Материал: Структура автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи

При взаимодействии с ЕК АСУФР и ПЦ система ЭТРАН обеспечивает выполнение следующих функций:

• - использование единого НСИ в части идентификации плательщиков с тем, чтобы установить однозначное соответствие между данными о плательщике в системе ЭТРАН и его лицевым счетом в ЕК АСУФР;
• - передача в ПЦ запроса на бронирование суммы, рассчитанной по заявке;
• - передача в ПЦ запроса на списание суммы, начисленной по услуге;
• - получение из ПЦ в режиме реального времени информации о состоянии лицевого счета;
• - обеспечение доступа в режиме чтения к справочникам плательщиков;

обеспечение доступа в режиме чтения к данным начислений за перевозки и услуги по плательщикам.

При взаимодействии с АСУ перевозочного комплекса (МПП, АСОУП, АСУ ГП) система ЭТРАН обеспечивает:

• - доступ в режиме чтения к базе данных заявок, с целью своевременного планирования подачи вагонов под погрузку;
• - получение от системы ДИСПАРК формируемой ею информации о заказах, не обеспеченных подвижным составом (дефицит конкретного требуемого типа подвижного состава с учетом коммерческого и технического состояния по заказам, а также задержки обеспечения заказов подвижным составом);
• - доступ к базам данных подхода и подачи порожних вагонов для решения задач контроля и анализа выполнения заявок;
• - необходимую информационную поддержку систем ДИСПАРК и Модели перевозочного процесса в ГВЦ ОАО «РЖД» в объеме формируемой в существующей АСУ СПВ (передаточной ведомости);
• - формирование отправки в МПП на основании оформленного документа;
• - получение из МПП и обработку событий, произошедших с грузом в пути следования;
• - формирование вагонного листа на отправку соответствующей формы;
• - доступ к базе данных перевозочных документов (БД ПД) для необходимой информационной поддержки задач действующей АСОУП;
• - доступ в режиме чтения к электронной картотеке вагонов и контейнеров АСОУП для получения достоверной информации при оформлении перевозочного документа;
• - необходимый уровень достоверности исходной информации методом логического контроля по требованиям АСОУП, взаимное использование информации БД ПД и отправочной модели на сетевом уровне.

Допускаются следующие варианты информационного взаимодействия грузоотправителей/грузополучателей, экспедиторов с системой ЭТРАН:

• 1. Использование АРМ Клиента и Web-технологий при взаимодействии с ЦОИ с использованием электронно-цифровой подписи.
• 2. Передача информации из АСУ клиента в ЦОИ непосредственно, в соответствии с утвержденными стандартами электронного документооборота электронно-цифровой подписи.
• 3. Заполнение электронной накладной работником ОАО «РЖД» по сведениям, предоставляемым клиентом в бумажном виде или по телефону, в условиях электронного документооборота железнодорожной станции и использования носителя электронно-цифровой подписи. В этом случае окончательная сверка данных в комплекте перевозочных документов производится клиентом после погрузки груза на станции отправления. Затем сверенный комплект документов распечатывается и подписывается. Таким образом достигается необходимая степень достоверности данных при оформлении комплекта перевозочных документов.
• 4. Регистрация договоров на перевозки и фактов наличного и безналичного расчетов без применения носителей электронно-цифровой подписи.

В систему ЭТРАН входит множество модулей, обеспечивающих электронный документооборот. Более подробно рассмотрим модуль «Полный документооборот заявок на перевозку грузов (ГУ-12) в системе ЭТРАН».

Рассматриваемый модуль используется для подготовки и оформления электронной заявки на перевозку грузов на железнодорожном транспорте, в соответствии с действующими нормативными документами, в условиях электронного документооборота.

Этот модуль обеспечивает следующее:

• ? доступ товарного кассира и агента к перечню заявок, находящихся в работе;
• ? формирование электронной заявки;
• ? согласование заявки;
• ? внесение изменений в принятую заявку на перевозку грузов;
• ? обработку отказов грузоотправителей от заявленных перевозок грузов;
• ? печать заявки.

В соответствии с договором заключенным между ОАО «РЖД» и компанией-

Грузоотправителей у грузоотправителя устанавливается система ЭТРАН с возможностью работы с пакетом «Полный документооборот заявок на перевозки грузов (ГУ-12) в системе ЭТРАН», дающий компании оформлять заявки на перевозку грузов, находясь у себя в офисе. В этом случае осуществляется электронный документооборот, что существенно снижает финансовые затраты.

Если же компания-грузоотправитель не заключала договор с ОАО «РЖД» по каким-либо причинам, то оформление заявки происходит сначала на бумажном носителе, в соответствии со специальной формой-бланка, установленной правилами перевозок грузов на железнодорожном транспорте. Затем данный документ передается в холдинг ОАО «РЖД», где в дальнейшем и происходит оформление заявки в системе ЭТРАН согласно данным бумажного носителя.

Технология работы ОАО «РЖД» с заказчиком в части подачи и удовлетворения его заявки на перевозку грузов подчиняется строгому порядку, регламентированному правилами перевозок грузок на железнодорожном транспорте, отраслевыми стандартами и методологиями.

Заявка представляется не менее чем за десять дней до начала перевозок грузов в прямом железнодорожном сообщении и не менее чем за пятнадцать дней до начала перевозок грузов в прямом международном сообщении и непрямом международном сообщении и в прямом и непрямом смешанном сообщении, а также, если пунктами назначения указаны порты. При перевозках грузов в прямом смешанном водно-железнодорожном сообщении заявки представляются организациями, осуществляющими перевалку грузов с водного транспорта на железнодорожный транспорт.

Заказчик?грузоотправитель обязан предоставить заявку на перевозку грузов, с указанием количества вагонов и тонн в ней, какой груз, куда и когда он собирается перевозить. В заявке грузоотправитель должен указать срок действия заявки, но не более чем сорок пять дней.

Далее заявка поступает на проверку корректности и определение возможности удовлетворения (совершения перевозки груза) в заявленные сроки, после чего происходит согласование заявки с заказчиком.

После оформления заявки в электронном виде производится несколько этапов проверок согласно рисунку 2.4. Результатом же этих действий будет скорректированная заявка, пригодная для дальнейшего документооборота.

Наряду с модулем «Полный документооборот заявок на перевозки грузов (ГУ-12) в системе ЭТРАН» существует модуль «Оформление перевозочных документов при отправлении».

Модуль «Оформление перевозочных документов при отправлении» является служебной подсистемой в составе системы ЭТРАН, обеспечивает возможность подготовки и оформления электронной накладной на основе данных электронной заявки на перевозку груза грузоотправителем и работниками ОАО «РЖД» в условиях электронного документооборота.

Подсистема взаимодействует с сервером приложений ЭТРАН, базой данных ЭТРАН, оболочкой АРМ ППД и другими функциональными модулями системы ЭТРАН.

Схема документооборота по оформлению электронной заявки.

Комплекс задачи «Оформление перевозочных документов при отправлении» предназначен для:

• · просмотра и редактирования списка электронных накладных;
• · создания, оформления и редактирования накладной по заявке;
• · создания, оформления и редактирования накладной без заявки;
• · печати комплекта перевозочных документов;
• · формирования сообщений;
• · формирования отчетов;
• · оформления досылочных накладных;
• · оформления отцепки вагонов;
• · переадресовки грузов.

Система предоставляет пользователю возможность получить список накладных с учетом заданных параметров. Критерии отбора определяются при создании фильтра. Возможности фильтра определяются в зависимости от прав пользователя, работающего с системой, а также и от принадлежности пользователя (пользователь организации ОАО «РЖД», либо пользователь сторонней организации, регистрация которого выполняется в ЭТРАН через договор и доверенность).

Формирование электронной накладной выполняется поэтапно участниками процесса подготовки и оформления перевозочных документов в соответствии с закрепленными за ними функциями. Подготовка данных для электронной накладной может выполняться либо полностью работниками железных дорог, либо работниками железных дорог с участием электронных систем грузоотправителей (АРМ ППД грузоотправителя). В последнем случае каждая из сторон заполняет свою часть данных электронной накладной: при перевозке во внутригосударственном сообщении в соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на железнодорожном транспорте, при перевозке груза в международном сообщении в соответствии с порядком, установленном соответствующим международным соглашением.

При формировании электронной накладной на визирование грузоотправитель на АРМ ППД выбирает заготовку электронной накладной, заполненную данными из согласованной заявки, и дополняет ее необходимой для визирования информацией. При перевозке груза в международном сообщении грузоотправитель переносит в электронную накладную с бумажной накладной сведения штемпеля таможенного органа «Погрузка разрешена». Электронная накладная подписывается электронной подписью грузоотправителя.

Принятые на визирование электронные накладные автоматически регистрируются в АРМ ППД станции отправления с присвоением регистрационного номера, при этом в базу данных заносится регистрационный номер и дата приема электронной накладной на визирование.

Регистрация электронной накладной при перевозке груза в международном сообщении производится на АРМ ППД станции отправления после проверки товарным кассиром или агентом наличия штемпеля в бумажной и электронной накладных таможенного органа «Погрузка разрешена». Бумажная накладная предъявляется на визирование наряду с электронной накладной.

При отсутствии штемпеля накладной на АРМ ППД станции отправления регистрируется отказ в визировании. Товарный кассир или агент вносит в накладную сведения об отказе в порядке, установленном соответствующим международным соглашением.

По принятой электронной накладной проверяется состояние лицевого счета плательщика, указанного в электронной накладной, и резервирование сумм на лицевом счете плательщика (при наличии соответствующего договора с плательщиком) производится в системе ЭТРАН при взаимодействии по данным ЕК АСУФР.

При получении ответа из ЕК АСУФР с разрешением на визирование принимается положительное решение о визировании электронной накладной, отрицательного ответа - о запрете визирования электронной накладной. При положительном решении о визировании электронной накладной присваивается номер визы. На АРМ ППД станции отправления при перевозке груза в прямом, местном и международном сообщениях формируется и передается в АРМ ППД грузоотправителя завизированная электронная накладная, подписанная электронной подписью железной дороги. В электронной накладной указаны номер визы, номер заявки на перевозку груза, дата на которую разрешена погрузка или завоз груза на станцию, должность и фамилия работника, завизировавшего накладную.

После подачи вагона под погрузку и натурного осмотра приемосдатчиком железной дороги и представителем грузоотправителя в системе ЭТРАН на основании информации из ЕМПП АСОУП формируется и передается на АРМ ППД грузоотправителя электронный документ по форме ГУ-45ВЦ (памятка приемосдатчика), подписанный электронной подписью работника ОАО «РЖД». В электронной памятке приемосдатчика формы ГУ-45ВЦ по каждому вагону содержатся сведения: номер вагона, код администрации - собственницы вагона, принадлежность (ОАО «РЖД», собственный, арендованный).

Грузоотправитель при согласии с данными электронной памятки формы ГУ- 45ВЦ подписывает ее своей электронной подписью и передает в ЭТРАН для приемосдатчика ОАО «РЖД». Приемосдатчик со своего автоматизированного рабочего места передает информацию о подаче вагона.

По окончании погрузки грузоотправитель вносит в электронную накладную сведения о погрузке, а при перевозке груза в международном сообщении еще и сведения штемпелей таможенного органа «Выпуск разрешен», а также передает электронную накладную с указанием времени окончания грузовой операции, подписав своей электронной подписью, для приемосдатчика ОАО «РЖД».

При получении информации о завершении грузовой операции от грузоотправителя и электронной накладной на АРМ приемосдатчика станции отправления формируется и печатается вагонный лист.

После приема вагона к перевозке приемосдатчик ОАО «РЖД» на своем АРМ подтверждает прием вагонов к перевозке с передачей информации в ЕМПП (для ЭТРАН, АСОУП и АРМ маневрового диспетчера). С АРМ ППД станции отправления передается информационное сообщение 410 с данными электронной накладной.

Сопроводительные документы, прикладываемые к накладной грузоотправителем (например, свидетельства, сертификаты и др.), передаются в электронном виде с АРМ ППД грузоотправителя в ЭТРАН только при условии перевозки груза по безбумажной технологии с использованием электронной накладной. Передача сопроводительных документов в электронном виде с АРМ ППД грузоотправителя в ЭТРАН производится одновременно с передачей электронной накладной после погрузки груза в вагон.

При поступлении с АРМ приемосдатчика информации о приеме груза к перевозке ЭТРАН во взаимодействии с ЕК АСУФР обеспечивает окончательный расчет провозных платежей и сборов, присвоение номера отправки.

После окончания оформления перевозочных документов из товарной конторы в СТЦ передаются:

• · при перевозке груза в прямом и местном сообщениях в сопровождении бумажных перевозочных документов - накладная (ГУ-27у-ВЦ), дорожная ведомость (ГУ-029у-ВЦ) и вагонный лист;
• · при перевозке груза в прямом и местном сообщениях по электронной накладной - вагонный лист с отметкой «ЭДВ»;
• · при перевозке груза в международном сообщении - накладная, дополнительные экземпляры дорожных ведомостей и вагонный лист.

При перевозке груза в прямом и местном сообщениях на АРМ ППД грузоотправителя из ЭТРАН передается электронная квитанция о приеме груза к перевозке, подписанная электронной подписью работником ОАО «РЖД», и электронный корешок дорожной ведомости. При получении этих электронных документов грузоотправитель подписывает своей электронной подписью корешок дорожной ведомости и пересылает его в АРМ ППД. При перевозке груза в международном сообщении грузоотправителю выдается лист третьей накладной с обязательной подписью в специально выделенной книге.