управлении перевозками, финансами и инфраструктурой относится к внутренней деятельности перевозчика железнодорожного транспорта. Электронный документооборот в коммерческой работе относится к области взаимодействия с «внешней средой», т.е. с другими участниками перевозки.

Особенности электронного документооборота при взаимодействии перевозчика железнодорожного транспорта с другими участниками перевозки заключаются в том, что результатом каждого из этапов взаимодействия является оформление документа, подписанного сторонами, который определяет ответственность одной стороны перед другой или другими участниками перевозки. При этом взаимодействие может осуществляться в рамках одной из двух форм электронного документооборота: в условиях электронного обмена данными или в условиях обмена электронными документами. В первом случае по завершении окончания формирования документа, подтверждающего факт совершившегося взаимодействия, оформляется бумажный документ, который подписывается физическими подписями представителей сторон и заверяется печатями и штемпелями (при необходимости). Во втором случае электронный документ подписывается стороной его сформировавшей электронной цифровой подписью (ЭЦП) и направляется другой стороне, участвовавшей во взаимодействии. Сторона - получатель электронного документа подтверждает его получение передачей стороне - отправителю специального электронного сообщения.

Мы рассмотрим только особенности технологии взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с двумя участниками перевозки: грузоотправителями и перевозчиками на железных дорогах.

Технология взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителями в условиях электронного документооборота

Взаимодействие перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителем в условиях электронного документооборота осуществляется при организации перевозки груза, а также при оформлении и физической передаче груза перевозчику для доставки грузополучателю. При организации перевозки груза это взаимодействие осуществляется при подаче и согласовании заявок на перевозку груза, при оформлении и физической передаче груза это взаимодействие осуществляется на всех этапах заполнения накладной (договор перевозки груза), при оформлении результатов натурной приемки вагона (контейнера) с грузом или порожнего собственного вагона (контейнера), а также при оформлении учетных и платежных документов, связанных с оказанием транспортных услуг.

При электронном обмене данными, как простейшей форме электронного оборота, взаимодействие между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем строится по следующей технологической схеме (рис. 1). Необходимость использования этой формы электронного документооборота вызвана тем, что до настоящего времени в России не создана база для применения ЭЦП при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом.

Грузоотправитель заполняет электронные данные документа (ЭДД) и передает их перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Перевозчик железнодорожного транспорта проверяет правильность заполнения ЭДД и производит согласование документа, сформированного на основе ЭДД. Согласованные ЭДД передаются перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю для печати и подписания физической подписью.

Грузоотправитель печатает согласованные ЭДД по установленной форме, подписывает напечатанный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ печатью, применяемой при финансовых операциях. Подписанный документ передается грузоотправителем перевозчику железнодорожного транспорта в месте и в сроки, определенные в договоре об электронном обмене данными между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем.

Перевозчик железнодорожного транспорта подписывает полученный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ штемпелем.

По окончанию оформления взаимодействия у каждой стороны остается экземпляр документа, подписанный двумя сторонами физическими подписями и заверенные, при необходимости, печатью и штемпелем.

Грузоотправитель заполняет данные электронного документа (ЭД) и передает ЭД, подписанный ЭЦП, перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Перевозчик железнодорожного транспорта подтверждает получение ЭД передачей специального информационного сообщения грузоотправителю, проверяет правильность заполнение ЭД и производит его согласование. Согласованный ЭД, подписанный ЭЦП, передается перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю. При этом грузоотправитель получает возможность печати бумажной копии согласованного ЭД.

Мы не приводим здесь пример практической реализации рассмотренной выше технологической схемы, так как обмен электронными документами при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом в России не осуществляется и необходимые технологические разработки в этой области еще не проводились.